الغرض الوظيفي: دعم الإدارة الفعالة للعمالة الخارجية ومقدمي الخدمات من خلال ضمان معالجة المدفوعات بدقة وفي الوقت المناسب، والامتثال للمتطلبات التعاقدية والفوترة، والالتزام باتفاقيات مستوى الخدمة، وتوافر بيانات وتقارير دقيقة للموردين لدعم استمرارية العمليات واتخاذ القرارات المستنيرة.
مجالات المسؤولية الرئيسية
المسؤوليات المحاسبية
- معالجة ومتابعة دفع الرواتب والحوافز والمكافآت المتعلقة بخدمات العمالة الخارجية في الوقت المناسب.
- مراقبة المدفوعات لموردي العمالة ومتابعة عملية الدفع والدفعات المقدمة حتى يتم إيداع المبالغ في الحسابات البنكية للموردين.
- مراجعة فواتير الموردين لضمان الامتثال لنظام الفوترة المعتمد والتحقق من اكتمال ودقة المستندات الداعمة المطلوبة قبل التقديم.
- التنسيق مع فريق الحسابات الدائنة للحصول على كشوفات حساب شهرية لكل مورد والتحقق من معالجة المدفوعات وفقًا للشروط التعاقدية، بما في ذلك الجداول الزمنية وطرق الحساب وشروط الدفع.
المسؤوليات التشغيلية
- دعم تنفيذ الأنشطة التشغيلية وفقًا لاتفاقيات مستوى الخدمة المعتمدة.
- الحفاظ على البيانات الرئيسية والتقارير التشغيلية وتحديثها بانتظام لجميع الموردين المعينين.
- ضمان حفظ وأرشفة المستندات المهمة بشكل صحيح وفقًا لسياسات الشركة ومتطلبات التدقيق.
- مراقبة صلاحية العقود وضمان توافق الوثائق مع نموذج العقد الموحد، ورفع أي تناقضات عند تحديدها.
مسؤوليات إعداد التقارير والتحليل
- إعداد والحفاظ على تقارير المقارنة الفنية والتجارية لجميع موردي الخدمات الخارجيين النشطين.
- المساعدة في تقييم الموردين الجدد المحتملين من خلال التنسيق مع فريق المشتريات واللجان ذات الصلة وتوفير البيانات والتحليلات المطلوبة.
- مراقبة أوامر الشراء المفتوحة لضمان توفر الأرصدة الكافية وبدء أو طلب إنشاء طلبات شراء جديدة عند الحاجة.
مساءلة الدور
الكفاءة في الموارد البشرية: القدرة على اكتساب المهارات الفنية والناعمة المحدثة المتعلقة بالوظيفة.
التسليم: تنفيذ الأنشطة المخطط لها لتحقيق الأهداف التشغيلية والتطويرية وفقًا لجداول التسليم. استخدام الموارد بفعالية لتحقيق الأهداف ضمن تكلفة ووقت فعالين. تقديم تقرير دوري يوضح الانحراف وتنفيذ المهام المخطط لها.
حل المشكلات: حل أي مشاكل ذات صلة تطرأ ورفع أي قضايا تشغيلية معقدة.
الجودة: ضمان متطلبات الجودة لتطوير رقابة جودة وعمليات فعالة بما في ذلك المواصفات للمنتجات أو العمليات أو الأنشطة ذات الصلة.
تحسينات العمليات التجارية: تنسيق أنظمة وسياسات وإجراءات وتعليمات عمل مكتوبة ومحددة جيدًا، والبحث عن فرص الأتمتة قدر الإمكان.
الامتثال: الامتثال للسياسات والإجراءات وتعليمات العمل ذات الصلة.
الصحة والسلامة والبيئة: ضمان الامتثال لإجراءات وضوابط السلامة والجودة والبيئة ذات الصلة ضمن مجال نشاط العمل المحدد لضمان السلامة والامتثال التشريعي وتقديم منتجات/خدمات عالية الجودة.
المؤهل الأكاديمي: درجة البكالوريوس في الموارد البشرية أو أي مجال ذي صلة.
الخبرة العملية: 2 إلى 4 سنوات.
الكفاءات الفنية/الوظيفية: سياسات وإجراءات الموارد البشرية، إدارة التغيير، إدارة التكاليف، الإدارة المالية، إدارة العمليات، تخطيط العمليات، إجراءات العمليات، طرق المحاسبة، محاسبة التكاليف.