سكرتير ومراقب مستندات

• استخدام نظام إدارة المستندات الإلكتروني (EDMS) وفقاً لمتطلبات الشركة وتعليمات المدير المباشر.
• تقديم الدعم الإداري ودعم مراقبة المستندات للفريق المعني.
• تسجيل والحفاظ على سجلات جميع المراسلات الواردة والصادرة، والخطابات، ومحاضر الاجتماعات (MoMs)، والرسومات، والمستندات الفنية المقدمة، والمستندات الأخرى باللغة العربية و/أو الإنجليزية.
• الحفاظ على سجل للبريد الوارد والصادر، بما في ذلك الختم والتسجيل والتوزيع والتعميم.
• التحكم في المستندات وتتبعها وإصدارها بما في ذلك المراسلات ومحاضر الاجتماعات والقرارات والوثائق الدستورية والتراخيص والتصاريح والاتفاقيات والخطابات والمستندات الأخرى ذات الصلة المستلمة من الأقسام وشركات المشاريع وأصحاب المصلحة.
• استلام وتسجيل وتوزيع المستندات ودعم التنسيق والمراقبة للأنشطة الإدارية لتسهيل سير العمل بكفاءة.
• إنشاء والحفاظ على نظام حفظ مراقبة المستندات وفقاً لإجراءات التشغيل القياسية للشركة.
• الحفاظ على الملفات وسجلات التتبع وضمان التحكم السليم عند أخذ المستندات أو الملفات من نظام الحفظ.
• المتابعة مع الأفراد المعنيين لضمان إعادة الملفات والمستندات المعلقة أو إغلاقها في الوقت المناسب.
• الحفاظ على مستندات المناقصات وضمان التحكم المناسب في المستندات الأصلية.
• ضمان تنظيم وصيانة جميع الملفات المادية والإلكترونية بشكل صحيح.
• جمع وتسجيل وتوزيع الاتصالات الواردة على الأفراد المعنيين حسب الحاجة.
• تنفيذ والحفاظ على نظام حفظ منسق ومتسق، وضمان تحديث جميع السجلات والحفاظ عليها وفقاً لإجراءات QSE.
• التنسيق مع الفرق الداخلية وأعضاء الفريق والمستشارين الخارجيين والمقاولين وأصحاب المصلحة الآخرين لتسهيل سير عمل المستندات وضمان إغلاق حالات المستندات بشكل صحيح.
• متابعة عناصر مراقبة المستندات المفتوحة مع أصحاب المصلحة المعنيين حتى الإغلاق.
• الحفاظ على وثائق المشروع وفقاً لمعايير ISO المعمول بها.
• إدارة الإرسال الإلكتروني للمستندات.
• إدخال البيانات والحفاظ على قواعد البيانات المتعلقة باستلام المستندات وتوزيعها وتتبعها.
• التنسيق مع أعضاء الفريق والسكرتيرات والموظفين الآخرين لضمان دقة واكتمال السجلات.
• أرشفة وثائق العقود والمشاريع وضمان تحديث سجلات الأرشيف.
• دعم الإغلاق الناجح وتسليم الوثائق حسب ما يطلبه المدير المباشر.
• ضمان النسخ الاحتياطي الإلكتروني الدوري المنتظم لمستندات المشروع.
• الالتزام بجميع السياسات والعمليات والإجراءات التنظيمية والإدارية ذات الصلة وإجراءات التشغيل القياسية والتعليمات.
• المساهمة في مبادرات وبرامج ومشاريع التحسين المستمر بما يتماشى مع المعايير التنظيمية.
• أداء الواجبات أو المهام الأخرى ذات الصلة حسب التوجيه.
• المعرفة والخبرة في مراقبة المستندات وأنظمة إدارة المستندات.
• مهارات ممتازة في كتابة التقارير.
• مهارات تواصل ممتازة باللغة الإنجليزية.
• إجادة استخدام برامج MS Office.
• معرفة بـ Primavera والبرامج الأخرى ذات الصلة.
• مهارات جيدة في حفظ المستندات وتتبعها وأرشفتها وإدارة السجلات.
• القدرة على التنسيق بفعالية مع الفرق الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين.
• ضمان المساءلة.
• التعاون.
• تحقيق النتائج.
• تبني المرونة.
• احتضان الابتكار.
• إظهار النزاهة والاحترام.

المهارات المطلوبة