سكرتير تنفيذي

المسؤوليات الرئيسية تشمل

• تقديم دعم إداري وسكرتاري شامل للإدارة العليا، بما في ذلك إدارة التقويم، والجدولة، وتنسيق الأجندة اليومية
• إعداد الرسائل الرسمية، والبريد الإلكتروني، والتقارير، والعروض التقديمية، والمذكرات الداخلية باللغتين العربية والإنجليزية
• تنظيم وحفظ وثائق الشركة، والعقود، والملفات، والسجلات مع الحفاظ على السرية التامة
• التنسيق مع الأقسام الداخلية، والعملاء، والخبراء الاستشاريين، والمتعاقدين، والأطراف الخارجية لتسهيل التواصل السلس وإنجاز المهام
• ترتيب الاجتماعات، وتدوين المحاضر، وتتبع نقاط العمل لضمان المتابعة في الوقت المناسب
• دعم توثيق العمليات العقارية، بما في ذلك ملفات المشاريع، والعقود، والمتابعات الإدارية
• إدارة إجراءات مراقبة الوثائق، وتتبع الإصدارات، والتصنيف، والموافقات، والمحفوظات
• تمثيل المكتب التنفيذي بشكل احترافي في جميع الاتصالات والتفاعلات
• أداء مهام إدارية إضافية كما يكلفها الإدارة

المؤهلات المطلوبة

• درجة البكالوريوس أو الدبلوم في إدارة الأعمال، أو إدارة المكاتب، أو دراسات السكرتارية، أو مجال ذي صلة
• خبرة لا تقل عن 3 سنوات في وظيفة سكرتير تنفيذي، أو مساعد تنفيذي، أو مساعد إداري، أو دور مماثل لدعم كبار المسؤولين التنفيذيين
• خبرة في بيئات العقارات، والتعاقدات، والتطوير، أو إدارة الممتلكات
• إتقان قوي لبرامج مايكروسوفت أوفيس (وورد، إكسل، باوربوينت، آوتلوك)
• مهارات تواصل ممتازة باللغة العربية، ومهارات تواصل جيدة باللغة الإنجليزية للمراسلات التجارية الاحترافية
• قدرة مثبتة على إدارة تقاويم كبار المسؤولين التنفيذيين، والاجتماعات، والمواعيد، وتدوين محاضر الاجتماعات، ومتابعة نقاط العمل
• خبرة في التعامل مع الوثائق والعقود الرسمية، بما في ذلك الصياغة، والتنسيق، والتصنيف، وتتبع الموافقات
• مواطن سعودي، ذكر

المؤهلات المفضلة

• خبرة في استخدام نظام Odoo ERP
• خبرة في استخدام أدوات إدارة المهام لتتبع ومتابعة نقاط العمل
• خبرة في العمل مع إجراءات الموافقة للعقود، وطلبات الشراء، والمدفوعات، والرسائل الرسمية، أو قرارات الإدارة
• الاطلاع على طرق متابعة المهام مثل سجلات العمل، ومتابعات محاضر الاجتماعات، وصحائف متابعة الأقسام
• خبرة في العمل في بيئات شركات منظمة مع سياسات، ومصفوفات السلطة، وإجراءات داخلية
• خبرة في التواصل مع عملاء العقارات، وأصحاب الممتلكات، والخبراء الاستشاريين، والمتعاقدين، ومقدمي الخدمات الحكومية، أو شركات إدارة الممتلكات
• القدرة على إعداد المراسلات العربية الرسمية الموجهة للأطراف الخارجية
• شهادة أو تدريب في إدارة المكاتب، أو العمل السكرتاري التنفيذي، أو التواصل التجاري، أو مراقبة الوثائق
• تغطية التأمين الصحي الإلزامي
• نظام المعاشات التقاعدية وفقاً للوائح السعودية
• إجازة سنوية مدفوعة الأجر والعطلات العامة
• فرص التطوير المهني والتدريب
• بيئة عمل في الموقع في الرياض
• ثقافة فريق داعمة وبيئة عمل تعاونية

المهارات المطلوبة