سكرتير تنفيذي أول
Senior Executive Secretary
هل ترغب في حب ما تفعله في العمل؟ هل ترغب في إحداث فرق، تأثير، تغيير حياة الناس؟ هل ترغب في العمل مع فريق يؤمن بتعطيل الطبيعي، الممل، والمتوسط؟
إذا كان الجواب نعم، فهذه هي الوظيفة التي تبحث عنها، webook.com هو منصة تذاكر الأحداث وحجز التجارب رقم 1 في المملكة العربية السعودية من حيث التكنولوجيا، الميزات، المرونة، والربحية، حيث تخدم بعضًا من أكبر الأحداث الضخمة في المملكة، وتتجاوز مبيعاتها 2 مليار ريال.
**نظرة عامة على الدور:**
نحن نبحث عن سكرتير تنفيذي أول منظم، استباقي، ومتكتم لتقديم دعم إداري رفيع المستوى للرئيس التنفيذي. هذا الدور حاسم في تمكين الرئيس التنفيذي من التركيز على الأولويات الاستراتيجية من خلال إدارة تدفق المعلومات، تحسين الوقت، والعمل كوسيط موثوق بين الرئيس التنفيذي وأصحاب المصلحة الداخليين/الخارجيين.
كشريك رئيسي للرئيس التنفيذي، يجب أن يمتلك المرشح المثالي حضورًا تنفيذيًا قويًا، حُكمًا استثنائيًا، والقدرة على الازدهار في بيئة سريعة، سريعة النمو، تنتقل نحو التوسع الدولي والحوكمة المؤسسية الأكثر هيكلة.
**المسؤوليات الرئيسية:**
الدعم التنفيذي
إدارة أصحاب المصلحة
الكفاءة التشغيلية
الحوكمة والامتثال
**المتطلبات والمهارات:**
- إدارة وتنظيم الجدول الزمني المعقد للرئيس التنفيذي، بما في ذلك الاجتماعات، السفر، والمواعيد النهائية الرئيسية.
- فرز واستجابة للاتصالات الواردة، مع ضمان متابعات في الوقت المناسب وتفويض مناسب.
- إعداد جداول الأعمال، مواد الإحاطة، ومحاضر الاجتماعات التنفيذية والتفاعلات مع مجلس الإدارة.
- تنسيق ترتيبات السفر، الإبلاغ عن المصروفات، والدعم اللوجستي للالتزامات الدولية.
- العمل كوسيط بين الرئيس التنفيذي والفريق القيادي، أعضاء مجلس الإدارة، المستثمرين، العملاء، والشركاء.
- الحفاظ على السرية ومعالجة المعلومات الحساسة مع النزاهة والاحترافية.
- صياغة المراسلات، العروض التقديمية، والاتصالات الداخلية عالية الجودة نيابة عن الرئيس التنفيذي.
- توقع الاحتياجات وإدارة أولويات الرئيس التنفيذي وتدفق العمل بشكل استباقي.
- دفع المساءلة من خلال متابعة بنود العمل، ضمان الاتساق بين أصحاب المصلحة.
- دعم إدارة المشاريع للمبادرات على مستوى الإدارة التنفيذية حسب الحاجة.
- المساعدة في إعداد مواد مجلس الإدارة، الحفاظ على السجلات المؤسسية، وضمان الاتساق مع ممارسات الحوكمة.
- التنسيق مع القانون، المالية، والموارد البشرية بشأن الوثائق والجدولة على مستوى الإدارة التنفيذية.
- خبرة مثبتة (5+ سنوات) في دعم كبار المسؤولين التنفيذيين، يفضل في شركة تقنية أو سريعة النمو.
- مهارات تنظيمية وإدارية استثنائية؛ القدرة على القيام بمهام متعددة وتنظيم الأولويات تحت الضغط.
- مهارات تواصل مكتوبة وشفوية قوية مع الاهتمام بالتفاصيل.
- مستوى عالٍ من التكتم، الاحترافية، والذكاء العاطفي.
- إلمام بالتكنولوجيا؛ إتقان في Microsoft 365، Google Workspace، وأدوات الإنتاجية (مثل Slack، Notion، Zoom).
- الاطلاع على الحوكمة المؤسسية، عمليات مجلس الإدارة، والاتصالات مع المستثمرين هو ميزة قوية.
- تفضيلًا درجة البكالوريوس؛ تعتبر الخبرة العملية المكافئة.