أخصائي - الدعم الإداري والأعمال

المسؤوليات الوظيفية/الفنية

• الإشراف على الوظائف الإدارية اليومية بما في ذلك إدارة المستندات، وأنظمة الحفظ، ومعالجة المراسلات، والحفاظ على أنظمة تنظيمية آمنة لجميع الوثائق التشغيلية بما يضمن الامتثال للتدقيق.
• تبسيط العمليات التجارية من خلال تطوير إجراءات التشغيل القياسية، وتنفيذ أفضل الممارسات الإدارية، وقيادة المراجعات الدورية لتحسين الكفاءة ودعم التحسينات التشغيلية.
• تقديم دعم إداري رفيع المستوى للإدارة العليا بما في ذلك إدارة التقويم، وتنسيق الاجتماعات، وإعداد التقارير التنفيذية، وتخطيط الميزانية، وتنسيق المشاريع متعددة الوظائف.
• العمل كنقطة اتصال رئيسية لأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، وإدارة الاتصالات، وضمان المتابعة في الوقت المناسب، وتقديم إشعارات فورية للتغييرات التشغيلية مع تفسيرات واضحة.
• الحفاظ على قواعد بيانات دقيقة وإنشاء تقارير منتظمة حول المقاييس الإدارية، ومؤشرات الأداء التجاري، والإحصاءات التشغيلية، وتطوير تقارير تحليلية متعمقة مع تحديد الاتجاهات.
• دعم تنفيذ وتحسين أنظمة المؤسسات مع العمل كحلقة وصل بين فرق التكنولوجيا والعمليات، واستكشاف الأخطاء وإصلاحها، وتطوير أدلة المستخدم للأنظمة الإدارية.
• دعم تنسيق التدريب من خلال الحفاظ على سجلات مفصلة، وتطوير المواد التدريبية وأدلة المستخدم، والتنسيق مع مقدمي الخدمات الخارجيين لمتطلبات التطوير المهني.
• دعم مشاريع الأعمال من خلال تنسيق الجداول الزمنية والموارد والوثائق، والمشاركة في الاجتماعات متعددة الإدارات لتقديم رؤى إدارية لاتخاذ القرارات الاستراتيجية.
• ضمان امتثال الأنشطة الإدارية لسياسات الشركة والمتطلبات التنظيمية مع دعم أطر تقييم المخاطر، وبروتوكولات الاستجابة للطوارئ، وعمليات توثيق الحوادث.
• إدارة الميزانيات الإدارية، وتنسيق علاقات الموردين، وتقييم الأداء مقابل اتفاقيات الخدمة، ودعم مفاوضات العقود، وتحسين مبادرات المشتريات وإدارة التكاليف.
• تحليل أفضل الممارسات الإدارية واتجاهات السوق لتحديد فرص التحسين، وقيادة المشاريع الخاصة كما هو مكلف، والبقاء على اطلاع دائم بمعايير الصناعة للتحسين المستمر.

المتطلبات

• 2-4 سنوات من الخبرة في الدعم الإداري والأعمال، ويفضل في العمليات البحرية أو الصناعات التقنية ذات الصلة.
• درجة البكالوريوس في الهندسة، أو إدارة الأعمال، أو الطاقة المتجددة، أو مجال المرافق.
• خبرة في المشتريات، أو تنسيق الخدمات اللوجستية، أو أدوار الدعم الفني مع التركيز على الوظائف الإدارية.
• سجل حافل في إدارة أصحاب المصلحة، وتنسيق الموردين، والتعاون متعدد الوظائف.
• مهارات تحليلية قوية مع القدرة على تفسير البيانات التشغيلية ودعم عمليات اتخاذ القرار المستنيرة.
• معرفة بالعمليات البحرية، وعمليات المشتريات، وأفضل الممارسات الإدارية.

المهارات

• مهارات اتصال ممتازة (العربية والإنجليزية - كتابة وتحدثًا)
• مهارات تنظيمية قوية وإدارة الوقت
• قدرات حل المشكلات والتفكير التحليلي
• إتقان استخدام حزمة MS Office وأنظمة ERP
• مهارات إدارة البيانات وإعداد التقارير
• الاهتمام بالتفاصيل والدقة في التوثيق
• القدرة على التكيف وعقلية التعلم المستمر
• قدرات التعاون والتنسيق الجماعي

المهارات المطلوبة