مدير مكتب إدارة المشاريع

1) قيادة فريق مديري المشاريع وإدارة الأداء

• إدارة فريق مديري المشاريع مباشرةً: تحديد توقعات الأداء، إجراء جلسات فردية منتظمة، تقديم مراجعات الأداء، ودعم التطوير المهني.
• تعيين وتحديد أعباء العمل للمشاريع عبر فريق مديري المشاريع بناءً على التعقيد، القدرة، وأهداف النمو، مع ضمان عدم الإفراط في تحميل أي مدير مشروع وضمان التغطية المناسبة لكل مشروع.
• تدريب مديري المشاريع على المنهجية، إدارة أصحاب المصلحة، التحكم في النطاق، والانضباط في التنفيذ، رفع مستوى الحرفة، وليس فقط الامتثال.
• استقبال مديري المشاريع الجدد في نموذج تنفيذ قسم الحلول التجارية: توقعات الإدارة، الأدوات، وتواتر التقارير، ومعايير مشاركة أصحاب المصلحة.
• العمل كنقطة التوجيه الأولى للمشاكل على مستوى مديري المشاريع: إزالة مشاكل التنفيذ، الوساطة في النزاعات بين أصحاب المصلحة، وتقديم حكم كبار المسؤولين على قرارات النطاق أو الجدول المعقدة.

2) إدارة إطار مكتب إدارة المشاريع وضمان التنفيذ

• امتلاك وتنفيذ نموذج إدارة مكتب إدارة المشاريع من البداية إلى النهاية: نقاط التحكم (G0-G5)، أدوات المشروع الدنيا، إجراءات الموافقة من المدير، ومسارات التصعيد.
• إجراء مراجعات ضمان التنفيذ (فحوصات الصحة، مراجعات الامتثال، ونقاط التحقق من الجودة) وقيادة الإجراءات التصحيحية حيث تختلف المشاريع عن المعايير.
• ضمان التطبيق المتسق للإدارة عبر جميع أنماط المشاريع (العلامة البيضاء، الرمادية، التكامل، الهجين) مع الحفاظ على الضوابط العملية والتنفيذية.
• ترأس مجلس ضوابط التغيير: استقبال، تقييم التأثير، الموافقة أو الرفض، إعادة وضع الأساس، والتواصل مع جميع أصحاب المصلحة المتأثرين.

3) ملكية إطار مكتب إدارة المشاريع والتحسين المستمر

• الحفاظ على إطار مكتب إدارة المشاريع لقسم الحلول التجارية وتحسينه باستمرار: دورة حياة المشروع، المعايير، القوالب، مجموعات الأدوات، والكتيبات، حيث يكون مصدر الحقيقة الوحيد لكيفية تنفيذ التنفيذ.
• تحديد وإزالة حالات الانهيار في التنفيذ النظامي: أنماط التوسع في النطاق، اكتشاف الجدوى المتأخر، حلقات العمل المعاد، وثقافات الموافقة الضعيفة.
• العمل بعقلية مركز التميز: تدوين الدروس المستفادة وأفضل الممارسات، ورفع مستوى نضج منهجية مديري المشاريع باستمرار عبر الفريق.
• الحفاظ على وثائق ومعايير استقبال مديري المشاريع، تقليل الوقت اللازم للإنتاجية لمديري المشاريع الجدد، وإزالة الانحراف في المنهجية.

4) تقارير الحافظة والرؤية التنفيذية

• امتلاك وتواتر تقارير الحافظة: مراجعة أسبوعية لصحة الحافظة، حزم الأداء الشهرية، ومواد لجنة التوجيه للمدير والمدير التنفيذي.
• تقديم رؤى مدعومة بالبيانات: التباين في الجدول، التباين في الميزانية، تقلبات النطاق، اتجاهات RAID، ورؤية الاعتماد عبر المشاريع.
• إنشاء وحماية مصدر الحقيقة الوحيد لوضع الحافظة، مع جودة بيانات قوية وتتبع للإدارة عبر Smartsheet ونواتج الإبلاغ.
• تصميم وصيانة لوحة الحافظة: حالة RAG في الوقت الفعلي، تتبع المعالم، استخدام الموارد، والأداء المالي عبر جميع المشاريع المتزامنة.

5) أداء الميزانية، الأساسيات، والضوابط المالية

• ضمان أن يكون لكل مشروع أساس موافق ومُوثق يغطي النطاق، الجدول، والميزانية قبل بدء التنفيذ. لا يبدأ أي مشروع دون أساس موافق.
• مراقبة أداء التكلفة والتنبؤ بالانتهاء من التكلفة عبر الحافظة؛ بدء إجراءات الاسترداد والتصعيد إلى المدير عندما تتجاوز التباينات العتبات المحددة.
• فرض انضباط ضوابط التغيير بحيث يتم تقييم كل تغيير في النطاق رسميًا للتأثير على الوقت والتكلفة، والموافقة قبل بدء التنفيذ.
• تحسين نظافة التقدير والضوابط الإدارية لتمكين المشاريع من الالتزام أو تجاوز الميزانيات المقدرة مسبقًا من خلال تقليل العمل المعاد، ضوابط CR الأكثر صرامة، وتحسين استخدام الموارد.
• التعاون مع المراقب المالي للمشاريع (عند وجوده) على إدارة تحفيز الفواتير، تتبع الربحية لكل مشروع، وعمليات أمر التغيير التجاري.

6) إدارة المخاطر، الاعتماديات، والمخاطر عبر المشاريع

• توحيد إدارة RAID عبر الحافظة: كل مخاطر، افتراض، مشكلة، واعتماد لديه مالك، إجراء تخفيف، ومعيار إغلاق قابل للقياس.
• إبراز وإدارة الاعتماديات عبر المشاريع بشكل استباقي، قيادة التصعيد المبكر والحلول قبل أن تصبح عوائق في التنفيذ.
• الحفاظ على سجل المخاطر على مستوى الحافظة والتصعيد للمخاطر الاستراتيجية إلى المدير قبل أن تصبح أزمات.
• تشغيل عملية المراجعة بعد التنفيذ (PIR) على كل إغلاق للمشروع، وإدراج الدروس المستفادة مرة أخرى في المنهجية ومكتبة القوالب.
• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، الهندسة، تكنولوجيا المعلومات، أو ما يعادلها (مطلوبة)
• PMP، PRINCE2 Practition...

المهارات المطلوبة