مدير إدارة شؤون المجالس واللجان
Councils & Committees Affairs Director
دوام كامل5+ سنوات خبرةبكالوريوس
وصف الوظيفة
الهدف العام للوظيفة: تنظيم وإدارة كافة أعمال مجلس الإدارة واللجان التابعة له بطريقة فعالة ومنهجية تضمن تحقيق أهداف الهيئة وتطوير القطاع الجوي، لضمان كفاءة الاجتماعات وفعاليتها، والامتثال التام لسياسات الحوكمة المعتمدة في الهيئة.
المهام والمسؤوليات الوظيفية:
- متابعة تنفيذ أهداف الوحدة التنظيمية والميزانية والخطط ورصد التقدم المحرز في الإنجاز من خلال مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لضمان التوافق مع استراتيجية الهيئة.
- إدارة العلاقات والتنسيق بين أعضاء المجلس، اللجان، وكبار التنفيذيين، والإشراف على المراسلات الخارجية.
- تقديم برامج تعريفية لأعضاء مجلس الإدارة المعينين حديثًا.
- مراجعة العروض والتقارير المقدمة للمجلس واللجان.
- إعداد التقارير الدورية التي تعكس التقدم المحرز بناءً على أربعة محاور أساسية؛ (المنظور المالي، منظور العميل، العملية الداخلية، منظور التنمية البشرية).
- المساهمة في تحديد فرص التحسين المستمر للأنظمة والعمليات، مع مراعاة أفضل الممارسات الرائدة، والتغيرات في بيئة العمل، وخفض التكاليف، وتحسين الإنتاجية.
- تنظيم بنود جدول أعمال الاجتماعات، والتنسيق الفعال لاستعدادات اجتماع المجلس واللجان.
- إعداد العروض المرئية لاجتماعات المجلس واللجان وتضمين المرفقات والمستندات ذات العلاقة.
- إعداد محاضر اجتماعات المجلس واللجان ومتابعة توقيعها من قبل الأعضاء وتقديم الدعم لهم واعتماد محاضر الاجتماعات بدقة، وحفظ مستندات المجلس في نظام أرشفة آمن ومحدث.
- إعداد خطابات تبليغ قرارات وتوجيهات المجلس واللجان للإدارات التنفيذية والإدارات ذات العلاقة بعد كل اجتماع.
- متابعة تنفيذ القرارات والتوجيهات مع الإدارة التنفيذية.
- المتابعة مع الإدارات المعنية لضمان تنفيذ قرارات وتوجيهات المجلس واللجان وفق الجداول الزمنية المحددة.
- إدارة المراسلات والاتصالات والتقارير اللازمة لاجتماعات المجلس واللجان.
- ضمان تصنيف وأرشفة المحاضر والقرارات وكل ما يصدر من المجلس واللجان وحفظها إلكترونيًا وورقيًا بطريقة تسهل الرجوع إليها عند الحاجة.
- تحديث لائحة حوكمة أعمال المجلس واللجان حسب أفضل الممارسات وتقديم الاستشارة المتخصصة بشأن الالتزام بسياسات الحوكمة، وضمان تحديث إطار جدول الصلاحيات (DoA) بما يتوافق مع أنظمة الهيئة.
- تقديم الدعم في مراقبة الأنشطة اليومية لضمان الامتثال للسياسات والإجراءات المنصوص عليها.
- التأكد من توفر عملية الاتصال وتدفق البيانات والمعلومات داخل القطاع ومع القطاعات الأخرى بشكل يسهل العمل المطلوب.
- الالتزام بالمهام والمسؤوليات المتعلقة بالأمن السيبراني.
Job Description
الهدف العام للوظيفة: تنظيم وإدارة كافة أعمال مجلس الإدارة واللجان التابعة له بطريقة فعالة ومنهجية تضمن تحقيق أهداف الهيئة وتطوير القطاع الجوي، لضمان كفاءة الاجتماعات وفعاليتها، والامتثال التام لسياسات الحوكمة المعتمدة في الهيئة المهام والمسؤوليات الوظيفية: متابعة تنفيذ أهداف الوحدة التنظيمية والميزانية والخطط ورصد التقدم المحرز في الإنجاز من خلال مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لضمان التوافق مع استراتيجية الهيئة. إدارة العلاقات والتنسيق بين أعضاء المجلس، اللجان، وكبار التنفيذيين، والإشراف على المراسلات الخارجية. وتقديم برامج تعريفية لأعضاء مجلس الإدارة المعينين حديثاً. مراجعة العروض والتقارير المقدمة للمجلس واللجان. اعداد التقارير الدورية التي من شأنها أن تعكس التقدم المحرز بناءً على أربعة محاور اساسية؛ (المنظور المالي، منظور العميل، العملية الداخلية، منظور التنمية البشرية). المساهمة في تحديد فرص التحسين المستمر للأنظمة والعمليات، مع مراعاة أفضل الممارسات الرائدة، والتغيرات في بيئة العمل، وخفض التكاليف، وتحسين الإنتاجية. تنظيم بنود جدول اعمال الاجتماعات، والتنسيق الفعال لاستعدادات اجتماع المجلس واللجان. اعداد العروض المرئية لاجتماعات المجلس واللجان وتضمين المرفقات والمستندات ذات العلاقة. اعداد محاضر اجتماعات المجلس واللجان ومتابعة توقيعها من قبل الأعضاء وتقديم الدعم لهم واعتماد محاضر الاجتماعات بدقة، وحفظ مستندات المجلس في نظام أرشفة آمن ومحدث. اعداد خطابات تبليغ قرارات وتوجيهات المجلس واللجان للإدارات التنفيذية والإدارات ذات العلاقة بعد كل اجتماع. متابعة تنفيذ القرارات والتوجيهات مع الإدارة التنفيذية. والمتابعة مع الإدارات المعنية لضمان تنفيذ قرارات وتوجيهات المجلس واللجان وفق الجداول الزمنية المحددة. ادارة المراسلات والاتصالات والتقارير اللازمة لاجتماعات المجلس واللجان. ضمان تصنيف وأرشفة المحاضر والقرارات وكل ما يصدر من المجلس واللجان وحفظها إلكترونيا وورقياً بطريقة تسهل الرجوع إليها عند الحاجة. تحديث لائحة حوكمة اعمال المجلس واللجان حسب أفضل الممارسات وتقديم الاستشارة المتخصصة بشأن الالتزام بسياسات الحوكمة، وضمان تحديث إطار جدول الصلاحيات (DoA) بما يتوافق مع أنظمة الهيئة. تقديم الدعم في مراقبة الأنشطة اليومية لضمان الامتثال للسياسات والإجراءات المنصوص عليها. التاكد من توفر عملية الاتصال وتدفق البيانات والمعلومات داخل القطاع ومع القطاعات الأخرى بشكل يسهل العمل المطلوب. الالتزام بالمهام والمسؤوليات المتعلقة بالأمن السيبراني.
المهارات المطلوبة
إدارة العلاقاتالتنسيق بين أعضاء المجلسإعداد التقاريرتنظيم الاجتماعاتإدارة المراسلاتالأمن السيبرانيحوكمة الشركاتالامتثال للسياساتإدارة الاجتماعاتالتواصل الفعال