مشرف السفر والخدمات اللوجستية

المسؤوليات الرئيسية

• العمل كنقطة اتصال مكتبية لجميع الموظفين الذين يحتاجون إلى السفر محلياً أو دولياً (الطيران والنقل البري).
• حجز وإدارة جميع أماكن الإقامة لمجموعة أكوا باور (أثناء الانقطاع وخارجه)، بالإضافة إلى بعض موظفي خدمات الطرف الثالث.
• التنسيق مع مدير التخطيط بشأن الرحلات المطلوبة، للتأكد من توافقها مع متطلبات التعبئة وفقاً لمتطلبات الانقطاع.
• الحصول على الرحلات الجوية وتأجير السيارات والإقامة الفندقية المتاحة ومقارنتها لتحديد أفضل خيار متاح.
• الحصول على موافقة القيادة المعنية على طلبات الرحلات والتكاليف مقابل الميزانيات المعنية.
• إنشاء وصيانة لوحة معلومات لتتبع التكاليف على الرحلات الجوية والفنادق والمواصلات.
• إدارة تكاليف السفر من خلال تتبع النفقات مقابل الميزانيات الإجمالية لكل قسم وللانقطاع.
• مراجعة جميع فواتير الرحلات الجوية والفنادق والمواصلات قبل معالجة الدفع. بما في ذلك جميع أماكن الإقامة والمواصلات الدولية للانقطاع في أربعة عشر دولة، وتشمل بعض موظفي خدمات الطرف الثالث بالإضافة إلى NMES.
• البقاء على اطلاع بأحدث قيود السفر ومتطلبات التطعيمات فيما يتعلق بالرحلات الجوية وفقاً لمتطلبات الدول المختلفة ومتطلبات الجنسيات المختلفة.
• التنسيق مع قسم P&C بشأن متطلبات التأشيرات للجنسيات المختلفة الداخلة إلى دول مختلفة قبل حجز الرحلات الجوية.
• إنشاء وصيانة إجراءات السفر الداخلية، والتواصل مع الموظفين فيما يتعلق بأي تغييرات تؤثر على السفر.
• التأكد من فهم مكتب السفر لجميع السياسات والإجراءات الأحدث فيما يتعلق بالرحلات الجوية حيث سيقوم مكتب السفر بالإنابة عند الحاجة.

السياسات والعمليات والأنظمة والإجراءات

• الالتزام بجميع سياسات وعمليات وإجراءات التشغيل القياسية والتعليمات التنظيمية والإدارية ذات الصلة بحيث يتم تنفيذ العمل بالمعيار المطلوب وبطريقة متسقة.
• الامتثال لسياسات وإجراءات أمن المعلومات المؤسسية.

الصحة والسلامة والأمن والبيئة

• الالتزام بجميع إجراءات وتعليمات وضوابط الصحة والسلامة والأمن والبيئة ذات الصلة بحيث يمكن ضمان سلامة الموظفين والامتثال البيئي.

المهام ذات الصلة

• أداء أي واجبات أخرى قد تتطلبها المنظمة.

التواصل وعلاقات العمل

• داخلياً: يجب العمل عن كثب مع مكتب السفر، وSnr PCM، ومدير التخطيط، ومدير الموارد.
• خارجياً: وكالات السفر، وشركاء الخدمات اللوجستية، والفنادق المختلفة.

المؤهلات والخبرة والمهارات

• درجة البكالوريوس أو خبرة 3+ سنوات في دور متعلق بحجز السفر.
• شهادة IATA في السفر والسياحة.

الخصائص المرغوبة

• خبرة 3+ سنوات في بيئة الشركات أو شركة إدارة السفر (TMC).
• الإلمام بواحد على الأقل من أنظمة توزيع الرحلات الجوية العالمية (Amadeus، Galileo، Sabre، إلخ).
• روح الفريق القوية؛ الحفاظ على المرونة في أولويات العمل المتغيرة والقدرة على العمل بشكل مستقل.
• مهارات ممتازة في خدمة العملاء والتواصل والتعامل مع الآخرين.
• مهارات تنظيمية قوية.
• القدرة على إدارة أولويات/مهام متعددة في وقت واحد والعمل بشكل جيد تحت الضغط، في بيئة سريعة الخطى.
• يجب أن يكون لديه القدرة على استكشاف الأخطاء وإصلاحها.
• يجب أن يكون لديه القدرة على أخذ زمام المبادرة في تحديد النواقص وإنشاء حلول لتحسين أو تجنب مجالات المشاكل.
• يجب أن يكون قادراً على التعلم والتكيف مع تغير الظروف.

المهارات المطلوبة