كبير الشركاء - سلسلة التوريد ICC

الغرض من الدور

المسؤوليات الرئيسية

1- مراقبة المخزون ودقة المخزون

• مراقبة مستويات المخزون اليومية في المواقع المخصصة وتحديث سجلات المخزون في نظام ERP بالكميات الدقيقة، وأرقام الدفعات، وتواريخ الانتهاء في نفس يوم كل معاملة.
• إجراء عمليات العد الدورية وعد المخزون المادي في المرافق المخصصة، والتحقيق في الفروق بين المخزون المادي وسجلات النظام وإبلاغ الإدارة بها.
• تحديد وتقديم تقارير عن العناصر منخفضة المخزون، والمواد الموشكة على الانتهاء، والمخزون البطيء الحركة قبل أن تصبح مخاطر إمداد أو قضايا امتثال.
• الحفاظ على مناطق التخزين المنظمة بالاتساق الكامل مع معايير التخزين SFDA، ومبادئ FEFO/FIFO، ومتطلبات CBAHI في جميع الأوقات.
• دعم إعداد وتوافق معايير المخزون، بما في ذلك مستويات الحجم الأدنى، من خلال توفير بيانات الاستهلاك الدقيقة لمدير الخط.

2- عمليات الاستلام، والفحص، والتخزين

• تنفيذ عملية الاستلام المادية لجميع الشحنات الواردة، وفحص العناصر مقابل أمر الشراء والمذكرة الإيصالية للكمية، والوصف، والحالة، وأرقام الدفعات، وتاريخ الانتهاء، وتسجيل SFDA قبل قبول أي شحنة.
• رفض وتوثيق الشحنات غير المطابقة على الفور وإبلاغها للإدارة، مع التفاصيل الكاملة لمتابعة فريق المشتريات.
• إنشاء ملاحظات استلام البضائع (GRNs) بدقة في نظام ERP في يوم الاستلام، وضمان تسجيل جميع تفاصيل العناصر، والكميات، ومعلومات الدفعة بشكل صحيح.
• تخزين جميع العناصر المستلمة في مواقع مخصصة وفقاً لمبادئ FEFO/FIFO، ومتطلبات GDP، وأي مواصفات خاصة بالحرارة أو التعامل مع العنصر.
• ضمان وضع جميع العناصر المستلمة على الفور في الصناديق أو المواقع الصحيحة بعد قبولها.

3- إصدار المواد، والتحويلات، والتوزيع

• معالجة وتلبية طلبات إصدار المواد من الفرق السريرية، والإدارات، والموظفين التشغيليين في الوقت المناسب وبشكل دقيق، وتأكيد الكميات، ووصف العناصر، واختيارات الدفعات قبل الإصدار.
• تنفيذ التحويلات بين المواقع المخزنة بين العيادات، والإدارات، ومناطق التخزين من خلال نظام ERP، وضمان تحديث سجلات المصدر والوجهة بدقة في يوم التحويل.
• تطبيق مبادئ FEFO على جميع إصدارات المخزون والتحويلات دون استثناء، واختيار الدفعة التي تنتهي أولاً بالنسبة لجميع العناصر المعنية.
• تتبع جميع حركات المخزون الواردة والصادرة والحفاظ على سجل يومي لعمليات المواد، وتسجيل أي مخالفات للإدارة.
• التنسيق مع الفرق السريرية لتأكيد استلام المواد الصادرة وحل أي اختلافات في الكميات أو أوصاف العناصر على الفور.

4- مراقبة الطلب ودعم إعادة التعبئة

• مراقبة مستويات المخزون يومياً مقابل مستويات الحجم الأدنى والكميات المحددة، وإرسال طلبات داخلية (IRs) في نظام ERP على الفور عند الوصول إلى عتبات إعادة التعبئة.
• جمع وتوحيد بيانات الاستهلاك من جميع المواقع المخصصة وتقديم تقارير استهلاك دورية دقيقة للإدارة لدعم التخطيط للطلب وقرارات المشتريات.
• تحديد العناصر ذات الاتجاهات الاستهلاكية الصاعدة أو الهابطة وإبلاغها لمدير الخط لدعم تعديلات إعادة التعبئة في الوقت المناسب.
• التنسيق مع المستخدمين النهائيين السريريين والتشغيليين للتحقق من متطلبات الإمداد القادمة وتسجيل أي ارتفاع متوقع في الطلب أو أنماط استهلاك غير عادية.
• متابعة طلبات إعادة التعبئة المفتوحة وتصعيد أي تأخيرات قد تعرض المخزون للانخفاض إلى الإدارة دون انتظار طلب.

5- التوثيق، وإدخال بيانات ERP، وإعداد التقارير

• ضمان تسجيل كل معاملة مخزون، واستلام، وإصدار، وتحويل، وتعديل، وإعادة، بدقة في نظام ERP في نفس يوم المعاملة المادية.
• الحفاظ على توثيق كامل ومنظم وسهل الوصول إليه لجميع معاملات سلسلة التوريد بما في ذلك ملاحظات استلام البضائع، ومذكرات الإيصالية، وأوامر التحويل، وسجلات الإصدار، وصحائف عد المخزون.
• إعداد تقارير المخزون الدورية، وملخصات الاستهلاك، وتقارير تتبع الانتهاء، وأي تقارير مخزون أخرى تطلبها الإدارة.
• دعم أنشطة المراجعة الداخلية والخارجية من خلال توفير سجلات سلسلة التوريد الدقيقة والمنظمة والكاملة بناءً على الطلب وفي الإطار الزمني المطلوب.
• تسجيل وتصعيد أي أخطاء في إدخال البيانات، أو التباينات في النظام، أو التوثيق المفقود إلى مدير الخط على الفور عند اكتشافها.

المهارات المطلوبة