سكرتير

المسؤوليات الرئيسية والأنشطة

• إدارة المهام الإدارية والمكتبية اليومية لدعم عمليات القسم.
• تنظيم وصيانة التقويمات والمواعيد والجداول.
• إعداد وتنسيق ومراجعة الرسائل والمذكرات والتقارير والعروض التقديمية والمستندات الأخرى.
• صيانة أنظمة حفظ الملفات وضمان تخزين المستندات وتحديثها وسهولة الوصول إليها.
• استقبال الزوار والرد على المكالمات الهاتفية والتعامل مع الاستفسارات العامة بشكل احترافي.
• ترتيب الاجتماعات وتجهيز غرف الاجتماعات وتقديم الدعم الإداري المطلوب.
• تسجيل وتوزيع محاضر الاجتماعات عند الحاجة.
• تنسيق الاتصالات بين المدير والموظفين والإدارات الداخلية والأطراف الخارجية.
• استقبال وفرز وتحويل رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات والمراسلات الرسمية حسب الحاجة.
• متابعة المهام المسندة والمستندات المعلقة والموافقات المطلوبة.
• دعم ترتيبات السفر وحجوزات الفنادق والنقل والخدمات اللوجستية ذات الصلة عند الحاجة.
• ضمان التواصل في الوقت المناسب والتوثيق السليم للطلبات والردود.
• اتباع السياسات والإجراءات والعمليات الإدارية المعتمدة.
• ضمان امتثال جميع المستندات والمراسلات للمعايير الداخلية ومتطلبات الموافقة.
• دعم تنفيذ الإجراءات المكتبية لتحسين الكفاءة والتنظيم.
• الحفاظ على سرية المعلومات الحساسة والمستندات الرسمية.
• تحديد المشكلات الإدارية ورفعها إلى المدير المباشر عند الحاجة.
• الحفاظ على سرية وسلامة وتوافر المستندات والمعلومات.
• التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية وفقًا لسياسات الشركة.
• ضمان التحكم المناسب في الوصول إلى الملفات والسجلات والمراسلات الرسمية.
• تجنب المشاركة أو النسخ أو الإفصاح غير المصرح به عن معلومات الشركة.
• الإبلاغ عن أي حوادث أو انتهاكات مشتبه بها لأمن المعلومات إلى الإدارة المختصة.

المؤهلات الأكاديمية والمهنية

سنوات وطبيعة الخبرة

• من 2 إلى 4 سنوات من الخبرة في أدوار السكرتارية أو الإدارية أو الدعم المكتبي.

المهارات المطلوبة