مدير المكتب

نظرة عامة

• يشرف على العمليات اليومية للمكتب، وضمان سير العمل بكفاءة وفعالية.
• يضمن إدارة المراسلات، وأنظمة الملفات، وتدفقات العمل المكتبية بشكل احترافي.

المسؤوليات

• إدارة المراسلات الواردة والصادرة، وضمان معالجتها في الوقت المناسب.
• تنظيم وتنسيق أنظمة الملفات، بما في ذلك تصنيف المستندات وتخزينها واسترجاعها.
• تنسيق وتنظيم تدفقات العمل المكتبية، وضمان سيرها بسلاسة.
• الإشراف على الأنشطة الإدارية، وتنسيقها لضمان الأداء الأمثل لبيئة المكتب.
• تحديد أولويات مهام إدارة المكتب، ومعالجة المسائل العاجلة بشكل فوري.
• تقديم الدعم الإداري الشامل، بما في ذلك جدولة الاجتماعات، وإدارة المراسلات، ومعالجة الزوار، وتوجيه المكالمات.

إدارة الاجتماعات

• إدارة جداول مواعيد الاجتماعات للفريق أو قائد القسم.
• حل النزاعات المتعلقة بالجدولة وضمان إدارة الوقت بكفاءة.
• توزيع جداول أعمال الاجتماعات والمواد ذات الصلة.
• إعداد المحاضر خلال الاجتماعات، وضمان اتخاذ إجراءات المتابعة اللازمة.
• ضمان الانتهاء من محاضر الاجتماعات في الوقت المناسب، والموافقة عليها، وتوزيعها على أصحاب المصلحة المعنيين.

إدارة المشاريع

• متابعة بنود العمل والقرارات المتخذة في الاجتماعات، وضمان إكمال المهام ومعالجة القضايا.
• المساهمة في تحقيق أهداف الفريق من خلال تقديم الدعم للمهام والمشاريع ذات الصلة.
• ضمان الالتزام بمواعيد المشاريع وإنجازها في الوقت المحدد.

مهام الدعم

• إنتاج المعلومات من خلال التدوين، وتنسيق، وإدخال، وتحرير، واسترجاع، ونسخ، ونقل النص، والبيانات، والرسومات.
• الحفاظ على بيئة المكتب من خلال ضمان حالتها الصحيحة والآمنة، وتنظيم الإصلاحات وأوامر الإمداد.
• إنشاء أو تعديل الوثائق باستخدام تطبيقات مختلفة (مثل Word، Excel، PowerPoint).
• الحفاظ على قواعد البيانات ذات الصلة لضمان دقة المعلومات وإمكانية الوصول إليها.

المتطلبات

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الإدارة، أو مجال ذي صلة.
• الحد الأدنى 3 سنوات من الخبرة في دور مماثل.
• إتقان اللغة الإنجليزية والعربية.

المهارات المطلوبة