مراقب مستندات

المسؤوليات الرئيسية

• الحفاظ على سجلات وثائق المشروع وسجلاتها وأنظمة تتبعها وتحديثها.
• استلام ومراجعة وتسجيل وتوزيع مستندات المشروع وفقًا للإجراءات المعمول بها.
• التأكد من حفظ جميع المستندات بشكل صحيح، والتحكم في الإصدارات، وسهولة الوصول إليها.
• تتبع مراجعات المستندات والموافقات والتقديمات والإجراءات المعلقة.
• التنسيق مع فرق المشروع والاستشاريين والمقاولين وأصحاب المصلحة الآخرين بشأن تقديم المستندات ومتطلباتها.
• ضمان توزيع المستندات على الأطراف ذات الصلة في الوقت المناسب.
• الحفاظ على أنظمة حفظ الملفات الإلكترونية والورقية وضمان أرشفة المستندات بشكل صحيح.
• دعم إعداد تقارير مراقبة المستندات وتحديثات الحالة.
• ضمان الامتثال لإجراءات ومتطلبات مراقبة المستندات الخاصة بالشركة والعميل.
• مساعدة فرق المشروع أثناء عمليات التدقيق والتفتيش من خلال توفير الوثائق المطلوبة.
• متابعة المستندات المفقودة أو المتأخرة أو المقدمة بشكل غير صحيح والتنسيق مع الأطراف ذات الصلة لحلها.
• أداء واجبات أخرى لمراقبة المستندات وإدارية كما هو مطلوب من قبل فريق المشروع.

المتطلبات

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الهندسة أو إدارة المعلومات أو تخصص ذي صلة.
• 3-7 سنوات من الخبرة ذات الصلة في مراقبة المستندات، ويفضل أن يكون ذلك في مشاريع البناء أو الهندسة أو البنية التحتية أو الاستشارات.
• إجادة استخدام أنظمة إدارة المستندات مثل Aconex أو SharePoint أو منصات مكافئة.
• فهم جيد لإجراءات مراقبة المستندات وسجلات المستندات والتحكم في المراجعات وتوزيع المستندات.
• مهارات تنظيمية قوية مع اهتمام ممتاز بالتفاصيل والدقة.
• مهارات تواصل وشخصية جيدة، مع القدرة على التنسيق الفعال مع فرق المشروع وأصحاب المصلحة المختلفين.
• القدرة على إدارة مستندات وتقديمات ومواعيد نهائية متعددة في بيئة مشروع سريعة الخطى.
• الإلمام ببيئات PMC أو PMO أو البناء أو الاستشارات يعتبر ميزة.

المهارات المطلوبة