مساعد شخصي

المسؤوليات

• إدارة التقويم الشخصي للرئيس، والمواعيد، والاجتماعات الخاصة، والجدول اليومي.
• تنسيق ترتيبات السفر الشخصية والعائلية، بما في ذلك الرحلات الجوية والإقامة والنقل والتأشيرات ومسارات السفر.
• التعامل مع الطلبات الشخصية والعائلية والمواعيد والحجوزات والمشتريات والمتطلبات اليومية الأخرى.
• التنسيق مع أفراد الأسرة والموظفين المنزليين والسائقين والعمال المنزليين وموظفي الأمن وغيرهم من الموظفين الشخصيين.
• تنظيم جداول ومهام وحضور وإجازات ومتطلبات إدارية للموظفين الشخصيين للرئيس.
• متابعة الرواتب ووثائق التوظيف وتصاريح الإقامة والتأمين وترتيبات السفر والمتطلبات الأخرى المتعلقة بالموظفين الشخصيين.
• الإشراف على الأمور المتعلقة بالممتلكات الخاصة المملوكة للرئيس والمساكن والمزارع والمركبات والأصول الشخصية الأخرى.
• تنسيق الصيانة والإصلاحات والتنظيف والأمن والتأثيث ودفع فواتير الخدمات والتجديدات ومقدمي الخدمات للممتلكات والأصول الخاصة.
• الحفاظ على سجلات دقيقة للأصول الشخصية والعقود والضمانات ووثائق التأمين والتراخيص والاشتراكات وتواريخ التجديد.
• متابعة الموردين والمقاولين ومقدمي الخدمات والجهات الحكومية والبنوك والأطراف الخارجية الأخرى في الأمور الشخصية.
• مراجعة وتنظيم الفواتير الشخصية والمصروفات والمدفوعات وعروض الأسعار والمستندات الداعمة بالتنسيق مع المحاسب أو ممثل المالية المعني.
• إعداد المراسلات الشخصية والخطابات والنماذج والتقارير والمستندات حسب توجيهات الرئيس.
• استلام وتنظيم ومتابعة الاتصالات الشخصية للرئيس والطلبات المسندة.
• تتبع المهام المسندة وضمان إنجازها بدقة وفي المواعيد النهائية المطلوبة.
• الحفاظ على أنظمة حفظ ملفات منظمة مادية وإلكترونية للوثائق الشخصية والعائلية والموظفين والممتلكات والمركبات والأصول.
• حماية سرية جميع المعلومات الشخصية والعائلية والمالية والقانونية والمتعلقة بالأصول.
• التوفر للاستجابة للمتطلبات الشخصية العاجلة والأولويات المتغيرة عند الضرورة.
• أداء أي واجبات شخصية أو إدارية أخرى يسندها الرئيس مباشرة.

المؤهلات

• دبلوم أو بكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو مجال ذي صلة.
• 3-5 سنوات خبرة كمساعد شخصي أو مساعد تنفيذي، ويفضل دعم رئيس أو مالك عمل أو مكتب عائلي.
• خبرة في إدارة المواعيد الشخصية والمتطلبات العائلية وترتيبات السفر والممتلكات الخاصة والأصول والموظفين الشخصيين.
• مهارات قوية في التنظيم والمتابعة والتواصل والسرية.
• إتقان استخدام مايكروسوفت أوفيس، ومهارات تواصل جيدة بالعربية والإنجليزية.
• القدرة والرغبة في القيادة كجزء من المسؤوليات اليومية للدور.
• رخصة قيادة سعودية سارية المفعول إلزامية.
• المرونة للعمل خارج ساعات العمل العادية والسفر عند الحاجة.
• سعودي الجنسية.

المزايا

• تغطية تأمين طبي شامل
• نظام معاشات تقاعدية وفقًا لأنظمة العمل السعودية
• إجازة سنوية مدفوعة الأجر وعطلات رسمية
• فرص التطوير المهني والتدريب

المهارات المطلوبة