مشرف الاستقبال

المسؤوليات الرئيسية

• قيادة والإشراف على فريق الاستقبال وتدريبه ودعمه لضمان اتساق معايير الخدمة والامتثال لسياسات الفندق.
• تقديم خدمة احترافية وودودة وفعالة لجميع الضيوف، وخلق تجربة إيجابية وترحيبية.
• مراقبة عمليات الاستقبال اليومية، بما في ذلك تسجيل الوصول والمغادرة وتوزيع الغرف وطلبات الضيوف وإجراءات الصرافة.
• توزيع المهام اليومية وإدارة سير عمل الفريق لضمان الكفاءة التشغيلية ورضا الضيوف.
• التنسيق الوثيق مع التدبير المنزلي والهندسة والأمن والحجوزات والإدارات الأخرى لضمان سلاسة عمليات الضيوف.
• التعامل مع استفسارات الضيوف وطلباتهم وشكاواهم بشكل احترافي، وضمان الحل في الوقت المناسب والمتابعة الفعالة.
• تنسيق وصول ومغادرة الضيوف وكبار الشخصيات والمجموعات والطلبات الخاصة مع الاهتمام بالتفاصيل.
• ضمان دقة معلومات الضيوف والسجلات والوثائق في نظام إدارة الممتلكات (PMS).
• مراقبة توفر الغرف وحالة الغرف والقضايا التشغيلية وإبلاغ التحديثات إلى الإدارات ذات الصلة.
• دعم الفريق في حل التحديات التشغيلية واتخاذ القرارات المناسبة للحفاظ على جودة الخدمة.
• مراقبة أداء الاستقبال وتقديم التدريب والتوجيه والملاحظات البناءة بانتظام لأعضاء الفريق.
• ضمان الامتثال لسياسات الفندق ومعايير الخدمة وإجراءات السلامة والمتطلبات التشغيلية المطبقة.
• إجراء إحاطات المناوبات بانتظام والمشاركة بنشاط في اجتماعات الإدارات ومبادرات التحسين المستمر.
• دعم مدير المناوبة وتولي المسؤوليات الإدارية عند تكليفه بذلك.
• مساعدة الضيوف بمعلومات حول مرافق الفندق وخدماته ووسائل النقل والمعالم المحلية.
• الحفاظ على بيئة عمل مهنية وتعاونية وداعمة داخل فريق الاستقبال.
• مراقبة ملاحظات الضيوف والمساعدة في تنفيذ إجراءات لتحسين رضا الضيوف وجودة الخدمة.
• أداء أي واجبات ومسؤوليات أخرى تكلف بها الإدارة لدعم الأهداف التشغيلية للفندق.

المؤهلات

• دبلوم أو بكالوريوس في إدارة الضيافة أو إدارة الفنادق أو إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 2-3 سنوات في عمليات الاستقبال، مع سنة واحدة على الأقل في منصب إشرافي أو قائد فريق.
• الخبرة السابقة في بيئة فندقية مطلوبة؛ يفضل الخبرة مع علامة فندقية دولية.
• معرفة قوية بعمليات الاستقبال، بما في ذلك تسجيل الوصول والمغادرة وتوزيع الغرف وخدمات الضيوف وإجراءات الصرافة.
• إتقان نظام Opera PMS أو أنظمة إدارة الممتلكات الفندقية الأخرى.
• مهارات تواصل ممتازة باللغتين الإنجليزية والعربية، كتابةً وشفهيًا.
• يفضل معرفة لغات إضافية.
• مهارات قيادية وإدارة فريق وتدريب قوية.
• قدرات ممتازة في خدمة العملاء وحل المشكلات والتعامل مع الشكاوى.
• القدرة على العمل بفعالية تحت الضغط وإدارة أولويات تشغيلية متعددة.
• مهارات تنظيمية قوية والاهتمام بالتفاصيل.
• الاستعداد للعمل بنظام المناوبات المرنة، بما في ذلك المناوبات الليلية وعطلات نهاية الأسبوع والعطلات الرسمية.
• معرفة جيدة بمعايير الفنادق وسياساتها وإجراءات السلامة.

المهارات المطلوبة