أخصائي إدارة المشاريع

مجالات المسؤولية الرئيسية

توثيق المشاريع وإعداد التقارير

• دعم مديري المشاريع في إعداد وصيانة وتقديم وثائق إدارة المشاريع المطلوبة وفقًا لمعايير وإجراءات مكتب إدارة المشاريع المعتمدة.
• الحفاظ على معلومات المشاريع وتحديثها، وتقارير الحالة، والسجلات ذات الصلة ضمن أدوات إعداد التقارير المعتمدة و/أو أنظمة معلومات إدارة المشاريع (PMIS).

دعم الاجتماعات ومتابعة الإجراءات

• دعم مديري المشاريع في إعداد وتوثيق محاضر الاجتماعات التي تشمل القيادة وأصحاب المصلحة من الأعمال والأطراف الأخرى ذات الصلة.
• الحفاظ على متتبعات الإجراءات ومتابعة أصحاب المصلحة المسؤولين لضمان إنجاز الإجراءات المتفق عليها وإغلاقها في الوقت المناسب.

مراقبة المشاريع والامتثال

• دعم مديري المشاريع في تحديد ومراقبة ومتابعة المخاطر والقضايا على مستوى المشروع وإجراءات التخفيف المطلوبة.
• مراقبة حالة وتقدم المشاريع المخصصة والتنسيق مع مديري المشاريع، حسب الحاجة، لدعم التسليم في الوقت المناسب والالتزام بمتطلبات مكتب إدارة المشاريع المعتمدة.
• دعم مديري المشاريع في ضمان امتثال المشاريع المطبقة لمتطلبات حوكمة مكتب إدارة المشاريع، بما في ذلك عمليات البوابة المرحلية والموافقات والوثائق المطلوبة.

الحوكمة وإدارة الوثائق

• دعم التنظيم السليم وصيانة وأرشفة وثائق المشروع عند اكتمال مراحل المشروع و/أو إغلاق المشروع.
• ضمان الحفاظ على سجلات المشروع وفقًا لهياكل المجلدات المعتمدة واصطلاحات التسمية والتحكم في الوثائق والتحكم في الإصدارات ومتطلبات الاحتفاظ.

ملكية المشروع

• دعم إدارة المشاريع أو المبادرات منخفضة التعقيد المخصصة من البداية حتى الإغلاق، مع التوجيه والدعم المناسبين من مدير المشروع.
• ضمان تسليم المشاريع المخصصة وفقًا للنطاق والجداول الزمنية والتسليمات ومتطلبات الحوكمة المتفق عليها.

التنسيق مع أصحاب المصلحة

• التنسيق والتعاون مع مديري المشاريع وأصحاب المصلحة من الأعمال والأطراف الأخرى ذات الصلة لتسهيل التواصل والتنفيذ الفعال للمشروع.
• دعم أنشطة التنسيق والمتابعة عبر الوظائف حسب توجيهات مدير مكتب إدارة المشاريع أو مدير المشروع.

المساءلة الوظيفية

• الكفاءة في الموارد البشرية: القدرة على اكتساب المهارات الشخصية والتقنية المحدثة المتعلقة بالوظيفة.
• التسليم: تنفيذ الأنشطة المخطط لها لتحقيق أهداف التشغيل والتطوير وفقًا لجداول التسليم. استخدام الموارد بفعالية لتحقيق الأهداف بتكلفة ووقت فعالين. تقديم تقرير دوري منسق يوضح الانحراف وتنفيذ المهام المخطط لها.
• حل المشكلات: حل أي مشاكل ذات صلة تنشأ وتصعيد أي قضايا تشغيلية معقدة.
• الجودة: ضمان متطلبات الجودة لتطوير مراقبة الجودة والعمليات الفعالة بما في ذلك المواصفات للمنتجات أو العمليات أو الأنشطة ذات الصلة.
• تحسين العمليات التجارية: تنسيق الأنظمة والسياسات والإجراءات المكتوبة المحددة جيدًا والبحث عن فرص الأتمتة قدر الإمكان.
• الامتثال: الامتثال للسياسات والإجراءات وتعليمات العمل ذات الصلة.
• الصحة والسلامة والبيئة: ضمان الامتثال لإجراءات وضوابط السلامة والجودة والإدارة البيئية ذات الصلة ضمن مجال نشاط العمل المحدد لضمان السلامة والامتثال التشريعي وتسليم منتجات/خدمات عالية الجودة.

المهارات المطلوبة