مسؤول الشؤون الإدارية

الخصائص العامة (ملخص الوظيفة)

دور نشط للشؤون الإدارية في موقع مشاريع الهندسة والإنشاءات.

العمل كجزء لا يتجزأ من الدعم الإداري الشامل لفريق عمليات الموقع لمشاريع الهندسة والإنشاءات.

المسؤوليات والأدوار

التنسيق مع المقاولين من الباطن / الموردين للمخيم والتموين، والمركبات المستأجرة، واللوازم المكتبية، وإمدادات الوقود، وخدمات الأمن، ووكالات تذاكر الطيران، والمرافق الطبية في الموقع، وخدمات التأمين الطبي للموظفين العاملين في الموقع.

بدء وتنسيق عملية الشراء والدفع للمواد المكتبية والأثاث والتجهيزات وفقًا لمتطلبات الموقع و MPR.

الإشراف اليومي وصيانة المكاتب في الموقع وإدارة إمدادات المرافق.

جدولة المواعيد وتنسيق متطلبات إدارة الموقع / مدير الإدارة مع الشبكات الخارجية بما في ذلك الجهات الحكومية والمستشفيات والفنادق وموفري النقل والخدمات اللوجستية وغيرها.

التنسيق النشط لعلاقات الموظفين وبرامج مشاركة الموظفين.

مساعدة إدارة الموقع في أنشطة العلاقات الحكومية والاهتمامات ذات الصلة في الموقع.

شراء وإدارة أصول SAP وغير SAP.

إدارة الموردين.

العقود / أوامر الشراء.

إعداد تقارير النفقات.

الحصول على التصاريح أو الشهادات اللازمة للموظفين / العمال الأجانب للإقامة في البلد في الموقع، بما في ذلك إصدار تأشيرة.

توظيف وتدريب الموظفين الإداريين - شراء المعدات والتجهيزات المكتبية.

إعداد تقارير النفقات.

أداء الواجبات الإدارية العامة التي قد تشمل التعامل مع الأمور السرية، والحفاظ على سجلات الموظفين، ومراقبة وإعداد أوراق الوقت، ومراقبة التكاليف المحملة على القسم / المشروع، وإعداد قسائم النفقات، وترتيبات السفر المناسبة، وتنسيق الاجتماعات.

جدولة المواعيد وتنسيق واجهة القسم أو المدير مع منظمات الشركة الأخرى والعملاء والمجموعات الخارجية - إنشاء وصيانة ملفات القسم و / أو المشروع.

البحث وتلخيص المعلومات والبيانات الداعمة للتحضير للاجتماعات ومشاريع العمل والتقارير والعروض التقديمية.

طلب والحفاظ على اللوازم والمعدات للقسم. تخطيط وتوجيه وتنظيم ومراقبة الأنشطة الإدارية العامة اليومية في الموقع.

يفضل في مجال مصانع EPC للغاز / البتروكيماويات.

خبرة في وضع سياسة وإجراءات الشؤون الإدارية العامة.

يفضل الخبرة الكتابية المكتسبة في موقع المشروع في صناعة النفط والغاز أو صناعة البتروكيماويات.

خبرة في الإدارة العامة من خلال العمل كموارد بشرية وشؤون إدارية عامة و ERO في مشاريع مختلفة.

خبرة في العمل في مواقع المشاريع المستقلة والمشتركة.

المعرفة

موقف مجتهد وتعاوني.

عقلية إيجابية واستباقية ومستقلة وشفافة وموجهة نحو العمليات.

توفير التواصل المناسب فيما يتعلق بمكافآت الموظفين بما يضمن مبدأ ومبدأ مكافأة الشركة.

دعم مدير الإدارة الميدانية لتطوير وتنفيذ سياسات وإجراءات الموارد البشرية وفقًا لفلسفة المكافآت المؤسسية.

التميز في Microsoft Word و Excel و PowerPoint.

معرفة بمتطلبات التأشيرات ومعالجتها وإجراءات السفارات والبطاقة المدنية ومعالجة المستندات الطبية وتسجيل الشركة والموافقات الخاصة من الحكومة.

معرفة بأنشطة العلاقات الحكومية لدعم PRO.

معرفة كافية بعملية الشراء وأسعار السوق وتوافر المواد (القرطاسية).

معرفة بإصدار تذاكر الطيران والتأمين على السفر مع فعالية التكلفة للشركة.

معرفة في إعداد وتحليل اتفاقيات خدمات المقاولين من الباطن / الموردين من خلال توقع المشكلات التي قد تنشأ في المستقبل من حيث الخدمات أو المطالبات.

معرفة في مطالبات التأمين الطبي، وخبرة في التفاوض مع الخدمات الطبية وإجراءات التأمين الطبي.

الكفاءات

إدارة العمل

إدارة التكاليف

التواصل

معرفة الأنظمة

مراقبة المستندات

التنسيق

الامتثال

إجراءات الحوادث / الإصابات (التقرير) وإدارة المخاطر

مشاركة الأصول والخبرات

إعداد التقارير

معلومات إضافية

السكن

تذاكر الطيران

التأمين الطبي

النقل

تتبع سامسونج للهندسة ممارسات التوظيف العادلة والقائمة على الجدارة. نحن لا نفرض أي رسوم أثناء عملية التوظيف.