خبير خدمات إدارية

المؤهلات والمتطلبات الوظيفية

• خبرة لا تقل عن سنتين في مجال ذي صلة.
• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الإدارة العامة، أو إدارة المكاتب، أو ما يعادلها.

الأدوار والمسؤوليات

• استقبال المكالمات الواردة والإجابة عليها، ونقل المتصل إلى الموظف أو القسم المعني من خلال نظام الهاتف الداخلي (PBX).
• حجز وتخصيص الغرف للاجتماعات، والتدريب، والمؤتمرات، وتوفير الخدمات والمعدات اللازمة بالتنسيق مع أصحاب المصلحة الداخليين.
• تنظيم منطقة الاستقبال والمكاتب، والحفاظ على نظافتها على مدار الساعة، لترك انطباع جيد لدى الزوار وتعزيز السمعة المهنية لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA).
• استقبال الزوار والضيوف في منشآت ZATCA وفقاً للبروتوكولات، وتوجيههم إلى الموقع المطلوب، ومتابعة الأذونات ذات الصلة وتوزيع بطاقات الدخول.
• مساعدة الزوار والضيوف من خلال تحديد احتياجاتهم وتلبية طلباتهم، إذا لزم الأمر، لضمان رضاهم.
• توفير معدات مكتبية لضمان تجهيز الموظفين بشكل جيد للتعامل مع العمل اليومي.
• تنسيق تخصيص المساحات للموظفين الجدد.
• الحفاظ على الممارسات المهنية في التعامل مع مختلف الأطراف، مثل إدارة المكالمات الواردة، وحزم البريد، والاتصالات الضريبية، إلخ.
• تحديث أرقام الهواتف المكتبية والجوال لموظفي ZATCA في قاعدة البيانات ذات الصلة بالتنسيق مع أصحاب المصلحة المعنيين.
• تنسيق المراسلات الخاصة بـ ZATCA، بما في ذلك جمع وتنظيم وتصنيف وتسجيل وتوزيع المراسلات الواردة والصادرة إلى أصحاب المصلحة المعنيين.
• تسجيل المراسلات الواردة والصادرة وحزم البريد في مستودع مركزي لأغراض التتبع وفقاً للمبادئ التوجيهية المحددة.
• تنفيذ عملية رقمنة وحفظ المراسلات الواردة والصادرة.
• التنسيق مع سائق وخدمات توصيل البريد لتوصيل المراسلات الواردة والصادرة وحزم البريد.
• اتباع جميع السياسات والإجراءات وإجراءات التشغيل القياسية ذات الصلة لضمان تنفيذ العمل بطريقة منظمة ومتسقة.
• تنفيذ الأنشطة تحت الإشراف الوثيق.
• رفع المشكلات المعقدة إلى الشخص المعني لضمان إغلاق القضية/المشكلة بكفاءة وفي الوقت المناسب.
• أداء المهام الأخرى حسب الطلب.

المهارات المطلوبة