مدير

نظرة عامة

المسؤوليات

• **الإدارة المكتبية:**
• الإشراف على الوظائف الإدارية اليومية، بما في ذلك تنظيم اللوازم المكتبية وإدارة المرافق.
• التعامل مع المهام المكتبية مثل التخزين، والتنظيم، والحفاظ على السجلات المكتبية.
• تنسيق وصيانة الجداول الزمنية، والمواعيد، والمواعيد النهائية.
• التعامل مع الاتصالات الواردة، والبريد الإلكتروني، والمراسلات وتوجيهها.
• **إدارة المستندات والمحافظة على السجلات:**
• الحفاظ على سجلات الشركة، والملفات، وقواعد البيانات وتحديثها.
• إعداد وتجهيز المستندات، والتقارير، والعروض التقديمية.
• ضمان تخزين المستندات الإدارية بشكل صحيح وحفظها.
• **تنسيق الاتصالات:**
• العمل كنقطة اتصال رئيسية للاتصالات الداخلية والخارجية.
• تنظيم الاجتماعات، وإعداد جداول الأعمال، وتدوين المحاضر، وتوزيع إجراءات المتابعة.
• التواصل مع العملاء، والموردين، والشركاء لترتيب الاجتماعات وحل المشكلات.
• **دعم الإدارة والموظفين:**
• تقديم الدعم الإداري العام للإدارة العليا.
• مساعدة الموظفين في الطلبات المتعلقة باللوازم المكتبية، والخدمات، والمعدات.
• دعم أقسام الموارد البشرية والمالية في المهام الإدارية.
• **إدارة المشتريات والمخزون:**
• طلب اللوازم المكتبية، والمعدات، والمواد الأخرى.
• الحفاظ على مستويات المخزون وضمان تسليم اللوازم في الوقت المناسب.
• **الصحة والسلامة والامتثال:**
• المساعدة في ضمان امتثال المكتب للسياسات الصحية والسلامة.
• الحفاظ على معرفة سياسات الشركة وضمان التزام الموظفين بها.
• **تحسين العمليات:**
• اقتراح وتحسين الإجراءات والنظم الإدارية لزيادة الكفاءة.
• المشاركة في المبادرات المشتركة بين الأقسام لتحسين عمليات الشركة.
• **المهام الإدارية المخصصة:**
• أداء المهام الإدارية الأخرى الموكلة من قبل الإدارة.
• المساعدة في المشاريع والأحداث الخاصة.

المتطلبات

• درجة الدبلوم في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• خبرة عمل تتراوح بين 2 إلى 4 سنوات في مجال الإدارة المكتبية أو الوظائف الإدارية.

المؤهلات الفنية

• إدارة أوامر العمل.
• الإبلاغ المخصص.
• معايير وإجراءات التوثيق المكتبي.
• إدارة المستندات.
• إعداد المستندات.
• إدارة المخزون.
• معالجة الفواتير العامة.