مراقب المستندات

المسؤوليات

• تحديث و تخزين الملفات التجارية لضمان دقتها و سهولة وصول الموظفين الآخرين إليها.
• كتابة التقارير، الرسائل، و غيرها من المستندات التجارية.
• فرز البريد و الرد عليه أو توزيعه على الموظفين المناسبين.
• إصدار الفواتير و متابعة المدفوعات المستحقة.
• تدوين المحاضر و الملاحظات خلال الاجتماعات.
• ترتيب السفر لرحلات العمل للموظفين الآخرين في الشركة.
• مراقبة مستويات إمدادات المكتب و إبلاغ مدير المكتب عند انخفاض المخزون.

المتطلبات الأساسية

• الإلمام بعمليات المكتب الشائعة، بما في ذلك التخزين.
• الإلمام بالكمبيوتر، بما في ذلك الإلمام ببرامج معالجة النصوص، الجداول، قواعد البيانات، و البرامج المحاسبية الأساسية.
• مهارات الكتابة الدقيقة و الفعالة لمدخلات البيانات، تدوين المحاضر و الملاحظات، الرد على البريد الإلكتروني، و كتابة الرسائل و المستندات الأخرى.
• التواصل الشفهي للتعامل مع الموظفين الآخرين، و جهات الاتصال التجارية الأخرى.
• التنظيم و القدرة على القيام بمهام متعددة لفرز الملفات و إكمال المهام المكتبية و الإدارية المتعددة في نفس الوقت.
• الانتباه للتفاصيل لضمان إكمال جميع المهام إلى مستوى عالٍ، مثل تدوين الملاحظات و رسائل الهاتف بشكل كافٍ من التفاصيل.
• النزاهة و السرية عند العمل مع الموظفين الحساسين و تفاصيل العملاء.

المهارات المطلوبة