موظف استقبال

مجالات المسؤولية الرئيسية

إدارة الزوار

• استقبال الزوار.
• إبلاغ الموظفين المعنيين عند وصول الزوار.
• الرد على أسئلة الزوار والمكالمات ورسائل البريد الإلكتروني وتزويدهم بالمعلومات ذات الصلة.
• اتباع إجراءات الأمن، مثل مراقبة سجل الزوار وإصدار شارات الزوار.

إدارة الاتصالات

• إدارة أنظمة الاتصالات.
• التعامل مع الاستفسارات والشكاوى عبر الهاتف والبريد الإلكتروني والمراسلات العامة.
• تحويل المكالمات عند الحاجة.
• استلام الرسائل وضمان تمريرها إلى الموظف المختص في الوقت المناسب.

الإدارة المكتبية

• استلام وفرز وتوزيع وإرسال الشحنات اليومية.
• تنظيم منطقة الاستقبال مع الالتزام بإجراءات وقواعد وأنظمة المكتب.
• الاحتفاظ بسجل لمخزون اللوازم المكتبية والمصروفات.
• التوقيع على استلام الطرود وضمان توزيع جميع البريد والطرود وفقًا لذلك.
• المساعدة في المهام الإدارية المؤقتة.

المساءلة الوظيفية

• الكفاءة في الموارد البشرية: التعاون مع الفرق لتحقيق العمل بفعالية. ضمان التواصل الفعال مع الزملاء والمديرين، وإظهار الانفتاح على التوجيهات والملاحظات.
• التسليم: تنفيذ الأنشطة المخطط لها لتحقيق الأهداف التشغيلية والتطويرية وفقًا لجداول التسليم. استخدام الموارد بفعالية لتحقيق الأهداف ضمن التكلفة والوقت المناسبين.
• حل المشكلات: حل أي مشكلات ذات صلة تنشأ وتصعيد أي مشكلات تشغيلية معقدة.
• الجودة: اتباع متطلبات ومواصفات الجودة للمنتجات أو العمليات أو الأنشطة ذات الصلة.
• العمليات التجارية والامتثال: تنفيذ المهام ذات الصلة والامتثال لها وفقًا للسياسات والإجراءات وتعليمات العمل المحددة.
• السلامة: الالتزام بجميع إجراءات وأنظمة السلامة.

المؤهل الأكاديمي

الخبرة العملية

الكفاءات الفنية / الوظيفية

• التواصل
• التنظيم الجيد
• الاهتمام بالتفاصيل
• إدارة الوقت

المهارات المطلوبة