موظف استقبال | المكتب الرئيسي

الغرض من الوظيفة: إدارة جدولة غرف الاجتماعات، وتقديم الدعم الإداري، وضمان تقديم خدمات استقبال سلسة. يُعد نقطة الاتصال الرئيسية للمستأجرين والزوار، ويتعامل مع الاستفسارات والشكاوى، وينسق مع الإدارات، ويشرف على شحنات DHL، مما يساهم في بيئة مكتبية منظمة وفعالة.

إدارة غرف الاجتماعات: الإشراف على جدولة وحجز جميع غرف الاجتماعات والمؤتمرات. ضمان الإعداد والتجهيز المناسب للاجتماعات والمؤتمرات. مراقبة وإدارة توافر واستخدام غرف الاجتماعات لتحسين تخصيص المساحات.

الدعم الإداري ودعم المستأجرين: العمل كنقطة اتصال رئيسية للمستأجرين وشاغلي المبنى فيما يتعلق باستخدام غرف الاجتماعات وخدمات المبنى. تقديم الدعم الإداري حسب الحاجة، بما في ذلك المساعدة في الاستفسارات والطلبات والشكاوى. الاستجابة بسرعة لطلبات الزوار والضيوف، وإبقائهم على اطلاع بحالة طلباتهم.

إدارة الشكاوى: التعامل مع الشكاوى الواردة عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني أو قنوات الاتصال الأخرى. حل المشكلات في الوقت المناسب وبطريقة احترافية مع ضمان رضا المستأجرين.

التنسيق بين الإدارات: التعاون مع الإدارات والأقسام والأقسام الفرعية والزملاء لضمان تقديم خدمات سلسة للمستأجرين والزوار والضيوف.

إجراءات الاستقبال: إدارة جميع إجراءات الاستقبال في المكتب الرئيسي، وضمان تشغيل مكتب أمامي سلس واحترافي. تسجيل معلومات الزوار في سجل الزوار وإصدار بطاقات الدخول عند الحاجة. استقبال الزوار وتزويدهم بالوصول أو التعليمات اللازمة لاجتماعاتهم.

الشحنات: الإشراف على إرسال واستقبال شحنات DHL، وضمان دقة إدخال البيانات والتواصل مع المستلمين. التواصل مع المستلمين وضمان تسليم الطرود بدقة وفي الوقت المناسب.

الكفاءة في الموارد البشرية: القدرة على اكتساب المهارات التقنية والشخصية المحدثة المتعلقة بالوظيفة.

التسليم: تنفيذ الأنشطة المخطط لها لتحقيق الأهداف التشغيلية والتطويرية وفقًا لجداول التسليم. استخدام الموارد بفعالية لتحقيق الأهداف ضمن التكلفة والوقت المناسبين. تقديم تقارير دورية توضح الانحراف وتنفيذ المهام المخطط لها.

حل المشكلات: حل أي مشكلات تنشأ ورفع المشكلات التشغيلية المعقدة إلى المستوى الأعلى.

الجودة: ضمان متطلبات الجودة لتطوير عمليات وضوابط جودة فعالة بما في ذلك المواصفات للمنتجات أو العمليات أو الأنشطة ذات الصلة.

تحسين العمليات التجارية: تنسيق الأنظمة والسياسات والإجراءات المكتوبة المحددة جيدًا، والبحث عن فرص الأتمتة قدر الإمكان.

الامتثال: الامتثال للسياسات والإجراءات وتعليمات العمل ذات الصلة.

الصحة والسلامة والبيئة: ضمان الامتثال لإجراءات وضوابط السلامة والجودة والإدارة البيئية ذات الصلة ضمن مجال العمل المحدد لضمان السلامة والامتثال التشريعي وتقديم منتجات/خدمات عالية الجودة.

المؤهل الأكاديمي: دبلوم في الإدارة أو أي مجال ذي صلة.

الخبرة العملية: من 2 إلى 4 سنوات.

الكفاءات الفنية / الوظيفية: إدارة أوامر العمل، صيانة سجلات الموظفين، تشغيل المعدات المكتبية.