سكرتير

نظرة عامة

• تقديم الدعم الإداري لفريق القسم.
• إدارة المهام اليومية لضمان سير العمل بسلاسة.

المسؤوليات

• **الاستقبال والاتصالات:**
• استقبال المكالمات الهاتفية والاستفسارات والتعامل معها بفعالية.
• توجيه المكالمات والرسائل إلى الأشخاص المعنيين.
• **إدارة المراسلات:**
• كتابة المذكرات والرسائل وجداول المناوبات والمراسلات الأخرى.
• ضمان دقة المحتوى وتنظيمه.
• **معالجة طلبات الموظفين:**
• إدارة طلبات العمل ذات الصلة، مثل المواد، والإجازات، والعمل الإضافي.
• ضمان معالجة الطلبات في الوقت المناسب.
• **الاجتماعات واللجان:**
• تنظيم وحضور اجتماعات اللجان الإدارية.
• تدوين محاضر الاجتماعات والملاحظات.
• **إدارة المستندات:**
• حفظ المستندات بالتسلسل وإنشاء نظام حفظ فعال.
• الحفاظ على المراسلات الإلكترونية وقاعدة البيانات.
• **إدارة البيانات الشخصية:**
• حفظ وتحديث البيانات الشخصية للكوادر الطبية.
• ضمان سرية المعلومات.
• **إعداد العروض التقديمية:**
• إعداد الوسائل البصرية للعروض التقديمية باستخدام Microsoft Power Point وبرامج الرسوميات.
• إعداد العروض الداخلية والخارجية.
• **تحسين الجودة:**
• تطوير وتنسيق برنامج تحسين الجودة ضمن نطاق المسؤوليات.
• ضمان الالتزام بالمعايير الوطنية والدولية.
• **السياسات والإجراءات:**
• الإلمام الكامل بسياسات وإجراءات القسم.
• تنفيذها بفعالية وضمان الامتثال.
• **المؤشرات والبيانات:**
• المشاركة في تطوير المؤشرات وجمع البيانات.
• تحليل وتفسير البيانات المجمعة عند الحاجة.
• **إدارة السلامة والمخاطر:**
• المشاركة في برامج إدارة السلامة والمخاطر.
• الإبلاغ عن الحوادث في النظام ومراجعة الأسباب الجذرية.

المتطلبات

• خبرة سنتان في مجال السكرتارية أو الإدارة.
• درجة البكالوريوس في مجال ذي صلة.
• مهارات ممتازة في التواصل والتنظيم.
• إتقان برامج Microsoft Office.
• القدرة على العمل ضمن فريق ومهارات حل المشكلات.

المهارات المطلوبة