سكرتير تنفيذي

المسؤوليات والواجبات

• **الدعم الإداري والتنسيقي:** تقديم الدعم الفعال لمكتب الرئيس التنفيذي للخدمات المشتركة، وضمان الكفاءة التشغيلية.
• **السرية والتعامل الآمن:** التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية وآمان، بما في ذلك التعاقدية والتشغيلية والتنظيمية.
• **دعم التواصل:** تسهيل التواصل الفعال بين الرئيس التنفيذي وأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
• **التوثيق والامتثال:** ضمان التوثيق السليم، وحفظ السجلات، والامتثال للوائح عبر وظائف الخدمات المشتركة.
• **تعزيز الاحترافية:** تعزيز معايير الخدمة العالية والاحترافية في التفاعلات التنفيذية.

المسؤوليات الوظيفية

• **إدارة التقويم والمواعيد:** إدارة التقويم المكتبي، والمواعيد، وجداول الاجتماعات.
• **تنسيق الاجتماعات:** تنسيق اجتماعات قيادة رأس المال البشري واللجان التنظيمية.
• **الاتصالات:** التعامل مع الاتصالات الواردة والصادرة نيابة عن المكتب.
• **صياغة المراسلات:** صياغة ومراجعة وتنسيق المراسلات والتقارير والعروض التقديمية المتعلقة بالموارد البشرية.
• **إعداد المستندات:** إعداد جداول الأعمال، والعروض التقديمية، والمستندات الداعمة.
• **حضور الاجتماعات:** حضور الاجتماعات وتدوين المحاضر، وتتبع بنود العمل.
• **حفظ الملفات:** الحفاظ على أنظمة حفظ ملفات منظمة (ورقية وإلكترونية).
• **السرية والامتثال:** ضمان التعامل الآمن مع مستندات الموظفين ورأس المال البشري السرية.
• **دعم التدقيق والامتثال:** دعم استرجاع المستندات لعمليات التدقيق والاعتماد ومراجعات الامتثال.
• **ترتيب السفر:** ترتيب سفر العمل والإقامة ومسارات الرحلات.
• **التنسيق اللوجستي:** تنسيق الخدمات اللوجستية للزيارات الرسمية والاجتماعات التنفيذية.
• **إعداد التقارير:** المساعدة في إعداد تقارير القوى العاملة والمخططات التنظيمية والعروض التقديمية.
• **تتبع السجلات:** الحفاظ على سجلات تتبع لطلبات التوظيف وخطط القوى العاملة والتغييرات التنظيمية.
• **حلقة الوصل بين الإدارات:** العمل كحلقة وصل بين المكتب والإدارات في جميع أنحاء المؤسسة.
• **التنسيق الخارجي:** التنسيق مع أصحاب المصلحة الخارجيين، بما في ذلك الجهات التنظيمية والاستشاريين.
• **دعم السرية والامتثال:** ضمان تدفق اتصالات سلسة والامتثال للوائح العمل السعودية ومتطلبات حماية البيانات الشخصية.

المتطلبات المعرفية والخبرة

• **الخبرة:** 3-5 سنوات في الدعم الإداري التنفيذي أو الإداري العالي.
• **دعم كبار المسؤولين التنفيذيين:** خبرة في دعم كبار المسؤولين التنفيذيين (يفضل مستوى C-level).
• **بيئة العمل:** خبرة في بيئة الرعاية الصحية أو البيئة المنظمة (يفضل).
• **فهم العمليات:** فهم قوي لعمليات المكتب التنفيذي ووظائف الخدمات الداعمة.
• **إدارة المستندات:** الإلمام بمراقبة المستندات وعقود الخدمات وإعداد التقارير والتنسيق.
• **السرية:** خبرة في التعامل مع المعلومات السرية والحساسة.

المتطلبات التعليمية والشهادات

• **درجة البكالوريوس:** درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو سلسلة التوريد أو الإدارة أو مجال ذي صلة.
• **الشهادات:** شهادة سكرتير تنفيذي/محترف إداري (يفضل).
• **التدريب:** تدريب في إدارة المكاتب أو الاتصالات التجارية (يفضل).
• **مهارات الكمبيوتر:** شهادة مايكروسوفت أوفيس (مستوى متقدم) (يفضل).

المهارات المطلوبة