مساعد مدير - شريك أعمال المالية والمشتريات

• دعم إعداد وإدارة الميزانية السنوية والخطط المالية لقسم التسويق.
• العمل مع فرق التسويق للتنبؤ بمتطلبات الإنفاق عبر الحملات والفعاليات والإعلام والرعايات والوكالات والأنشطة الأخرى.
• مراقبة الإنفاق الفعلي والالتزامات والميزانيات المتاحة مقابل الخطط المعتمدة.
• إعداد تقارير الميزانية الدورية والتوقعات وتحليلات التباين والتحديثات المالية لقادة التسويق.
• تحديد مخاطر الميزانية المحتملة والإفراط في الإنفاق والإنفاق الناقص وفجوات التمويل، والتوصية بالإجراءات المناسبة.
• دعم تحويلات الميزانية وإعادة التخصيص والاستحقاقات وأنشطة الإغلاق المالي السنوي.
• ضمان توزيع التكاليف بدقة عبر وظائف التسويق والمشاريع والحملات ومراكز التكلفة.
• تنسيق متطلبات المشتريات للحملات التسويقية والفعاليات وخدمات الإعلام والوكالات الإبداعية وخدمات الإنتاج والبحوث والأنشطة التسويقية الأخرى.
• دعم إعداد وتقديم طلبات الشراء وطلبات تقديم العروض ووثائق المناقصات وأوامر الشراء.
• العمل مع أصحاب المصلحة في التسويق لتطوير نطاقات عمل واضحة ومتطلبات فنية ومخرجات ومعايير تقييم تجارية.
• تتبع أنشطة المشتريات من الطلب الأولي عبر التوريد والتقييم والتعاقد وإصدار أمر الشراء والدفع.
• ضمان دعم طلبات المشتريات بالموافقات والوثائق المطلوبة.
• الحفاظ على رؤية الجداول الزمنية للمشتريات ومتابعة الإجراءات المتأخرة أو المعلقة.
• تنسيق تسجيل الموردين والوكالات الجدد للتسويق.
• الحفاظ على سجلات دقيقة لعقود الموردين وأوامر الشراء والمخرجات وجداول الدفع وتواريخ انتهاء العقود.
• مراقبة أداء الموردين مقابل مستويات الخدمة المتفق عليها والمخرجات والجداول الزمنية والميزانيات.
• دعم تجديد العقود والتعديلات والتمديدات وأنشطة الإغلاق.
• التنسيق مع المشتريات والقانونية لمعالجة المسائل التعاقدية أو التجارية أو المتعلقة بالموردين.
• دعم حل نزاعات الموردين والتسليمات المتأخرة وتناقضات الفواتير ومشكلات الدفع.
• مراجعة الفواتير والمستندات الداعمة للتأكد من توافقها مع العقود وأوامر الشراء والمخرجات المكتملة.
• التنسيق مع فرق التسويق للحصول على تأكيد الخدمات والموافقات قبل معالجة المدفوعات.
• تتبع الفواتير والمدفوعات والمتابعة مع المالية والمشتريات والموردين بشأن العناصر المعلقة.
• الحفاظ على سجلات دقيقة للالتزامات المالية والفواتير والاستحقاقات وحالة الدفع.
• دعم الحل في الوقت المناسب للفواتير المحظورة أو المرفوضة أو المقدمة بشكل غير صحيح.
• العمل كحلقة وصل تشغيلية رئيسية بين التسويق والإدارات المالية والمشتريات والقانونية والوظائف المؤسسية الأخرى.
• تقديم المشورة لأصحاب المصلحة في التسويق بشأن العمليات المالية والمشتريات والتعاقد ذات الصلة.
• دعم فرق التسويق في تخطيط المهل الزمنية للمشتريات واختيار نهج التوريد المناسب.
• تسهيل اجتماعات مراجعة الميزانية والمشتريات الدورية مع أصحاب المصلحة في التسويق.
• تقديم تحديثات واضحة للإدارة حول حالة الميزانية وتقدم المشتريات والمخاطر والقرارات المطلوبة.
• بناء علاقات فعالة مع الفرق الداخلية والوكالات والموردين ومقدمي الخدمات.
• ضمان امتثال جميع الأنشطة المالية والمشتريات للتسويق للسياسات التنظيمية والتفويضات ومتطلبات الموافقة.
• الحفاظ على وثائق كاملة ودقيقة لدعم مراجعات الحوكمة والتدقيق الداخلي أو الخارجي.
• تطوير وصيانة أدوات التتبع ولوحات المعلومات والتقارير والسجلات التشغيلية للميزانيات والعقود وأوامر الشراء والمدفوعات.
• تحديد الفجوات في العمليات والتوصية بالتحسينات لزيادة الكفاءة والرؤية والامتثال.
• دعم تطوير القوالب الموحدة والإرشادات وإجراءات العمل لعمليات التسويق.
• مراقبة المؤشرات التشغيلية الرئيسية، بما في ذلك وقت تحول المشتريات واستخدام الميزانية وحالة الدفع وأداء الموردين.

المؤهلات

• درجة البكالوريوس في المالية أو المحاسبة أو إدارة الأعمال أو المشتريات أو إدارة سلسلة التوريد أو مجال ذي صلة.
• الشهادة المهنية في المالية أو المشتريات أو سلسلة التوريد أو إدارة المشاريع تعتبر ميزة.
• خبرة لا تقل عن 4-6 سنوات في العمليات المالية أو المشتريات أو العمليات التجارية أو الشراكة التجارية أو إدارة الميزانية.
• الخبرة السابقة في دعم وظيفة التسويق أو الاتصالات أو الفعاليات أو الإعلام أو الرعايات مفضلة.
• خبرة في إدارة الميزانيات وطلبات الشراء وأوامر الشراء والعقود والفواتير وعلاقات الموردين.

المهارات المطلوبة