مدير التحكم في الوثائق

المسؤوليات الرئيسية

• إدارة فريق من كبار مراقبي الوثائق.
• وضع إجراءات وعمليات وقوالب التحكم في الوثائق، إلخ.
• تطوير قوائم مراجعة لتقديم الوثائق.
• إجراء «تدقيقات مفاجئة» و«مراجعات من فوق الكتف» لفِرق المشروع بشكل استباقي لتسهيل فهمهم وتعزيز امتثالهم لإجراءات التحكم في الوثائق.
• تنفيذ والحفاظ على نظام حفظ ملفات منسق ومتسق للوثائق للبرنامج.
• إنشاء إطار إجرائي لتحديد وجمع وتوزيع وحفظ الوثائق الخاضعة للرقابة للبرنامج (أي إجراء التحكم في الوثائق).
• إعداد مصفوفة توزيع الوثائق في نظام إدارة الوثائق الإلكتروني (EDMS).
• إعداد قوالب سير العمل في نظام إدارة الوثائق الإلكتروني (EDMS) المطلوبة لمراجعة الوثائق / توزيعها على الأفراد المناسبين.
• تشغيل وإدارة نظام التحكم في الوثائق.
• إنشاء حسابات مستخدمين في نظام إدارة الوثائق الإلكتروني (EDMS).
• الإشراف الدقيق على المراحل الصعبة / الحساسة من البرنامج والتواصل مع التقارير المباشرة لحل المشكلات.
• مراقبة استخدام تراخيص نظام إدارة الوثائق الإلكتروني (EDMS).
• الموافقة على الجداول الزمنية الأسبوعية للفريق المعين.
• مساعدة المستخدمين في التقاط وتحديد موقع المعلومات الإلكترونية.
• أداء المهام والواجبات التي يكلف بها من الإدارة حسبما يرونه ضروريًا من وقت لآخر.

المؤهلات

• درجة البكالوريوس في إدارة المشاريع أو مجال ذي صلة.
• خبرة 10 سنوات أو أكثر في دور ذي صلة مطلوبة.
• مهارات إشرافية وقيادية قوية.
• قدرات قوية على اتخاذ القرار.
• مهارات تحليلية وحل مشكلات قوية.
• مهارات تنظيمية ممتازة واهتمام بالتفاصيل.
• مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة.
• خبير في إجراءات التحكم في الوثائق.
• كفاءة في مراقبة جودة الوثائق.
• كفاءة في تدقيقات التحكم في الوثائق.
• كفاءة في أنظمة ترقيم الوثائق.
• كفاءة في التحكم في المراجعات / تغييرات الوثائق.
• القدرة على إدارة العديد من الاستشاريين والمقاولين.
• كفاءة في إدارة نظام التحكم في الوثائق (EDMS).
• كفاءة في استخدام حزمة Microsoft Office أو البرامج ذات الصلة.
• كفاءة في وظائف وصيغ Microsoft Office Excel.

المهارات المطلوبة