سكرتير تنفيذي

المسؤوليات الرئيسية

• إدارة تقويمات التنفيذيين بدقة، وتحديد أولويات المواعيد، وحل تعارضات الجدولة، وضمان تخصيص الوقت الأمثل.
• توقع احتياجات التنفيذيين وتنظيم الجداول اليومية والأسبوعية والشهرية بشكل استباقي.
• تنسيق الاجتماعات والتحضير لها، بما في ذلك إعداد جدول الأعمال والترتيبات اللوجستية ومحاضر الاجتماعات ومتابعة بنود العمل لضمان المساءلة.
• إدارة جميع المراسلات الواردة والصادرة - رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات والاتصالات الرسمية - باحترافية وتكتم.
• صياغة ومراجعة وإنهاء التقارير والعروض التقديمية والرسائل التجارية والإحاطات التنفيذية بمستوى عالٍ من الجودة.
• الحفاظ على أنظمة حفظ ملفات منظمة وسرية للسجلات والعقود والوثائق الحساسة.
• العمل كنقطة اتصال رئيسية بين التنفيذيين والإدارات الداخلية والعملاء والشركاء الخارجيين، وضمان تواصل واضح وفي الوقت المناسب.
• تمثيل المكتب التنفيذي باحترافية في جميع التفاعلات.
• تخطيط وتنسيق الفعاليات المؤسسية والمؤتمرات والاجتماعات التجارية من البداية إلى التنفيذ.
• مراقبة المواعيد النهائية الحرجة وضمان تسليم المهام والالتزامات في الوقت المناسب.
• تقديم دعم إداري واسع للفريق التنفيذي حسب الحاجة.

المؤهلات

• درجة البكالوريوس أو دبلوم في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• 2-5 سنوات من الخبرة كسكرتير تنفيذي أو في دور إداري مماثل.
• مهارات ممتازة في التواصل اللفظي والكتابي باللغتين الإنجليزية والعربية.
• مهارات تنظيمية قوية وإدارة الوقت.
• إتقان استخدام Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بتكتم.
• اهتمام قوي بالتفاصيل والقدرة على العمل تحت الضغط.
• مظهر مهني ومهارات شخصية ممتازة.

المهارات المطلوبة