مساعد إداري (للسعوديين فقط)
Admin Assistant (Saudi National Only)
ديسيما إنترناشيونال هي شركة خدمات مهنية، تقدم خدمات إدارة المشاريع والرقابة على العملاء في الولايات المتحدة والشرق الأوسط. مهمتنا هي أن نصبح مزود الخدمات المهنية الأول في جميع قطاعات الصناعة التي نعمل بها. لتحقيق ذلك، وضع مؤسسو ديسيما إنترناشيونال صيغة بسيطة لكنها قوية:
التعامل مع كل مشاركة مع العميل كشراكة، وخلق بيئة تجذب المواهب الأكثر كفاءة وتسمح لهم بالازدهار، وتنظيم النمو للحفاظ على التميز في معايير الخدمة لدينا.
نظرة عامة على الدور
نبحث عن مساعد إداري استباقي ومنظم وذو اهتمام بالتفاصيل لدعم الأنشطة الإدارية والتشغيلية اليومية لمكتبنا في المملكة العربية السعودية.
سيساعد المرشح الناجح في ضمان سلاسة العمليات المكتبية من خلال تنسيق الجداول، وإدارة الوثائق والمراسلات، ودعم الاجتماعات وترتيبات السفر، والحفاظ على السجلات المكتبية، ومساعدة الإدارات المختلفة في المتطلبات الإدارية العامة.
يتطلب هذا الدور مهارات قوية في التنظيم والتواصل والمتابعة وتعدد المهام، بالإضافة إلى موقف مهني وموجه نحو الخدمة.
المسؤوليات الرئيسية
- تقديم الدعم الإداري اليومي للإدارة والفرق الداخلية.
- إدارة التقويمات والمواعيد والاجتماعات والجدولة حسب الحاجة.
- تنسيق قاعات الاجتماعات، وإعداد مواد الاجتماعات، ودعم الاجتماعات الداخلية والخارجية.
- التعامل مع المكالمات الواردة ورسائل البريد الإلكتروني والمراسلات والاستفسارات المكتبية العامة بشكل احترافي.
- إعداد وتنسيق وتنظيم وصيانة المستندات والتقارير والعروض التقديمية وجداول البيانات والسجلات الإدارية.
- الحفاظ على أنظمة حفظ الملفات الإلكترونية والورقية بدقة.
- تنسيق ترتيبات السفر للأعمال، بما في ذلك الرحلات الجوية والإقامة والنقل والوثائق ذات الصلة عند الحاجة.
- دعم شراء اللوازم المكتبية، وتتبع المخزون، والتنسيق مع الموردين ومقدمي الخدمات.
- المساعدة في الفواتير وطلبات الشراء ووثائق المصروفات والسجلات الإدارية الأساسية الأخرى.
- تنسيق خدمات البريد السريع والتسليم والمستندات الواردة والصادرة.
- دعم أنشطة التوظيف للموظفين الجدد، بما في ذلك تجهيز محطات العمل والوثائق والتنسيق مع الإدارات ذات الصلة.
- مساعدة الموارد البشرية والعمليات والمالية والإدارات الأخرى في المهام الإدارية حسب الحاجة.
- الحفاظ على معايير المكتب والمساعدة في ضمان بقاء مكان العمل منظمًا واحترافيًا.
- متابعة الإجراءات الإدارية الموكلة وضمان الوفاء بالمواعيد النهائية.
- التعامل مع المعلومات السرية للشركة والموظفين بسرية تامة.
- دعم فعاليات الشركة والاجتماعات وأنشطة الموظفين والمبادرات المكتبية الأخرى عند الحاجة.
المؤهلات
الكفاءات الرئيسية
الملف الشخصي المفضل
المرشح المثالي هو شخص منظم للغاية وسريع الاستجابة واستباقي، وليس شخصًا ينتظر التعليمات في كل مهمة. يجب أن يكون مرتاحًا لدعم العديد من أصحاب المصلحة، والمتابعة باستمرار، وإدارة الأولويات المتغيرة، والحفاظ على الأنشطة الإدارية منظمة في بيئة مهنية سريعة الخطى.
ديسيما إنترناشيونال هي صاحب عمل يتيح تكافؤ الفرص وملتزم بسلامة ورفاهية الجميع. سيحصل جميع المتقدمين المؤهلين على النظر في التوظيف دون تمييز بسبب العرق أو الدين أو العقيدة أو اللون أو الأصل القومي أو النسب أو الجنس (بما في ذلك الحمل أو الولادة أو الرضاعة الطبيعية أو الحالات الطبية المتعلقة بالحمل أو الولادة أو الرضاعة الطبيعية) أو العمر أو الحالة الطبية أو الحالة الزوجية أو حالة الشريك المحلي أو التوجه الجنسي أو الجنس أو الهوية الجنسية أو التعبير الجنسي وحالة المتحولين جنسياً أو الإعاقة العقلية أو الإعاقة الجسدية أو المعلومات الجينية أو الوضع العسكري أو المحاربين القدامى أو المواطنة أو حالة الدخل المنخفض أو أي وضع أو خاصية أخرى محمية بموجب القانون المعمول به.
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو التجارة أو مجال ذي صلة.
- 2-4 سنوات من الخبرة في دور مساعد إداري أو مسؤول مكتب أو مساعد تنفيذي أو دور مشابه.
- الخبرة السابقة في بيئة خدمات مهنية أو هندسة أو إنشاءات أو استشارات أو بيئة متعددة الجنسيات مفضلة.
- إتقان قوي لمايكروسوفت أوفيس، وخاصة أوتلوك وورد وإكسل وباوربوينت.
- مهارات تواصل كتابية وشفوية قوية باللغتين الإنجليزية والعربية.
- مهارات تنظيمية وإدارة وقت جيدة.
- اهتمام قوي بالتفاصيل والقدرة على الحفاظ على سجلات دقيقة.
- القدرة على إدارة أولويات متعددة والمتابعة بفعالية.
- مظهر احترافي وأسلوب تواصل.
- القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بشكل مناسب.
- التنظيم والتخطيط
- الاهتمام بالتفاصيل
- مهارات التواصل والتعامل مع الآخرين
- المتابعة والمساءلة
- إدارة الوقت
- حل المشكلات
- تعدد المهام وتحديد الأولويات
- الاحترافية والسرية
- القدرة على التكيف
- العمل الجماعي والتوجه نحو الخدمة