مساعد تنفيذي

• دبلوم المدرسة الثانوية أو GED؛ سنتان من الخبرة في المساعدة الإدارية أو الخدمات الكتابية أو المجال المهني ذي الصلة.
• درجة جامعية لمدة سنتين من جامعة معتمدة في الدراسات السرية أو إدارة الأعمال أو إدارة الفنادق والمطاعم أو تخصص ذي صلة؛ لا تتطلب خبرة عمل.
• يساعد المديرين في إعداد التقارير والعروض التقديمية المختلفة.
• يساعد في تصميم وإعداد التقارير الإحصائية حسب الحاجة.
• يحضر ويحول ويوزع محاضر الاجتماعات، ويشارك في اجتماعات الموظفين واجتماعات اللجنة التنفيذية واجتماعات الأقسام حسب الحاجة.
• ينشئ ملفات جديدة ويحافظ على الملفات الموجودة.
• يحافظ على ملفات الهدايا/التبرعات ويساعد في إجراء الحجوزات.
• يوفر الدعم الإداري للمدير/الإدارة.
• يؤلف وينتج ويوقع المراسلات في الأمور الروتينية.
• ينتج ويوزع المراسلات حسب الحاجة.
• يرد على هواتف القسم.
• يعمل كموظف استقبال للمدير، وعند الضرورة، لأعضاء القسم الآخرين، ويقدم المساعدة للمتصلين حسب الحاجة.
• يفرز ويوزع البريد.
• تقديم خدمات تتجاوز التوقعات لرضا العملاء والاحتفاظ بهم.
• إدارة العمليات اليومية، وضمان الجودة والمعايير وتلبية توقعات العملاء على أساس يومي.
• يحضر الاجتماعات ويتواصل مع المديرين التنفيذيين والأقران في محاولة لتحسين جودة الخدمة.
• يضمن تلبية طلبات الضيوف المميزين من المدير العام/مدير العمليات في الوقت المناسب.
• يوقع نيابة عن المديرين ويصدر، بإذن محدد.
• يوضح أهمية إجراءات السلامة، مع تفصيل رموز الإجراءات، وضمان فهم الموظفين لرموز السلامة، ومراقبة العمليات والإجراءات المتعلقة بالسلامة.
• يحلل المعلومات ويقيم النتائج لاختيار أفضل حل وحل المشكلات.
• يحضر الاجتماعات للتخطيط والتنظيم وتحديد الأولويات والتنسيق وإدارة الأنشطة.
• يعمل مع الآخرين لجمع المعلومات اللازمة لإدارة المشاريع وتحقيق الأهداف وحل المشكلات.
• يبلغ المديرين التنفيذيين والأقران بالمعلومات ذات الصلة في الوقت المناسب.

المهارات المطلوبة