أخصائي إداري
Specialist - Administrative
القسم: الرياضة والترفيه
الإدارة: RSSE
الشركة: شركة البحر الأحمر للرياضة والترفيه (RSSE)
من الأرض إلى البحر – تجارب نشطة في أنقى صور الطبيعة
شركة البحر الأحمر للرياضة والترفيه (RSSE)، وهي شركة مملوكة بالكامل لشركة البحر الأحمر العالمية (RSG)، مكرسة لإنشاء وتشغيل وتقديم تجارب عالمية المستوى برية وبحرية عبر وجهة البحر الأحمر. من خلال مجموعة علاماتها المتخصصة – Galaxea للمغامرات البحرية، وAKUN لتجارب المغامرات البرية، وWAMA للأنشطة الترفيهية – تقدم RSSE تجارب استثنائية مستوحاة من الطبيعة تحتفي بالمناظر الطبيعية الفريدة للبحر الأحمر. وباعتبارها شريكًا استراتيجيًا للجنة الأولمبية والبارالمبية السعودية، تلعب RSSE دورًا رئيسيًا في تعزيز التجارب الرياضية والمغامرة والترفيهية الشاملة والميسورة والمعترف بها دوليًا والتي تدعم أنماط الحياة النشطة والتميز الرياضي في جميع أنحاء المملكة. واسترشادًا بالالتزام بالابتكار والاستدامة والتميز التشغيلي وتجارب الضيوف التي لا تُنسى، تساهم RSSE في طموحات رؤية السعودية 2030 من خلال المساعدة في وضع البحر الأحمر كوجهة عالمية رائدة للسياحة المتجددة والمغامرة وتجارب الترفيه الفاخرة.
الغرض من الوظيفة
الأخصائي الإداري مسؤول عن تقديم دعم إداري وحجوزات وتنسيق عالي الجودة عبر وظائف خدمات الضيوف والعمليات في RSSE. يضمن هذا الدور إدارة الحجوزات واستفسارات الضيوف والجداول الزمنية والوثائق والسجلات والاتصالات الداخلية بدقة وكفاءة واحترافية لدعم العمليات اليومية السلسة. بالعمل عن كثب مع العمليات وخدمات الضيوف والمالية والحجوزات ووظائف الدعم الأخرى، يلعب الأخصائي الإداري دورًا مهمًا في تنسيق متطلبات الضيوف وضمان نقل المعلومات بدقة عبر الفرق ذات الصلة. يدعم هذا المنصب التسليم السلس لتجارب الرياضات المائية والغوص والمغامرات البرية في RSSE من خلال الحفاظ على سجلات موثوقة وتنسيق الجداول الزمنية والموارد وتقديم دعم إداري سريع الاستجابة. يساهم الدور بشكل مباشر في الكفاءة التشغيلية وجودة الخدمة ورضا الضيوف من خلال الحفاظ على معايير عالية من الدقة والتنظيم والسرية والاحترافية وخدمة العملاء.
المسؤوليات الرئيسية
تنسيق الحجوزات والحجز
الدعم الإداري
تنسيق الضيوف وأصحاب المصلحة
الإدارة المالية والسجلات
دعم الفعاليات والعمليات
- إدارة ومعالجة حجوزات الضيوف وحجوزاتهم للرياضات المائية والغوص وأنشطة المغامرات البرية وتجارب RSSE الأخرى بدقة وفي الأطر الزمنية المطلوبة.
- الرد باحترافية على استفسارات الحجز والتأكيدات والتعديلات والإلغاءات وطلبات التوفر ومتطلبات الضيوف الخاصة.
- تزويد الضيوف بمعلومات واضحة ودقيقة حول الأنشطة والجداول الزمنية والتوفر ومتطلبات الحجز وتفاصيل التجربة ذات الصلة.
- الحفاظ على سجلات حجز وملفات تعريف الضيوف ومعلومات الدفع والتأكيدات والوثائق الداعمة محدثة ودقيقة ضمن الأنظمة والأدوات المعتمدة.
- التنسيق مع العمليات وخدمات الضيوف والمالية والإدارات الأخرى ذات الصلة لضمان توافق متطلبات الضيوف والجداول الزمنية والتوفر والموارد والمتطلبات التشغيلية.
- مراقبة الحجوزات القادمة وتحديد تعارضات الحجز أو المعلومات المفقودة أو المتطلبات التشغيلية التي تتطلب المتابعة بشكل استباقي.
- تسجيل وتصعيد ملاحظات الضيوف أو الشكاوى أو المخاوف المتعلقة بالخدمة إلى الإدارة المناسبة ودعم المتابعة والحل في الوقت المناسب.
- تقديم دعم إداري شامل يومي لعمليات RSSE والإدارات ذات الصلة.
- إعداد ومراجعة ومعالجة والحفاظ على الوثائق الإدارية، بما في ذلك تأكيدات الحجز ومسارات الرحلة والفواتير والإيصالات والعقود والتقارير والمراسلات والنماذج الداخلية.
- إدارة المراسلات الإدارية عبر البريد الإلكتروني والهاتف وقنوات الاتصال المعتمدة الأخرى.
- أداء إدخال البيانات بدقة وحفظ الملفات ومراقبة المستندات وإدارة السجلات والواجبات الإدارية العامة.
- دعم تنسيق الاجتماعات، بما في ذلك الجدولة وإعداد الوثائق والمتابعة الإدارية عند الحاجة.
- الحفاظ على أنظمة حفظ إلكترونية وورقية منظمة لضمان سهولة الوصول إلى المستندات والمعلومات.
- ضمان بقاء مساحات العمل الإدارية والسجلات والملفات والوثائق منظمة ومحافظة عليها وفقًا للمعايير المهنية.
- مراقبة اللوازم والمواد الإدارية وتنسيق إعادة التعبئة عند الحاجة.
- تقديم دعم احترافي وسريع الاستجابة للضيوف طوال عملية الحجز والإجراءات الإدارية.
- التواصل مع الفرق الداخلية لضمان نقل طلبات الضيوف والمتطلبات التشغيلية بدقة ومعالجتها على الفور.
- الحفاظ على نهج مهني ومهذب وموجه نحو الخدمة في جميع التفاعلات مع الضيوف وأصحاب المصلحة.
- دعم تنسيق طلبات الضيوف الخاصة ومتطلباتهم مع الفرق التشغيلية ذات الصلة.
- بناء علاقات عمل فعالة مع الإدارات الداخلية وشركاء المنتجعات والموردين وأصحاب المصلحة الآخرين الداعمين لعمليات RSSE.
- دعم أنشطة إصدار الفواتير والفوترة وتتبع المدفوعات والتسوية بالتنسيق مع المالية.
- الحفاظ على سجلات إدارية ومالية دقيقة تتعلق بالحجوزات ومعاملات الضيوف.
- ضمان تسجيل معلومات الدفع والإيصالات والفواتير والوثائق الداعمة والحفاظ عليها بدقة.
- تصعيد تناقضات الدفع أو المشكلات الإدارية إلى الإدارة ذات الصلة لحلها.
- التعامل مع معلومات الضيوف والتشغيلية والمالية بالسرية والتقدير المناسبين.
- تقديم الدعم الإداري لفعاليات RSSE والعروض الترويجية والتفعيلات الموسمية وبرامج تجربة الضيوف.
- المساعدة في الجداول الزمنية وقوائم الضيوف والاتصالات والوثائق والمتطلبات الإدارية المرتبطة بالفعاليات والأنشطة.