ضابط سجلات مركز العمليات المتكامل
IOCC Record Officer
ضابط سجلات مركز العمليات المتكامل مسؤول عن الإدارة المنهجية والأرشفة والتتبع والتخلص الخاضع للرقابة من جميع الوثائق المتعلقة بمركز العمليات المتكامل. تضمن هذه الوظيفة الامتثال التنظيمي مع معايير IOSA و GACA ومتطلبات الاحتفاظ بالوثائق في الشركة من خلال الحفاظ على سجلات دقيقة لملفات الموظفين والوثائق التدريبية وسجلات ما بعد الرحلة والجداول الزمنية لانتهاء الوثائق.
المسؤوليات الرئيسية
الحفاظ على وأرشفة سجلات الموظفين لجميع موظفي مركز العمليات المتكامل، بما في ذلك الموظفون الحاليون والموظفون الجدد.
أرشفة وتتبع سجلات التدريب والمؤهلات والشهادات لموظفي مركز العمليات المتكامل.
مراقبة صحة التدريب وتواريخ انتهاء الصلاحية وتقديم إشعارات في الوقت المناسب للجهات المعنية.
ضمان اكتمال جميع وثائق الموظفين والتدريب وصحتها وسهولة الوصول إليها لأغراض التدقيق أو التفتيش.
تسجيل ومراقبة وتتبع تواريخ انتهاء الصلاحية لجميع وثائق مركز العمليات المتكامل الخاضعة للرقابة.
الحفاظ على نظام تتبع وثائق منظم (يدوي أو رقمي) لضمان الصحة والامتثال في جميع الأوقات.
تصعيد انتهاء الصلاحية القادمة أو المتأخرة للوثائق إلى إدارة مركز العمليات المتكامل والأقسام ذات الصلة.
أرشفة الوثائق ما بعد الرحلة لجميع رحلات طيران أديل (FAD والرطب) وفقاً لفترات الاحتفاظ الموافقة عليها.
ضمان أن تكون سجلات ما بعد الرحلة مفهرسة بشكل صحيح ومحمية ومحمية من الفقدان أو الوصول غير المصرح به.
التنسيق مع مزودي خدمات الحلاقة المعتمدين لضمان التخلص الآمن من الوثائق التي تجاوزت فترة الاحتفاظ المقررة.
ضمان إجراء التخلص من الوثائق وفقاً لمعايير IOSA و GACA ومتطلبات حماية البيانات في الشركة.
دعم التدقيق الداخلي والتنظيمي و IOSA بضمان وجود جميع الوثائق المطلوبة حالية وكاملة وقابلة للوصول.
مساعدة إدارة مركز العمليات المتكامل في إثبات الامتثال لمعايير التحكم في الوثائق والاحتفاظ بها.
ضمان الحفاظ على مبادئ السرية وحماية البيانات في جميع الأوقات.
المتطلبات والمؤهلات
دبلوم أو درجة بكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة السجلات أو إدارة الطيران أو مجال ذي صلة (أو خبرة مكافئة).
فهم أساسي للوثائق التنظيمية للطيران ومتطلبات الامتثال.
الإلمام بمبادئ التحكم في الوثائق وحفظ السجلات.
الحد الأدنى: 1-3 سنوات من الخبرة في التحكم في الوثائق أو إدارة السجلات أو أدوار الدعم الإداري.
مفضل: الخبرة في بيئة عمليات الخطوط الجوية، خاصة إدارة وثائق مركز العمليات المتكامل أو عمليات الرحلة.