مساعد إداري

المسؤوليات والواجبات الرئيسية

• إدارة تقويم OUL، بما في ذلك جدولة الاجتماعات، والمواعيد، والمؤتمرات.
• التنسيق مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
• معالجة المراسلات الواردة والصادرة، بما في ذلك البريد الإلكتروني، والمكالمات الهاتفية، والرسائل.
• المساعدة في إعداد التقارير، والعروض التقديمية، والوثائق الأخرى.
• الحفاظ على سجلات دقيقة وسرية، والملفات، والوثائق المتعلقة بإدارة القسم.
• تنسيق وتنظيم اجتماعات الإدارة، بما في ذلك الجدولة، وإعداد جداول الأعمال، وتوزيع مواد الاجتماع.
• تتبع ومتابعة موضوعات العمل والقرارات المتخذة خلال الاجتماعات.
• أداء المهام المكتبية العامة مثل طلب اللوازم، وإدارة المعدات المكتبية، وطلبات الميزانية.
• إدخال وتحديث البيانات في جداول البيانات وقواعد بيانات الموظفين.
• دعم OUL في المشاريع والمبادرات الخاصة، بما في ذلك البحث، وجمع البيانات، وتنسيق أنشطة المشروع.
• العمل كوسيط بين OUL والموظفين، وتسهيل التواصل، ومعالجة الاستفسارات أو المخاوف.
• المساعدة في تنسيق جداول الموظفين، والتغطية، والمهام الإدارية الأخرى المتعلقة بموظفي الإدارة.
• دعم الامتثال لتنظيمات الرعاية الصحية، ومعايير الاعتماد، والسياسات الداخلية.
• ترتيب عمليات التوظيف والمقابلات للقسم.
• إبلاغ الشواغر والترقيات في الإدارة.
• تسهيل برامج تعريف الموظفين الجدد.
• تحديث نظام الحضور للموظفين المخصصين.
• الحفاظ على سجلات تطبيقات السلم الوظيفي في الإدارة والموافقات.
• الحفاظ على نظافة بيئة المكتب، وضمان تنظيم ملفات الأرشيف.
• دعم برامج الاعتماد.
• تنسيق برامج التقدير في الإدارة.
• تتبع ساعات العمل الإضافية في الإدارة.
• إعداد تقرير وعرض تقديمي للإدارة حسب الطلب.
• تقديم خدمة عملاء ممتازة لجميع الموظفين.

المتطلبات

• إدارة تقويم OUL، بما في ذلك جدولة الاجتماعات، والمواعيد، والمؤتمرات.
• التنسيق مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
• معالجة المراسلات الواردة والصادرة، بما في ذلك البريد الإلكتروني، والمكالمات الهاتفية، والرسائل.
• المساعدة في إعداد التقارير، والعروض التقديمية، والوثائق الأخرى.
• الحفاظ على سجلات دقيقة وسرية، والملفات، والوثائق المتعلقة بإدارة القسم.
• تنسيق وتنظيم اجتماعات الإدارة، بما في ذلك الجدولة، وإعداد جداول الأعمال، وتوزيع مواد الاجتماع.
• تتبع ومتابعة موضوعات العمل والقرارات المتخذة خلال الاجتماعات.
• أداء المهام المكتبية العامة مثل طلب اللوازم، وإدارة المعدات المكتبية، وطلبات الميزانية.
• إدخال وتحديث البيانات في جداول البيانات وقواعد بيانات الموظفين.
• دعم OUL في المشاريع والمبادرات الخاصة، بما في ذلك البحث، وجمع البيانات، وتنسيق أنشطة المشروع.
• العمل كوسيط بين OUL والموظفين، وتسهيل التواصل، ومعالجة الاستفسارات أو المخاوف.
• المساعدة في تنسيق جداول الموظفين، والتغطية، والمهام الإدارية الأخرى المتعلقة بموظفي الإدارة.
• دعم الامتثال لتنظيمات الرعاية الصحية، ومعايير الاعتماد، والسياسات الداخلية.
• ترتيب عمليات التوظيف والمقابلات للقسم.
• إبلاغ الشواغر والترقيات في الإدارة.
• تسهيل برامج تعريف الموظفين الجدد.
• تحديث نظام الحضور للموظفين المخصصين.
• الحفاظ على سجلات تطبيقات السلم الوظيفي في الإدارة والموافقات.
• الحفاظ على نظافة بيئة المكتب، وضمان تنظيم ملفات الأرشيف.
• دعم برامج الاعتماد.
• تنسيق برامج التقدير في الإدارة.
• تتبع ساعات العمل الإضافية في الإدارة.
• إعداد تقرير وعرض تقديمي للإدارة حسب الطلب.
• تقديم خدمة عملاء ممتازة لجميع الموظفين.

المهارات

• مهارات تنظيمية ممتازة.
• مهارات تواصل فعالة، شفهية وكتابية.
• مهارات إدارة الوقت.
• مهارات حل المشكلات.
• مهارات إعداد التقارير.
• مهارات تنسيق الاجتماعات.
• مهارات إدارة الملفات والسجلات.
• مهارات إدخال البيانات.
• مهارات إدارة المشاريع.
• مهارات خدمة العملاء.

المؤهلات

• شهادة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن سنتين في دور إداري أو دعم إداري.
• معرفة جيدة ببرامج مايكروسوفت أوفيس، وخاصة إكسل وورد.
• معرفة جيدة ببرامج إدارة المشاريع.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وفي فريق.
• مهارات حل المشكلات والتفكير النقدي.
• القدرة على التعامل مع الضغوط والمواقف الصعبة.
• الالتزام بالسرية والخصوصية.

المهارات المطلوبة