مساعد مدير مكتب أمامي

• دبلوم المدرسة الثانوية أو GED؛ سنتان من الخبرة في خدمة الضيوف، أو الاستقبال، أو مجال مهني ذي صلة.
• درجة جامعية لمدة سنتين من جامعة معتمدة في إدارة الفنادق والمطاعم، أو الضيافة، أو إدارة الأعمال، أو تخصص ذي صلة؛ لا تتطلب خبرة عمل.
• يستخدم مهارات التعامل مع الآخرين والتواصل لقيادة الآخرين والتأثير عليهم وتشجيعهم؛ يدعم اتخاذ القرارات المالية/التجارية السليمة؛ يظهر الصدق/النزاهة؛ يقود بالقدوة.
• يشجع ويبني الثقة المتبادلة والاحترام والتعاون بين أعضاء الفريق.
• يعمل كقدوة لإظهار السلوكيات المناسبة.
• يدعم جميع العمليات اليومية.
• يفهم وظائف الموظفين جيدًا بما يكفي لأداء الواجبات في غيابهم.
• يدرب الموظفين ويوجههم ويشجعهم.
• يتعامل مع أسئلة الموظفين ومخاوفهم.
• يدعم جميع مناطق المكتب الأمامي في غياب مدير المكتب الأمامي أو مدير الاستقبال.
• يوجه عمليات وردية الاستقبال اليومية.
• يبلغ توقعات الأداء للموظفين وفقًا للتوصيف الوظيفي لكل منصب.
• يدير العمليات اليومية، مما يضمن الجودة والمعايير وتلبية توقعات العملاء يوميًا.
• يطور أهدافًا وخططًا محددة لتحديد أولويات العمل وتنظيمه وإنجازه.
• يتعامل مع الشكاوى، ويحل النزاعات، ويحل التظلمات والصراعات، أو يتفاوض مع الآخرين.
• يشارك في اجتماعات القسم ويواصل توصيل رسالة واضحة ومتسقة بشأن أهداف الاستقبال لتحقيق النتائج المرجوة.
• يسعى لتحسين أداء الخدمة.
• يشرف على مستويات التوظيف لضمان تلبية احتياجات خدمة الضيوف والاحتياجات التشغيلية والأهداف المالية.
• يدرب الموظفين على الالتزام بجميع سياسات وإجراءات الائتمان لتقليل الديون المعدومة والخصومات.
• يشرف على إجراءات البيع في نفس اليوم لتعظيم إيرادات الغرف وإشغال العقار.
• يفهم تأثير عمليات الاستقبال على الأهداف المالية العامة للعقار.
• يقدم خدمات تفوق التوقعات لرضا العملاء والاحتفاظ بهم.
• يحسن الخدمة من خلال التواصل مع الأفراد ومساعدتهم على فهم احتياجات الضيوف، وتقديم التوجيه والملاحظات والتدريب الفردي عند الحاجة.
• يضع مثالًا إيجابيًا لعلاقات الضيوف.
• يمكّن الموظفين من تقديم خدمة عملاء ممتازة ضمن الإرشادات.
• يتعامل مع مشاكل الضيوف وشكاواهم ويطلب المساعدة من المشرف عند الضرورة.
• يتفاعل مع الضيوف للحصول على ملاحظات حول جودة المنتج ومستويات الخدمة.
• تنفيذ برنامج التعرف على العملاء/الخدمة، والتواصل وضمان العملية.
• يساعد في مراجعة بطاقات التعليقات ونتائج رضا الضيوف مع الموظفين.
• يضمن حصول الموظفين على الإمدادات والزي الرسمي المناسب.
• يساعد في استخدام نظام تتبع معلومات الضيوف لضمان استخدام برنامج ناجح للتعرف على الضيوف المتكررين للتعرف على تفضيلات الضيوف والمساعدة في حل المشكلات.
• تحديد الاحتياجات التطويرية للآخرين وتدريبهم وتوجيههم أو مساعدتهم على تحسين معارفهم أو مهاراتهم.
• تقديم التوجيه والإرشاد للمرؤوسين، بما في ذلك وضع معايير الأداء ومراقبة الأداء.
• يقدم ملاحظات للأفراد بناءً على ملاحظة سلوكيات الخدمة.
• يشارك في برنامج مستمر لتقدير الموظفين.
• يجري التدريب عند الاقتضاء.
• يشارك في عملية تقييم أداء الموظفين.
• يقدم معلومات للمشرفين والزملاء والمرؤوسين عبر الهاتف أو كتابيًا أو البريد الإلكتروني أو شخصيًا.
• يحلل المعلومات ويقيم النتائج لاختيار أفضل حل وحل المشكلات.
• يبلغ أو يحدث المديرين التنفيذيين والأقران والمرؤوسين بالمعلومات ذات الصلة في الوقت المناسب.
• يؤدي جميع الواجبات في الاستقبال حسب الضرورة.
• يفهم وظائف موظفي الجرس والمقسم وخدمة الكونسيرج/الضيوف.
• يمتثل لسياسات وإجراءات منع الخسائر.

المهارات المطلوبة