منسق العروض
Bid Coordinator
يدعم منسق العروض إعداد وإنتاج وتقديم عروض عالية الجودة، والاستبيانات المسبقة، والعروض التقديمية من خلال الجمع بين تنسيق المحتوى وإدارة المستندات والتصميم الإبداعي. يضمن الدور أن تكون جميع العروض متوافقة وجذابة بصريًا ومتوافقة مع معايير العلامة التجارية، مع تنسيق المدخلات عبر الفرق الفنية والتجارية وفرق تطوير الأعمال. كما يدعم منسق العروض في تسجيلات العملاء وإدارة حسابات الموردين.
المسؤوليات الرئيسية
· التصميم الجرافيكي وإنتاج المستندات
· تنسيق العروض والإدارة
· تسجيل العملاء وإدارة الموردين
· الجودة والامتثال
· إدارة المعرفة وتنظيم المحتوى
· التنسيق عبر الوظائف
- تصميم تخطيطات احترافية للعروض، وأغلفة، وقوالب، وإنفوجرافيك، ورسوم بيانية، وأيقونات.
- تحويل المعلومات التقنية إلى رسومات / إنفوجرافيك واضحة وجذابة بصريًا (خرائط العمليات، الجداول، المخططات التنظيمية، الخطوط الزمنية).
- ضمان اتساق العلامة التجارية عبر جميع العروض (الخطوط، الألوان، الثيمات، القوالب).
- إعداد ملفات PDF عالية الجودة، ونسخ جاهزة للطباعة، وتحميل تقديمات رقمية متوافقة.
- إعداد العروض التقديمية، والكتيبات، والمواد الرقمية عند الحاجة.
- تنسيق أنشطة تقديم العروض من البداية إلى النهاية لـ PQQs و RFIs و RFQs و RFPs.
- تطوير وإدارة جداول التقديم، وضمان التزام المساهمين بالمواعيد النهائية.
- الحفاظ على متتبع العروض، وسجلات الإجراءات، ومصفوفات المسؤولية.
- دعم الامتثال للعروض من خلال فحص المستندات مقابل تعليمات العملاء والقوالب والمتطلبات.
- تجميع مدخلات المحتوى من الفرق الفنية، والسير الذاتية، ودراسات الحالة، والمواد المؤسسية.
- إعداد المسودات، وهيكل الأقسام، وتنسيق جميع عناصر العرض للمراجعة النهائية.
- تنسيق وإكمال عمليات تسجيل الموردين مع العملاء الحكوميين وشبه الحكوميين والخاصين.
- الحفاظ على ملفات التسجيل محدثة على منصات العملاء.
- ضمان أن تكون جميع المستندات المطلوبة (التراخيص، الشهادات، البيانات المالية، نماذج الامتثال) محدثة ومرفوعة.
- تتبع حالة الموافقات وتجديدات التسجيل.
- فحص المستندات للتأكد من التنسيق والترابط والالتزام بإرشادات العلامة التجارية.
- ضمان الامتثال لقوالب العملاء، وحدود الصفحات، ومتطلبات التقديم الإلزامية.
- إجراء فحوصات الجودة (التخطيط، الرسومات، الترقيم، جدول المحتويات، المراجع التبادلية).
- دعم المراجعات مع التعديلات المنظمة وتحسينات العرض التقديمي.
- الحفاظ على مكتبة محتوى العروض.
- تحديث القوالب والمعلومات المؤسسية وأصول العلامة التجارية.
- التقاط الدروس المستفادة وتنفيذ التحسينات في التقديمات المستقبلية.
- المساعدة في إنشاء قوالب قابلة لإعادة الاستخدام لأقسام العروض الشائعة.
- التعاون مع فرق تطوير الأعمال والفنية والتجارية لجمع المدخلات.
- توصيل المتطلبات والمواعيد النهائية بوضوح لجميع أصحاب المصلحة.
- دعم التوضيحات، والردود على الإضافات، ولوجستيات التقديم.
- المشاركة في اجتماعات البدء، واجتماعات التقدم، وجلسات المراجعة.
المؤهلات
· درجة البكالوريوس في التصميم الجرافيكي، أو الاتصال البصري، أو التسويق، أو إدارة الأعمال، أو الهندسة المعمارية، أو الهندسة، أو مجال ذي صلة.
· يمكن النظر في مزيج من التعليم ذي الصلة والخبرة العملية في إنتاج العروض/العطاءات بدلاً من درجة محددة.
· 3-5 سنوات من الخبرة في تنسيق العروض وإنتاج العروض في صناعة AEC.
· خبرة سابقة في العمل مع شركات PMC أو شركات الاستشارات الهندسية.
· خبرة في المملكة العربية السعودية.
· خبرة في تسجيل الموردين وعمليات تقديم العروض عبر Ariba أو Etimad أو Oracle أو منصات مشتريات مماثلة.
· القدرة على التنسيق والتعاون مع فرق متعددة التخصصات وعبر الوظائف.
· إتقان استخدام حزمة Microsoft Office (Word و PowerPoint و Excel) و Adobe Creative Suite (InDesign و Acrobat Pro و Photoshop).
· مهارات قوية في إدارة الوقت وتحديد الأولويات: القدرة على التخطيط والإنتاج وإدارة تقديمات أو مهام متعددة بشكل متزامن ضمن مواعيد نهائية ضيقة.
· مهارات قوية في التنظيم وإدارة المستندات، مع خبرة في مراقبة الجودة لتقديم العروض.
· مهارات كتابة وتحرير قوية لمستندات العروض والعطاءات. إتقان اللغتين العربية والإنجليزية أمر إلزامي.
· مؤهل للعمل في المملكة العربية السعودية.