مساعد إداري هندسي

وصف الوظيفة

المسؤوليات الرئيسية

• تقديم الدعم الإداري اليومي لمدير الهندسة وقسم الهندسة.
• إعداد المراسلات والتقارير والعروض التقديمية والمذكرات والمستندات الرسمية للقسم.
• الحفاظ على أنظمة حفظ إلكترونية وورقية منظمة لسجلات الهندسة.
• إدارة جداول القسم والاجتماعات والمواعيد والمتابعات.
• إعداد جداول أعمال الاجتماعات ومحاضرها ومتابعة بنود العمل الموكلة.
• تنسيق التواصل بين قسم الهندسة وأقسام الفندق الأخرى.
• الحفاظ على سجلات الصيانة الوقائية والتصحيحية والفحوصات والتقارير الفنية.
• المساعدة في إعداد تقارير الهندسة اليومية والأسبوعية والشهرية.
• الحفاظ على سجلات محدثة للمعدات والأصول والضمانات وعقود الخدمة والشهادات والوثائق الفنية.
• دعم التوثيق المتعلق بنظام إدارة الصيانة المحوسب (CMMS) وأوامر العمل الهندسية.
• الحفاظ على سجلات الحوادث والأعطال والملاحظات الفنية والإجراءات التصحيحية.
• المساعدة في تتبع وثائق المشاريع وقوائم العيوب (Snagging) ووثائق تسليم المشاريع (DLP) والتسليم عند الحاجة.
• إعداد ومتابعة طلبات الشراء (PR) وأوامر الشراء (PO) وطلبات المواد الهندسية.
• التنسيق مع قسمي المشتريات والمالية بشأن عروض الأسعار والموافقات والتسليمات والفواتير.
• الحفاظ على سجلات المشتريات الهندسية وعروض الأسعار والفواتير ومصروفات القسم.
• متابعة الموردين والمقاولين بشأن المواد المعلقة وقطع الغيار والخدمات.
• مساعدة مدير الهندسة في تتبع بنود النفقات الرأسمالية (CAPEX) والتشغيلية (OPEX) للقسم.
• تنسيق المواعيد والزيارات الميدانية ومتطلبات الوصول للمقاولين والموردين.
• الحفاظ على قاعدة بيانات محدثة لمقاولي وموردي ومقدمي الخدمات الهندسية.
• متابعة عروض الأسعار والتسليمات الفنية والتقارير ووثائق الإنجاز.
• تتبع حضور المقاولين والأعمال المعلقة والمواعيد النهائية والوثائق المطلوبة.
• دعم التواصل والتوثيق المتعلق باتفاقيات الضمان والصيانة.
• الحفاظ على الشهادات الهندسية وتقارير الفحص والتصاريح والتراخيص ووثائق الامتثال.
• دعم التوثيق المتعلق بالدفاع المدني وسلامة الحياة والحريق والبلدية والجهات المعنية الأخرى.
• تتبع تواريخ انتهاء الشهادات والعقود والضمانات والتجديدات المطلوبة.
• ضمان صيانة الوثائق الهندسية بشكل صحيح وتوفرها بسهولة لعمليات التدقيق والتفتيش.

المؤهلات

• سعودية الجنسية - أنثى.
• دبلوم أو بكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو الإدارة الهندسية أو مجال ذي صلة.
• الخبرة الإدارية السابقة مفضلة؛ والخبرة في مجال الضيافة أو الهندسة أو إدارة المرافق أو البناء تعتبر ميزة.
• إجادة جيدة للغة الإنجليزية والعربية كتابةً وتحدثًا.
• معرفة قوية ببرامج Microsoft Office، وخاصة Excel وWord وPowerPoint وOutlook.
• الخبرة في أنظمة CMMS أو ERP أو المشتريات أو أنظمة الفنادق تعتبر ميزة.
• مهارات تنظيمية وإدارة وقت ممتازة.
• مهارات تواصل وتنسيق قوية.
• مهارات كتابة تقارير ورسائل إلكترونية مهنية باللغة الإنجليزية.
• اهتمام قوي بالتفاصيل ودقة التوثيق.
• القدرة على إدارة مهام وأولويات متعددة.
• مهارات متابعة جيدة والقدرة على العمل ضمن المواعيد النهائية.
• القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة للقسم.
• روح الفريق مع موقف مهني وإيجابي.
• الرغبة في تعلم المصطلحات الهندسية والتقنية الأساسية.
• دقة وتقديم تقارير الهندسة في الوقت المحدد.
• الصيانة السليمة وتنظيم وثائق القسم.
• المتابعة في الوقت المناسب لطلبات الشراء وأوامر الشراء والفواتير وعروض الأسعار وطلبات المواد.
• التتبع الفعال للمقاولين والأنشطة الهندسية المعلقة.
• التجديد والتتبع في الوقت المناسب للشهادات والضمانات والعقود.
• دقة سجلات وقواعد بيانات القسم.
• إكمال ومتابعة المهام الموكلة من مدير الهندسة في الوقت المناسب.
• مدير الهندسة
• مساعد مدير الهندسة
• مشرفو وفنيو الهندسة
• قسم المشتريات
• قسم المالية
• الموارد البشرية
• الأمن والصحة والسلامة
• تدبير الغرف والاستقبال
• المقاولون والموردون ومقدمو الخدمات

المهارات المطلوبة