مساعد تنفيذي أول

نظرة عامة على الوظيفة

المسؤوليات الرئيسية

• بناء علاقات مع العملاء ومساعديهم التنفيذيين.
• فهم أهداف وغايات الأعمال لكل شريك مدعوم ومساعدته على المضي قدماً بشكل استباقي.
• قيادة الدعم الإداري لطلبات العروض/الاستجابات للمناقصات.
• الحفاظ على تحديث قائمة الاتصالات وأنشطة الأعمال في قاعدة بيانات علاقات العملاء (CRM).
• تتبع وصيانة نشاط المبيعات/خط الأنابيب مع كل شريك.
• تحديد العملاء الذين لم يتم التواصل معهم و/أو الذين يحتاجون إلى متابعة بشكل استباقي.
• تنفيذ مكالمات المتابعة المطلوبة للرسائل البريدية للعملاء.
• مساعدة قسم التسويق في تنسيق الرسائل المخصصة.
• إعداد الرسائل والمقترحات والوثائق الأخرى باستخدام أساليب تنسيق أوليفر وايمن.
• الحفاظ على الدفاتر الشخصية للشريك، وتخطيط الاجتماعات الداخلية والخارجية، والتواصل مع العملاء وموظفي البنية التحتية حسب الحاجة.
• تحديد الفرص بشكل استباقي لإضافة اجتماعات داخلية وخارجية، ومقابلات، واجتماعات موظفين، ومتابعة.
• المساعدة في جدولة المشاريع المعقدة حسب طلب الشريك و/أو فريق المشروع.
• تنسيق السفر والإقامة، وحجز السيارات، وتذاكر السكك الحديدية، إلخ.
• التنسيق مع قسم التنقل والموارد البشرية للحصول على تأشيرات العمل/تصاريح العمل ذات الصلة.
• تطوير فهم لجدولة الشريك وتفضيلات السفر.
• تنسيق السفر بكفاءة عن طريق تجميع اجتماعات العملاء حيثما أمكن ذلك.
• إدارة الوثائق والنواتج النهائية للمشاريع عند الطلب.
• إخطار مساعدي التوظيف ومساعدي الممارسات بتمديدات/إعادة التفاوض.
• إدارة تخزين أو التخلص من معلومات العملاء السرية.
• العمل كنقطة اتصال مركزية لجميع الاحتياجات الإدارية للشريك المخصص، والتواصل مع أقسام الدعم الأخرى حسب الحاجة.
• إعداد جداول الساعات الشهرية لكل شريك مخصص.
• إعداد جميع تقارير المصروفات و/أو تفويضها إلى مساعد فريق عند الضرورة.
• طلب أوامر الشراء (POs) حسب الحاجة لأفرقة المشاريع ذات الصلة.
• توفير التغطية لمساعدي التنفيذيين الذين هم خارج المكتب لضمان تقديم دعم سلس للمدراء/الشريك.
• توفير التغطية القصيرة الأجل للمدراء/الشريك الذين قد يكونون في خضم عملية تعيين مساعد تنفيذي أو الذين هم جدد في الشركة.
• توفير التدريب والدعم لمساعدي التنفيذيين الجدد.
• المشاركة في اجتماعات الفريق ومشاريع الفريق بهدف تحسين العمليات والأداء العام لفريق مساعدي التنفيذيين.

المتطلبات الخبرية

• خبرة لا تقل عن ثلاث سنوات في وظيفة مماثلة.
• خبرة في مجال الخدمات المالية، والاستشارات الإدارية و/أو بيئة الخدمات المهنية بالإضافة إلى ذلك.

المهارات التقنية

• مهارات متقدمة في برنامج مايكروسوفت وورد، وبرنامج باوربوينت، وبرنامج آوتلوك، ومهارات مريحة في برنامج إكسل.
• حل المشكلات الإبداعي.
• معرفة بأنظمة علاقات العملاء (Microsoft Dynamics)، وGoogle Drive، وSharePoint، ميزة ولكنها ليست ضرورية.
• اللغة الإنجليزية والعربية - مطلوبة.

المهارات والسمات

• إيجابي واستباقي مع التعاون في نفس الوقت.
• منظم للغاية ومهتم بالتفاصيل، ولكنه يعمل بشكل جيد ضمن الفريق، وكذلك بشكل مستقل.
• محترف، ولبق، وقادر على التواصل مع الزملاء على جميع المستويات في الشركة.
• حل المشكلات - قادر على العمل مع فرق أخرى وموظفين بشكل فعال للوصول إلى حلول وأهداف قابلة للتطبيق.
• تركيز قوي على الخدمة - مكرس لتلبية توقعات جميع الموظفين من خلال تأمين علاقات فعالة مع العملاء وتنفيذ النواتج إلى أعلى المعايير.
• مُوَاصِل ممتاز ومفاوض - قادر على التعامل بشكل فعال مع الناس على جميع المستويات في بيئة متعددة الثقافات.
• النضج، والهدوء، والحكم.
• القدرة على الحفاظ على السرية واحترامها.
• القدرة على التفكير الاستراتيجي والمساهمة في تطوير نموذج الإدارة.
• القدرة على استيعاب التعليقات البناءة والدمج السريع للتعليقات.
• القدرة على إدارة حجم العمل الثقيل والوفاء بالمواعيد النهائية في بيئة سريعة للغاية.
• القدرة على الاضطلاع بالمشاريع وإنتاج نتائج عالية الجودة وفي الوقت المناسب.
• مبادرة قوية، وثقة، والقدرة على العمل مع القليل من التوجيه.
• لاعب فريق تعاوني.
• موقف إيجابي، وشعور بالمرح: هو متعاون وودود.
• القدرة على التعامل مع عدة مهام في وقت واحد، وتحديد الأولويات، وإدارة الوقت الخاص بك - ليس مراقباً للوقت أو شخص غير مستعد للخروج عن وصف الوظيفة.
• موقف مرن؛ يتبنى التغيير، ويعمل بجد، وواعٍ للتكاليف وموجه نحو النتائج.
• وأخيراً، نحن نبحث عن شخص ملتزم بالشركة ويساهم في حياة وثقافة أوليفر وايمن.

المهارات المطلوبة