مراقب الوثائق

مسؤوليات

• إنشاء وتحديث وصيانة إجراءات ونظم مراقبة الوثائق لضمان إدارة الوثائق بكفاءة.
• التنسيق مع أعضاء فريق المشروع لضمان تدفق التوثيق في الوقت المناسب وبشكل دقيق.
• مراقبة وتتبع وثائق المشروع لضمان الامتثال لمعايير ومتطلبات المشروع.
• ضمان تخزين وتوثيق جميع وثائق المشروع بشكل صحيح لتسهيل الاسترجاع والمرجعية.
• تقديم الدعم لفرق المشروع في الوصول إلى استرجاع وثائق المشروع حسب الحاجة.
• إجراء عمليات تدقيق منتظمة لضمان اتباع عمليات مراقبة الوثائق بشكل صحيح.
• التعاون مع أصحاب المصلحة الخارجيين لتبادل الوثائق المتعلقة بالمشروع.
• استخدام برنامج Aconex أو برامج مماثلة لمراقبة الوثائق بشكل فعال لإدارة وثائق المشروع.
• التعاون مع فريق المشروع لضمان امتثال جميع التوثيقات لمواصفات المشروع، ومعايير الصناعة، واللوائح.
• تسهيل عملية مراجعة الموافقة على جميع وثائق المشروع، وضمان اتباع إجراءات التوقيع المناسبة.
• المساعدة في إعداد تقارير تقدم المشروع من خلال توفير معلومات مراقبة الوثائق الدقيقة والمحدثة.
• تنسيق عمليات نقل الوثائق إلى المقاولين، والعملاء، وأصحاب المصلحة الآخرين وفقًا لمتطلبات المشروع.
• تسهيل تحديد وحل قضايا مراقبة الوثائق والاختلافات في الوقت المناسب.
• دعم عمليات ضمان الجودة من خلال الحفاظ على سجلات دقيقة لجميع الوثائق المتعلقة بالمشروع.
• المساعدة في إعداد وثائق إغلاق المشروع، وضمان توثيق جميع السجلات ذات الصلة بشكل صحيح وتسليمها إلى العميل.
• تقديم التدريب والتوجيه لأعضاء فريق المشروع حول إجراءات ونظم مراقبة الوثائق.
• المشاركة في اجتماعات المشروع لتقديم تحديثات حول أنشطة مراقبة الوثائق ومعالجة أي استفسارات ذات صلة.

متطلبات أساسية

• درجة البكالوريوس في مجال ذي صلة.
• خبرة مثبتة كمراقب وثائق في مشاريع البناء لمدة 5 سنوات على الأقل.
• الإلمام بإجراءات ونظم ومعايير مراقبة الوثائق.
• خبرة في العمل مع برنامج Aconex أو برامج مماثلة لمراقبة الوثائق.
• انتباه قوي للتفاصيل ومهارات تنظيمية.
• مهارات تواصل ممتازة وقدرات تواصل بين الأشخاص.
• القدرة على العمل بشكل فعال في بيئة بناء سريعة الوتيرة.
• معرفة بعمليات إدارة مشاريع البناء.
• مهارات حل المشكلات القوية والقدرة على العمل بشكل مستقل.
• شهادة في مراقبة الوثائق أو مجال ذي صلة هي ميزة إضافية.

المهارات المطلوبة