مسؤول وثائق أول

المسؤوليات الرئيسية

• إدارة عملية التحكم في الوثائق من البداية إلى النهاية لمشاريع البنية التحتية وتطوير الأراضي.
• ضمان تسجيل جميع وثائق المشروع الواردة والصادرة وتوزيعها وتتبعها وأرشفتها بدقة.
• الحفاظ على ترقيم الوثائق والتحكم في المراجعات والإرساليات وسجلات الوثائق وفقًا لإجراءات التحكم في وثائق المشروع.
• التحقق من جودة الوثائق واكتمالها وامتثالها قبل التوزيع.
• إدارة وصيانة أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) مثل Aconex و Autodesk Construction Cloud (ACC) و SharePoint أو منصات معتمدة أخرى.
• مراقبة سير عمل الوثائق والموافقات ودورات المراجعة لضمان المعالجة في الوقت المناسب.
• ضمان امتثال البيانات الوصفية للوثائق وهياكل الحفظ واصطلاحات التسمية لمعايير المشروع.
• التنسيق مع مديري المشاريع ومديري التصميم والمهندسين والاستشاريين والمقاولين والعملاء بشأن تقديمات الوثائق والموافقات.
• دعم الفرق متعددة التخصصات من خلال ضمان الوصول في الوقت المناسب إلى أحدث الوثائق المعتمدة.
• مراقبة حالة مراجعة الوثائق والمتابعة الاستباقية للإجراءات المتأخرة.
• ضمان الامتثال لإجراءات التحكم في وثائق الشركة ومتطلبات المشروع ومعايير العملاء.
• الحفاظ على مسارات تدقيق دقيقة لجميع معاملات الوثائق.
• دعم عمليات التدقيق الداخلية والخارجية من خلال توفير سجلات الوثائق وأدلة الامتثال.
• حماية المعلومات السرية والحساسة للمشروع.
• إعداد تقارير أسبوعية وشهرية للتحكم في الوثائق، بما في ذلك حالة التقديم والوثائق المتأخرة ومقاييس الموافقة على الوثائق.
• الحفاظ على سجلات الوثائق وسجلات الإرساليات وسجلات الرسومات وسجلات المراسلات.
• تقديم تقارير حالة الوثائق إلى قيادة المشروع والعملاء حسب الحاجة.
• اقتراح تحسينات على عمليات وسير عمل التحكم في الوثائق.
• دعم تنفيذ حلول إدارة الوثائق الرقمية ومبادرات الأتمتة.
• تقديم التوجيه والإرشاد لمسؤولي الوثائق المبتدئين عند الاقتضاء.

المؤهلات

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المعلومات أو الهندسة أو تخصص ذي صلة.
• الشهادة المهنية في التحكم في الوثائق أو إدارة المعلومات تعتبر ميزة.

الخبرة

• خبرة لا تقل عن 7-10 سنوات في التحكم في الوثائق داخل إدارة المشاريع (PMC) أو استشارات الهندسة أو البناء أو مشاريع البنية التحتية.
• خبرة مثبتة في دعم مشاريع تطوير الأراضي أو البنية التحتية أو الطرق أو المرافق أو المشاريع الضخمة.
• خبرة في إدارة الرسومات الهندسية والوثائق الفنية وطلبات المعلومات (RFIs) والتقديمات والمواصفات والتقارير ومراسلات المشروع.
• خبرة في العمل مع الاستشاريين الدوليين وفرق المشاريع متعددة التخصصات.

المهارات المطلوبة