مراقب مستندات

الخصائص العامة (ملخص الوظيفة)

الإشراف على وظيفة مراقبة المستندات وقيادتها داخل مشروع أو مؤسسة، وتطوير وتنفيذ سياسات وإجراءات مراقبة المستندات، وإدارة موظفي مراقبة المستندات، وضمان الحفاظ على أعلى معايير ممارسات مراقبة المستندات.

إدارة المستندات المتعلقة بالبناء للمشروع بشكل منهجي لضمان سير العمل بسلاسة.

إدارة مستندات المشروع.

جمع البيانات وبناء قاعدة بيانات.

إدارة نظام المستندات والإرساليات.

المسؤوليات والأدوار

قيادة وإدارة فريق من مراقبي المستندات.

العمل كمسؤول نظام المشروع لنظام إدارة المستندات الإلكتروني (EDMS).

الإشراف على قواعد بيانات متعددة (سجلات) لتتبع جميع المراسلات وملفاتها الإلكترونية.

مراجعة وتأكيد التقارير المتعلقة بقضايا مراقبة المستندات.

مراجعة وتأكيد المستندات الرسمية المقدمة للعميل والمقاولين من الباطن.

اتخاذ إجراءات للاستجابة لمتطلبات العميل أو فريق إدارة المشروع أو المقاولين من الباطن بشأن قضايا مراقبة المستندات.

قيادة تتبع التسهيلات لتمكين تحديث المستندات بسهولة.

إدارة الإرساليات والخطابات لتقديم المستندات إلى العميل.

إدارة جميع المستندات الفنية، مثل التقارير والرسومات والمخططات، وجمعها وتسجيلها في النظام.

الإشراف على حفظ المستندات في السجلات الورقية والرقمية وضمان التخزين المناسب وضمان أحدث المراجعات لجميع المستندات.

الإشراف على تسجيل الرسومات المنتجة للمشاريع وتوزيعها على الموظفين المخصصين ومنع استخدام المستندات الملغاة.

إدارة الإرساليات للرسومات/المستندات العامة لنقلها إلى العميل أو للأغراض الداخلية.

إدارة تقرير التقدم أسبوعيًا وفي نهاية الشهر لضمان فحص جميع أنشطة التخصصات الأخرى التي تتطلب فحصًا ضمن النشاط واعتمادها.

إدارة ترقيم وتحديد المستندات الورقية والإلكترونية.

الإشراف على توزيع أي مستندات ذات صلة داخليًا في المشروع.

إدارة فحوصات الجودة والامتثال للمستندات.

مراجعة تقارير التقدم حول حالة المستندات.

تأكيد السرية حول المعلومات الحساسة وشروط الاتفاقية.

تدريب وتثقيف مراقب المستندات باستمرار.

0 إلى 4 سنوات من الخبرة في مراقبة المستندات، مع سجل حافل في دور قيادي، ويفضل في صناعة البناء أو النفط والغاز.

المعرفة

الكفاءة في مراقبة المستندات.

مهارات احترافية في برامج MS Office بما في ذلك Outlook وExcel وWord.

مهارات احترافية في Adobe Acrobat وEDMS (أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية) وFMCS وCM Tool وVPIS وSPF (المصنع الذكي).

معرفة إدارية.

خبرة في مراقبة مستندات البناء.

المهارات الفنية / الكفاءات

معرفة متقدمة بعمليات مراقبة المستندات وأفضل الممارسات والمعايير الصناعية.

خبرة في أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS)، مع خبرة في تنفيذ وإدارة هذه الأنظمة.

الإلمام بمنهجيات وعمليات إدارة المشاريع.

مهارات قيادية وإدارة فريق قوية.

مهارات ممتازة في حل المشكلات واتخاذ القرارات.

القدرة على تطوير وتنفيذ استراتيجيات وحلول فعالة لمراقبة المستندات.

قدرة مثبتة على تدريب وتوجيه الموظفين.

معلومات إضافية

تشمل مزايا لدينا

السكن

المواصلات

تذاكر الطيران

التأمين الطبي

تتبع سامسونج للهندسة ممارسات التوظيف العادلة والقائمة على الجدارة. لا نفرض أي رسوم أثناء عملية التوظيف.