نظرة عامة
السكرتير هو دور إداري أساسي في المنظمة، حيث يوفر الدعم اللوجستي والتنظيمي والإداري لضمان سير العمل بكفاءة وفعالية. يضمن هذا الدور سلاسة العمليات اليومية، ويدير المراسلات، وينظم الاجتماعات، ويحافظ على السجلات، ويدعم الأنشطة المكتبية، مع الحفاظ على السرية والدقة والاحترافية.
المسؤوليات
- **المهام اليومية:**
- إدارة المهام الإدارية واللوجستية اليومية لدعم عمليات الإدارة.
- تنظيم وتحديث التقويمات والمواعيد والجدول الزمني.
- إعداد وتنسيق ومراجعة الرسائل والمذكرات والتقارير والعروض التقديمية والوثائق الأخرى.
- الحفاظ على أنظمة الملفات وضمان تخزين الوثائق وتحديثها وتسهيل الوصول إليها.
- استقبال الزوار والإجابة على الهاتف والتعامل مع الاستفسارات العامة باحترافية.
- ترتيب الاجتماعات، وإعداد غرف الاجتماعات، وتقديم الدعم الإداري المطلوب.
- تسجيل وتوزيع محاضر الاجتماعات عند الحاجة.
- **التنسيق والاتصال:**
- تنسيق الاتصالات بين المدير والموظفين والإدارات الداخلية والأطراف الخارجية.
- استقبال وتصفية وإعادة توجيه البريد الإلكتروني والاتصالات الرسمية حسب الحاجة.
- متابعة المهام الموكلة، والوثائق المعلقة، والموافقات المطلوبة.
- دعم ترتيبات السفر، وحجوزات الفنادق، والنقل، واللوجستيات ذات الصلة عند الحاجة.
- ضمان التواصل في الوقت المناسب والتوثيق الصحيح للطلبات والاستجابات.
- **السياسات والعمليات والإجراءات:**
- اتباع السياسات والعمليات والإجراءات الإدارية المعتمدة.
- ضمان امتثال جميع الوثائق والمراسلات للمعايير الداخلية ومتطلبات الموافقة.
- دعم تنفيذ الإجراءات المكتبية لتحسين الكفاءة والتنظيم.
- الحفاظ على سرية المعلومات الحساسة والوثائق الرسمية.
- تحديد القضايا الإدارية وتصعيدها إلى المدير المباشر عند الحاجة.
- **أمن المعلومات:**
- الحفاظ على سرية الوثائق والمعلومات وسلامتها وتوفرها.
- التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية وفقاً لسياسات الشركة.
- ضمان التحكم في الوصول بشكل صحيح للملفات والسجلات والمراسلات الرسمية.
- تجنب مشاركة أو نسخ أو الكشف عن معلومات الشركة دون إذن.
- الإبلاغ عن أي حوادث أو انتهاكات مشتبه بها لأمن المعلومات إلى الإدارة المعنية.
المتطلبات
- **المؤهلات الأكاديمية والمهنية:**
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو إدارة المكاتب، أو دراسات السكرتارية، أو أي مجال ذي صلة.
- **سنوات وطبيعة الخبرة:**
- 2 إلى 4 سنوات من الخبرة في الأدوار السكرتارية أو الإدارية أو دعم المكاتب.
شارك هذه الوظيفة
تنبيهات ذكية
اختر متى نخبرك. · 1 مفعّل
كل وظائف علم
جميع الوظائف الجديدة
وظائف في الرياض
وظائف جديدة في هذه المدينة
وظائف الموارد البشرية والتوظيف
وظائف في نفس المجال