سكرتير - مراقب مستندات وإداري

المسؤوليات الرئيسية

إدارة الوثائق

• إجراء تسجيل وتصنيف ومسح ضوئي وأرشفة وإرسال الملفات الإلكترونية / النسخ الورقية، والمستندات المالية، والفواتير، وإجراءات المصنع وغيرها من الوثائق الخاضعة للرقابة لضمان التتبع السليم للمعلومات والوثائق كما هو مطلوب من قبل القسم.
• تشغيل وحدات الحفظ والتي تشمل استلام طلبات سحب الملفات من مختلف الإدارات، والتحقق من التفويض المطلوب، واسترجاع الملفات من وحدة الحفظ وتسجيل حركة الملفات لضمان المتابعة السليمة للملفات المستعارة وإعادتها في الوقت المناسب.
• فتح ملفات جديدة حسب الطلب والتي تشمل استلام طلب فتح الملف وتقديم الرقم المرجعي المناسب من أجل تحديث قوائم الملفات وتوزيع القوائم الجديدة بشكل دوري على الإدارات المعنية للرجوع إليها.
• ضمان الحفاظ على نظام ترقيم تسلسلي مناسب في كل مستند لضمان سهولة الاسترجاع وإدارة المعلومات وفقًا لإجراءات NOMAC.
• التوصية بالحلول المثلى لتحسين إجراءات مراقبة إدارة الوثائق لأنشطة المصنع.

السياسات والعمليات والأنظمة والإجراءات

• الالتزام بجميع السياسات والعمليات والإجراءات التشغيلية القياسية والتعليمات ذات الصلة على مستوى المنظمة والإدارات بحيث يتم تنفيذ العمل بالمعايير المطلوبة وبطريقة متسقة.

التحسين المستمر

• المساهمة في تحديد وتنفيذ مبادرات وبرامج ومشاريع التغيير بما يتماشى مع معايير المنظمة.

الصحة والسلامة والأمن والبيئة

• الالتزام بجميع إجراءات وتعليمات وضوابط الصحة والسلامة والأمن والبيئة ذات الصلة بحيث يمكن ضمان سلامة الموظفين والامتثال البيئي.

المهام ذات الصلة

• أداء أي واجبات أخرى قد يطلبها المدير المباشر.

المؤهلات والخبرة والمهارات

الحد الأدنى من المؤهلات

• شهادة فنية / دبلوم في إدارة الأعمال.

الحد الأدنى من الخبرة

• 13 عامًا من الخبرة في مراقبة الوثائق.

المهارات

• مهارات التخطيط والتنظيم.
• خبرة في استخدام نظام إدارة الوثائق المحوسب.
• الإلمام بالرسومات الفنية ومستندات المناقصات.
• القدرة على التكيف مع التغييرات، وتعدد المهام، والتنظيم، وتحديد الأولويات.
• القدرة على اتباع سير العمل والمعايير.
• الاهتمام القوي بالتفاصيل.

المهارات المطلوبة