مدير مكتب

مسؤولياتك

• دعم المسؤولين التنفيذيين: إدارة جداول الاجتماعات المعقدة وتقاويم القيادة في الرياض والزائرين من المسؤولين التنفيذيين العالميين، وضمان عدم التداخل وإدارة الوقت بكفاءة.
• لوجستيات الاجتماعات والزيارات: تنسيق جميع جوانب الاجتماعات والزيارات الرسمية، بما في ذلك حجز الأماكن، وتوفير الوصول الأمني للضيوف، وإعداد المواد، وإدارة قوائم الحضور.
• عمليات المكتب: دعم التجهيز الأولي لمكتب الرياض وإدارة العمليات اليومية، بما في ذلك الإمدادات، وصيانة المرافق، ومعايير مكان العمل.
• تنسيق الموردين والخدمات: العمل كنقطة اتصال رئيسية لمقدمي الخدمات الخارجيين، بما في ذلك دعم تكنولوجيا المعلومات، وإدارة المباني، وخدمات العلاقات الحكومية (PRO)، والموردين العامين.
• استضافة أصحاب المصلحة: تقديم خدمة استقبال رفيعة المستوى للزائرين من أصحاب المصلحة والوفود الرسمية، وضمان بيئة مهنية وترحيبية.
• إدارة الأحداث والندوات: قيادة التخطيط اللوجستي للأحداث والندوات وافتتاحيات المكتب (مثل إدارة خدمات المطاعم، ومتطلبات AV، ومدعو الضيوف).
• حفظ السجلات: الحفاظ على سجلات دقيقة للمراسلات الرسمية، ومحاضر الاجتماعات، والمدعوين لضمان نظام ملفات رقمي ومادي منظم.
• المهام الإدارية: التعامل مع المهام الإدارية المتنوعة مثل معالجة المصروفات، وترتيبات السفر، والدعم المخصص لفرق المشاريع.

مؤهلاتك

• 3-5 سنوات من الخبرة في إدارة المكتب أو التنسيق التنفيذي، يفضل أن تكون في بيئة شركة متعددة الجنسيات أو شركة ناشئة سريعة النمو في المملكة العربية السعودية.
• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الضيافة، أو مجال ذي صلة.
• فهم قوي لجغرافيا الرياض، وساحة الأماكن، وآداب الأعمال المحلية.
• الإتقان الثنائي للغة العربية والإنجليزية ضروري للتواصل الفعال مع الموردين المحليين والقيادات الدولية.
• المعرفة العامة بقوانين العمل السعودية وعمليات تسجيل المكتب ميزة كبيرة.

مهاراتك

• مهارات القيادة والإدارة
• الرؤية الاستراتيجية: القدرة على رؤية "الصورة الكبيرة" عبر وحدات الأعمال المتعددة (اللوجستيات، والطيران، والمشاريع) مع الحفاظ على الانتباه إلى التفاصيل.
• التأثير والتواصل: مهارات تواصل بين الأشخاص القوية لتحميل كبار القادة المسؤوليات عن المواعيد النهائية دون سلطة إبلاغ مباشرة.

المتطلبات

• 3-5 سنوات من الخبرة في إدارة المكتب أو التنسيق التنفيذي، يفضل أن تكون في بيئة شركة متعددة الجنسيات أو شركة ناشئة سريعة النمو في المملكة العربية السعودية.
• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الضيافة، أو مجال ذي صلة.
• فهم قوي لجغرافيا الرياض، وساحة الأماكن، وآداب الأعمال المحلية.
• الإتقان الثنائي للغة العربية والإنجليزية ضروري للتواصل الفعال مع الموردين المحليين والقيادات الدولية.
• المعرفة العامة بقوانين العمل السعودية وعمليات تسجيل المكتب ميزة كبيرة.

المهارات المطلوبة