مراقب الوثائق

الغرض من الوظيفة: دعم الإدارة القانونية من خلال تنسيق أوامر الشراء، الفواتير، الوثائق القانونية، إدارة السجلات، وعمليات المصادقة على الوثائق مع ضمان الامتثال لسياسات وإجراءات الشركة. مجالات المساءلة الرئيسية:

إدارة أوامر الشراء والفواتير: مراجعة وتتبع الفواتير الأولية والنهائية من مزودي الخدمات القانونية. إنشاء ومعالجة طلبات الشراء (PRs) وأوامر الشراء (POs). متابعة موافقات أوامر الشراء، التعديلات، الإغلاق، والمدفوعات ذات الصلة. التنسيق مع المالية، المشتريات، ومزودي الخدمات بشأن الفواتير والمدفوعات. تتبع، الإبلاغ، والمتابعة: الحفاظ على وتحديث جداول تتبع لأوامر الشراء، الفواتير، المدفوعات، والطلبات القانونية. مراقبة الإجراءات المعلقة وضمان المتابعة في الوقت المناسب. إعداد تقارير الحالة الأسبوعية ومواصلات المتابعة. تصعيد الأمور المتأخرة عند الضرورة. إدارة الوثائق والسجلات: الحفاظ على السجلات الإلكترونية والمادية للوثائق القانونية، الفواتير، أوامر الشراء، وتأكيدات الدفع. أرشفة وتنظيم الملفات القانونية والوثائق الداعمة. ضمان دقة، اكتمال، وسهولة الوصول إلى السجلات. الوثائق والتوثيقات الحكومية: إعداد وتقديم الوثائق للتوثيقات، شهادات المصادقة، المصادقة الدبلوماسية، وموافقات غرفة التجارة. التنسيق مع أصحاب المصلحة الداخليين والسلطات لإكمال عمليات المصادقة. تتبع والحفاظ على سجلات جميع التقديمات والموافقات. التنسيق والدعم الإداري: التنسيق مع شركات المحاماة، مزودي الترجمة، شركات البريد السريع، وأطراف خارجية أخرى. ترتيب استلام، توصيل، وإرسال الوثائق القانونية. إعداد الوثائق الداعمة للشؤون القانونية وتقديم الدعم الإداري العام للإدارة القانونية. كفاءة الموارد البشرية: القدرة على الحصول على مهارات ناعمة وتقنية محدثة ذات صلة بالوظيفة. الأداء: تنفيذ الأنشطة المخطط لها للوصول إلى الأهداف التشغيلية والتطويرية وفقًا لجدول الأداء. استخدام الموارد بشكل فعال لتحقيق الأهداف ضمن تكلفة وفترة زمنية فعالة. تقديم تقرير دوري بتنسيق مفصل يبين الانحراف وتنفيذ المهام المخطط لها. حل المشكلات: حل أي مشكلات ذات صلة تنشأ وتصعيد أي قضايا تشغيلية معقدة. الجودة: ضمان متطلبات الجودة لتطوير ضوابط جودة فعالة وعمليات بما في ذلك المواصفات للمنتجات أو العمليات أو الأنشطة ذات الصلة. تحسين العمليات التجارية: التنسيق مع الأنظمة المكتوبة، السياسات، الإجراءات، والبحث عن فرص للتشغيل الآلي قدر الإمكان. الامتثال: الامتثال للسياسات والإجراءات ذات الصلة وتعليمات العمل. الصحة والسلامة والبيئة: ضمان الامتثال لإجراءات وضوابط إدارة السلامة، الجودة، والبيئة ذات الصلة ضمن مجال نشاط عمل محدد لضمان السلامة، الامتثال التشريعي، وتقديم منتجات/خدمات عالية الجودة. المؤهل الأكاديمي درجة الدبلوم في المساعدة القانونية أو أي مجال ذي صلة. الخبرة العملية 2 إلى 4 سنوات الكفاءات التقنية / الوظيفية التحكيم القانون التجاري الشركاتي التحكيم في القضايا التجارية العقارات التجارية الملكية الفكرية العمل والعمالة البحث القانوني عمليات الاندماج والاستحواذ التفاوض القضايا المدنية