مدير مكتب أمامي

• شهادة الثانوية العامة أو GED؛ سنتان من الخبرة في خدمات الضيوف أو الاستقبال أو مجال مهني ذي صلة.
• درجة جامعية لمدة سنتين من جامعة معتمدة في إدارة الفنادق والمطاعم أو الضيافة أو إدارة الأعمال أو تخصص ذي صلة؛ لا يشترط خبرة عملية.
• إدارة العمليات اليومية، وضمان الجودة والمعايير وتلبية توقعات العملاء بشكل يومي.
• تطوير أهداف وخطط محددة لتحديد الأولويات وتنظيم وإنجاز العمل.
• التعامل مع الشكاوى وتسوية النزاعات وحل التظلمات والصراعات أو التفاوض مع الآخرين.
• الإشراف على مستويات التوظيف لضمان تلبية احتياجات خدمة الضيوف والاحتياجات التشغيلية والأهداف المالية.
• ضمان التواصل المستمر مع الموظفين لخلق وعي بالأهداف التجارية وتوصيل التوقعات، والاعتراف بالأداء، وتحقيق النتائج المرجوة.
• فهم تأثير عمليات القسم على الأهداف والغايات المالية العامة للعقار وإدارتها لتحقيق الأهداف أو تجاوزها.
• استخدام مهارات التعامل مع الآخرين والتواصل لقيادة الآخرين والتأثير عليهم وتشجيعهم؛ والدعوة إلى اتخاذ قرارات مالية/تجارية سليمة؛ وإظهار الصدق/النزاهة؛ والقيادة بالقدوة.
• تشجيع وبناء الثقة المتبادلة والاحترام والتعاون بين أعضاء الفريق.
• العمل كقدوة لإظهار السلوكيات المناسبة.
• الإشراف على الموظفين وإدارتهم. إدارة جميع العمليات اليومية. فهم وظائف الموظفين جيدًا بما يكفي لأداء الواجبات في غيابهم.
• إنشاء والحفاظ على علاقات مفتوحة وتعاونية مع الموظفين وضمان قيام الموظفين بذلك داخل الفريق.
• الإشراف على جميع مناطق المكتب الأمامي في غياب مدير المكتب الأمامي أو مساعد مدير المكتب الأمامي.
• تقديم خدمات تتجاوز التوقعات لرضا العملاء والاحتفاظ بهم.
• تحسين الخدمة من خلال التواصل مع الأفراد ومساعدتهم على فهم احتياجات الضيوف، وتقديم التوجيه والملاحظات والتدريب الفردي عند الحاجة.
• الاستجابة للتعامل مع مشاكل وشكاوى الضيوف.
• تقديم مثال إيجابي في علاقات الضيوف.
• تمكين الموظفين من تقديم خدمة عملاء ممتازة.
• مراقبة سلوكيات خدمة الموظفين وتقديم ملاحظات للأفراد.
• التفاعل مع العملاء للحصول على ملاحظات حول جودة المنتج ومستويات الخدمة والرضا العام.
• ضمان فهم الموظفين لتوقعات ومعايير خدمة العملاء.
• التفاعل مع الضيوف للحصول على ملاحظات حول جودة المنتج ومستويات الخدمة.
• التأكيد على رضا الضيوف خلال جميع اجتماعات الأقسام والتركيز على التحسين المستمر.
• تنفيذ برنامج التعرف على العملاء/الخدمة، والتواصل وضمان العملية.
• تدريب الموظفين ومراقبة الالتزام بجميع سياسات وإجراءات الائتمان لتقليل الديون المعدومة والخصومات.
• الإشراف على إجراءات البيع في نفس اليوم لتعظيم إيرادات الغرف والتحكم في إشغال العقار.
• الإشراف على عمليات نوبات الاستقبال اليومية وضمان الامتثال لجميع السياسات والمعايير والإجراءات.
• ضمان تطبيق سياسات العقار بشكل عادل ومتسق، وإكمال إجراءات التأديب والتوثيق وفقًا لإجراءات التشغيل القياسية والمحلية (SOPs وLSOPs) ودعم عملية مراجعة الأقران.
• دعم الاحتياجات التطويرية للآخرين وتدريبهم أو إرشادهم أو مساعدتهم بطرق أخرى لتحسين معرفتهم أو مهاراتهم.
• التماس ملاحظات الموظفين، واستخدام سياسة «الباب المفتوح»، ومراجعة نتائج رضا الموظفين لتحديد ومعالجة مشاكل أو مخاوف الموظفين.
• إحضار القضايا المتعلقة برضا الموظفين إلى انتباه مدير القسم والموارد البشرية.
• المساعدة عند الحاجة في مقابلة وتوظيف أعضاء فريق الموظفين بالمهارات المناسبة.
• دعم برنامج توجيه الأقسام للموظفين لتلقي التدريب المناسب للموظفين الجدد لأداء وظائفهم بنجاح.
• المشاركة في إجراءات تأديب الموظفين التصاعدية.
• تقديم المعلومات للمشرفين وزملاء العمل والمرؤوسين عبر الهاتف أو كتابيًا أو البريد الإلكتروني أو شخصيًا.
• تحليل المعلومات وتقييم النتائج لاختيار أفضل حل وحل المشكلات.
• إبلاغ و/أو تحديث المديرين التنفيذيين والأقران والمرؤوسين بالمعلومات ذات الصلة في الوقت المناسب.
• أداء جميع الواجبات في مكتب الاستقبال حسب الضرورة.
• إدارة نوبات مكتب الاستقبال كلما لزم الأمر.
• المشاركة في اجتماعات الأقسام والتواصل المستمر برسالة واضحة ومتسقة بشأن أهداف مكتب الاستقبال لتحقيق النتائج المرجوة.

المهارات المطلوبة