مساعد إداري

نظرة عامة

نبحث عن مساعد إداري منظم وفعال لتقديم دعم إداري ومكتبي شامل لمشروع استشاري كبير للإشراف على المواقع في الرياض، المملكة العربية السعودية. سيكون المساعد الإداري مسؤولاً عن تنسيق الأنشطة الإدارية اليومية، والحفاظ على وثائق المشروع، وجدولة الاجتماعات، وإدارة المراسلات، ودعم قيادة المشروع والفرق متعددة التخصصات. سيلعب المرشح الناجح دورًا رئيسيًا في ضمان كفاءة العمليات المكتبية، والتواصل الفعال بين أصحاب المصلحة، والإدارة في الوقت المناسب لسجلات المشروع ووثائقه طوال دورة حياة المشروع.

دورك

تقديم الدعم الإداري اليومي لمدير المشروع والمهندس المقيم وفريق إدارة المشروع.

إدارة المراسلات الواردة والصادرة، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني والخطابات والمذكرات واتصالات المشروع.

الحفاظ على ملفات المشروع وسجلاته وتقاريره ووثائقه وتنظيمها وفقًا لإجراءات المشروع.

تنسيق الاجتماعات وورش العمل ومراجعات المشروع، بما في ذلك الجدولة والدعوات وإعداد جدول الأعمال ومحاضر الاجتماعات.

الحفاظ على التقويمات وترتيب المواعيد والسفر والإقامة لموظفي المشروع حسب الحاجة.

إعداد وتنسيق وتوزيع التقارير والعروض التقديمية والخطابات ووثائق المشروع الأخرى.

ضمان حفظ الملفات وإدارة السجلات بشكل صحيح، إلكترونيًا وورقيًا.

المساعدة في تتبع تقديمات المشروع والموافقات وعناصر الإجراء لضمان المتابعة في الوقت المناسب.

دعم فرق مراقبة الوثائق وإدارة المشروع في الحفاظ على سجلات دقيقة.

تنسيق الخدمات اللوجستية للمكتب واللوازم والمعدات والمتطلبات الإدارية.

الحفاظ على قوائم الاتصال وأدلة أصحاب المصلحة.

التعامل مع المعلومات السرية ووثائق المشروع بدرجة عالية من التقدير.

المساعدة في تأهيل موظفي المشروع الجدد وتنسيق المتطلبات الإدارية.

دعم إعداد التقارير الشهرية ولوحات المعلومات والعروض التقديمية للإدارة.

مراقبة النفقات المكتبية ودعم عمليات الشراء والإجراءات الإدارية الأساسية.

التنسيق مع الإدارات الداخلية والعملاء والمقاولين وأصحاب المصلحة الخارجيين بشأن الأمور الإدارية.

المساعدة في جمع بطاقات الوقت وسجلات الإجازات وأنشطة إدارة القوى العاملة حسب الحاجة.

ضمان الامتثال لسياسات الشركة وإجراءاتها ومتطلبات إدارة المشروع.

دعم أنشطة إغلاق المشروع وأرشفة الوثائق وعمليات الاحتفاظ بالسجلات.

أداء واجبات إدارية أخرى مكلف بها لدعم عمليات المشروع.

عنك

دبلوم أو درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو الإدارة المكتبية أو مجال ذي صلة.

خبرة إدارية لا تقل عن 5 سنوات، ويفضل أن تكون في بيئات الاستشارات الهندسية أو البناء أو إدارة المشاريع.

يفضل خبرة في العمل في مشاريع البناء أو المباني أو الضيافة أو البنية التحتية واسعة النطاق.

مهارات تنظيمية قوية وإدارة وثائق.

مهارات ممتازة في الكتابة والتواصل الشفهي باللغة الإنجليزية.

إتقان استخدام حزمة Microsoft Office، بما في ذلك Word وExcel وPowerPoint وOutlook وTeams.

يفضل خبرة في استخدام أنظمة إدارة الوثائق ومنصات التعاون في المشاريع.

القدرة على تحديد أولويات المهام المتعددة والعمل بفعالية في بيئة مشروع سريعة الخطى.

اهتمام قوي بالتفاصيل والدقة في إدارة السجلات والوثائق.

سلوك مهني مع مهارات شخصية وخدمة عملاء ممتازة.

القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة.

يفضل خبرة سابقة في المملكة العربية السعودية أو منطقة الخليج.

تعتبر مهارات اللغة العربية ميزة إضافية.

المكافآت والمزايا

استكشف المكافآت والمزايا التي تساعدك على الازدهار – في كل مرحلة من حياتك ومسيرتك المهنية.

راتب معفى من الضرائب.

تغطية التأمين على الحياة.

التأمين الطبي.

رصيد الإجازة السنوية.

نظام مكافأة نهاية الخدمة للشركة.

برنامج مكافآت تقديرية.

مساهمة سنوية في تذاكر الطيران.

بدلات النقل والسكن.

برنامج رفاهية الموظف: الوصول على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع إلى متخصصين في الشؤون المالية والمسائل القانونية ورعاية الأسرة والصحة الشخصية واللياقة البدنية والتغذية.

اغتنم كل فرصة لصقل مهاراتك وتوسيع خبراتك والحصول على التقدير للأثر الذي تحدثه.

حول أتكينز ريليس

نحن أتكينز ريليس، منظمة عالمية المستوى في الخدمات الهندسية والنووية. نربط الأشخاص والبيانات والتكنولوجيا لتحويل البنية التحتية وأنظمة الطاقة في العالم. معًا، مع شركائنا في الصناعة وعملائنا، وفريقنا العالمي من الاستشاريين والمصممين والمهندسين ومديري المشاريع، يمكننا تغيير العالم. نحن ملتزمون بقيادة عملائنا عبر أسواقنا النهائية المختلفة لتصميم مستقبل أفضل لكوكبنا وسكانه.

اعرف المزيد.

نوع العامل

موظف

نوع الوظيفة

منتظم

في أتكينز ريليس، نسعى إلى توظيف أفراد ذوي خصائص وخلفيات ووجهات نظر متنوعة. نؤمن بشدة بأن المواهب العالمية لا تميز على أساس الجنس أو الأصل العرقي أو القومي أو الهوية الجنسية أو التوجه الجنسي أو العمر أو الدين أو الإعاقة، بل تثري نفسها من خلال هذه الاختلافات.