مضيف استقبال ومدير مكتب
Receptionist & Office Administrator
نحن نبحث عن مضيف استقبال ومدير مكتب محترف ومنظم للانضمام إلى فريقنا. المرشح المثالي سيكون مسؤولاً عن إدارة عمليات مكتب الاستقبال، وتقديم الدعم الإداري، وضمان سير العمل اليومي بسلاسة. تتطلب هذه الوظيفة مهارات تواصل ممتازة، وقدرات تنظيمية قوية، ومواقف تركز على العملاء.
المسؤوليات الرئيسية
ما نبحث عنه
دبلوم في إدارة الأعمال، أو إدارة المكتب، أو مجال ذي صلة.
2-4 سنوات من الخبرة في الاستقبال، أو الإدارة المكتبية، أو دور مشابه.
مهارات تواصل ممتازة في اللغة الإنجليزية (اللغة العربية ميزة).
إتقان برامج مايكروسوفت أوفيس (وورد، إكسل، آوتلوك، باوربوينت).
مهارات تنظيمية وقدرة على القيام بمهام متعددة.
مظهر مهني ومهارات تواصل بين الأشخاص ممتازة.
القدرة على العمل بشكل مستقل والحفاظ على السرية.
الانتباه الشديد للتفاصيل ومهارات حل المشكلات.
المؤهلات المطلوبة
- الترحيب بالزوار والعملاء بطريقة مهنية وودية.
- الإجابة على الهواتف الواردة والفاكسات والبريد الإلكتروني، وتصفية المكالمات وتوجيهها.
- إدارة حجز غرف الاجتماعات وتنسيق المواعيد.
- التعامل مع المراسلات الواردة والصادرة، وخدمات السعاة، والوثائق المكتبية.
- الحفاظ على مخزون اللوازم المكتبية وتنسيق عمليات الشراء عند الحاجة.
- تقديم الدعم الإداري لمختلف الأقسام.
- تنظيم وصيانة أنظمة الملفات والسجلات والوثائق الشركة.
- المساعدة في إعداد التقارير، والرسائل، والعروض التقديمية، والوثائق الإدارية الأخرى.
- التنسيق مع الموردين ومقدمي الخدمات لتلبية المتطلبات المتعلقة بالمكتب.
- ضمان تنظيم واستقبال المناطق المكتبية بشكل جيد ومظهرها الحضاري في جميع الأوقات.
- دعم الإدارة في المهام الإدارية اليومية الموكلة إليه.
- موقف إيجابي وعقلية خدمة العملاء.
- مهارات إدارة الوقت والتنظيم الممتازة.
- القدرة على تحديد أولويات المهام في بيئة سريعة الوتيرة.
- موثوقية، واستباقية، ورغبة في المساهمة في فريق تعاوني.
- دبلوم في إدارة الأعمال، أو إدارة المكتب، أو مجال ذي صلة.
- 2-4 سنوات من الخبرة في الاستقبال، أو الإدارة المكتبية، أو دور مشابه.
- مهارات تواصل ممتازة في اللغة الإنجليزية (اللغة العربية ميزة).
- إتقان برامج مايكروسوفت أوفيس (وورد، إكسل، آوتلوك، باوربوينت).
- مهارات تنظيمية وقدرة على القيام بمهام متعددة.
- مظهر مهني ومهارات تواصل بين الأشخاص ممتازة.
- القدرة على العمل بشكل مستقل والحفاظ على السرية.
- الانتباه الشديد للتفاصيل ومهارات حل المشكلات.