مدير أحداث

نظرة عامة

المسؤوليات

• إدارة لوجستيات الحدث والعمليات، وضمان تقدم الأحداث بسلاسة ودقة.
• الترحيب بالعملاء خلال الحدث وتسليم التفاصيل لفريق العمليات لتنفيذها.
• الالتزام بالمعايير والسياسات والإجراءات، وضمان دقة الفواتير ومراجعة الفواتير مع العملاء.
• إدارة غرف المجموعات وأماكن الاجتماعات للمجموعات ذات الحجم المتوسط إلى الكبير.
• تحديد التحديات التشغيلية وحلها بالتعاون مع موظفي العقارات والعميل.
• استخدام الخبرة في دمج الاتجاهات الحالية في إدارة وتصميم الأحداث.
• العمل كوسيط بين مندوب المبيعات والعميل خلال عملية الحدث.
• المشاركة في عمليات تفتيش الموقع والمساعدة في عملية المبيعات.
• طلب تعليقات من إدارات العقارات لتحسين تجربة مخطط الحدث.

ضمان خدمة العملاء

• تقديم خدمة عملاء استثنائية طوال تجربة العميل، وتشجيع الموظفين الآخرين على تقديم نفس الخدمة.
• تمكين الموظفين من تقديم خدمة عملاء متميزة.
• وضع مثالاً إيجابياً لعلاقات الضيوف.
• تنسيق تفاصيل الحدث شفهياً وكتابياً مع العميل وعمليات العقارات.
• الإشراف على تجارب العملاء من خلال تحويل الملفات من مرحلة ما بعد الحدث إلى العودة إلى المبيعات.
• متابعة العميل بعد الحدث ومعالجة مشاكل الضيوف وشكاواهم.
• تحسين مستمر لخدمة العملاء من خلال دمج التعليقات والحكم الشخصي في خطط العمل.

قيادة فرق إدارة الأحداث

• إجراء اجتماعات رسمية قبل الحدث وبعده لمراجعة احتياجات المجموعات والتعليقات.
• قيادة اجتماعات المجموعات المخصصة ذات الحجم المتوسط إلى الكبير.
• تسهيل الاجتماعات المختلفة حسب الحاجة.

دعم المبيعات والتسويق

• المساعدة في عملية المبيعات وتوقع الإيرادات للمجموعات العملاء.
• بيع المنتجات والخدمات خلال الحدث.
• توقع غرف النوم الجماعية وإيرادات الحدث (الضيافة والوسائط البصرية) لمجموعاته.

أنشطة الموارد البشرية

• مراجعة بطاقات التعليقات ونتائج رضا الضيوف مع الموظفين.
• مراقبة سلوكيات الخدمة وتقديم التعليقات للأفراد والمديرين.
• المساعدة في تطوير وتنفيذ خطط الإجراءات التصحيحية.
• حل التحديات التشغيلية بالتعاون مع موظفي العقارات والضيوف.

المتطلبات

• شهادة الثانوية العامة أو شهادة GED، مع خبرة (1-2 سنة) في إدارة الأحداث أو مجال احترافي ذي صلة.
• أو درجة لمدة سنتين من جامعة معتمدة في إدارة الفنادق والمطاعم، أو الضيافة، أو إدارة الأعمال، أو مجال رئيسي ذي صلة، مع سنة واحدة على الأقل من الخبرة في إدارة الأحداث أو مجال احترافي ذي صلة.

المهارات المطلوبة