مشرف المشتريات والعقود

الغرض من الوظيفة

المسؤوليات الرئيسية

دورة المشتريات والعقود

• جمع المعلومات المطلوبة من المحطات وإتمام المواصفات والمتطلبات لإعداد طلبات عروض الأسعار (RFQ) لتقديمها إلى القائمة المحتملة من الموردين.
• تنسيق دورة المشتريات أو العقود للمواد والخدمات المخصصة تحت إشراف مدير المشتريات واللوجستيات لضمان تلبية احتياجات المشتريات بطريقة فعالة من حيث الوقت والتكلفة.
• إدارة شروط الشراء بالتعاون مع أصحاب المصلحة المعنيين والقسم القانوني لضمان تسليم جميع المواد و/أو الخدمات المشتراة وفقاً لأمر الشراء (PO) / العقد، وذلك لاتخاذ أي إجراءات تصحيحية في حالة الانحرافات الملحوظة وضمان حماية مصالح NMES في جميع الأوقات.

اختيار الموردين وعملية المناقصات

• إجراء تحليل لعروض الأسعار وبيانات المقارنة (مع التركيز على السعر والجودة وفترة التسليم وشروط الدفع وغيرها) ومعرفة السوق وتقييمات المقاولين السابقة وتقديم المدخلات إلى مدير المشتريات لاتخاذ قرار بشأن الموردين المناسبين.
• إجراء مفاوضات على عروض الأسعار مع الموردين لضمان حصول NMES على أفضل قيمة مقابل الأموال التي تدفعها للموردين.
• تنسيق الاجتماعات الداخلية مع أصحاب المصلحة المعنيين لأوامر الشراء المخصصة لتمكين الموافقة على الطلبات أو تعديلها لإعداد أوامر الشراء.

إدارة أوامر الشراء

• إدخال المعلومات في النظام لإنشاء أمر الشراء والحصول على الموافقات المناسبة، بحيث يمكن إنشاء أمر الشراء في الوقت المناسب.
• ضمان قبول الطلب من الموردين في الوقت المناسب.
• ضمان التعجيل في الوقت المناسب مع الموردين لتمكين التسليم في الوقت المناسب للمواد والخدمات.
• تنفيذ وتنسيق أنشطة معالجة الفواتير ذات الصلة بالتنسيق مع المالية، لضمان حصول الموردين على مدفوعاتهم وفقاً لشروط العقد.
• تحمل المسؤولية عن تعديلات أوامر الشراء، بما في ذلك مدخلات المستخدم النهائي.

إدارة الموردين

• دعم مسؤول تطوير الموردين لتحليل أداء الموردين بناءً على مدخلات العملاء الداخليين وتحقيق التزامات العقد لتحديد الموردين الأكثر ملاءمة لأي مشاركة عمل محتملة مع المجموعة في المستقبل.
• تقديم الدعم لتقييم أداء الموردين الدوري.

إدارة العقود

• ضمان إبرام العقد مع الموردين بناءً على قالب عقد NMES القياسي. في حالة وجود أي انحرافات في الشروط، التنسيق مع القسم القانوني للاتفاق على الانحرافات وإضفاء الطابع الرسمي عليها.
• إنشاء اتفاقية إطارية في SAP لجميع العقود المبرمة وضمان رفع أوامر الشراء في SAP مع ربط الاتفاقية الإطارية بشكل صحيح.

قاعدة بيانات الموردين

• دعم عملية تحديد موردين جدد لتوسيع قاعدة بيانات الموردين المفضلين للشركة من خلال إجراء أبحاث السوق وتحديث خلفيات الموردين وبيانات اعتمادهم، لضمان تحديث قاعدة بيانات موردي المجموعة بشكل شامل وفي الوقت المناسب بالمعلومات الأساسية.
• مواكبة معلومات السوق حول الموردين والتجار ومصنعي المعدات الأصلية (OEM) وغيرهم لتطوير شبكة جيدة من الموردين يمكن الاتصال بهم للمتطلبات الحرجة.

التعجيل وتخطيط اللوجستيات

• المتابعة مع الموردين للتسليم في الوقت المناسب للمواد وتقديم ملاحظات للمشترين في حالة أي تأخيرات متوقعة لتمكين الإجراءات التصحيحية الفورية.
• بناءً على المعلومات المقدمة من وظيفة الشراء، إعداد الجداول الزمنية والتنسيق مع الموردين/مقدمي الخدمات اللوجستية لترتيب تسليم الإمدادات أو الأجزاء من خلال اتخاذ الترتيبات المناسبة لضمان التسليم الدقيق وفي الوقت المناسب للمواد وفقاً للجداول الزمنية المخططة.
• تنفيذ خطط الطوارئ، في حالة التأخيرات، لضمان عدم تعطيل جداول التشغيل/الصيانة بسبب عدم توفر المواد.

السياسات والعمليات والأنظمة والإجراءات

• الالتزام بجميع السياسات والعمليات والإجراءات التشغيلية القياسية والتعليمات التنظيمية والإدارية ذات الصلة بحيث يتم تنفيذ العمل بالمعيار المطلوب وبطريقة متسقة تتوافق تماماً مع لوائح المشتريات المحلية في الدولة.
• الامتثال لسياسات وإجراءات أمن المعلومات المؤسسية.

الصحة والسلامة والأمن والبيئة

• الالتزام بجميع إجراءات وتعليمات وضوابط الصحة والسلامة والأمن والبيئة ذات الصلة وتنفيذها للموردين/المقاولين من خلال شروط أوامر الشراء/العقود بحيث يمكن ضمان سلامة الموظفين والامتثال البيئي.

المؤهلات والخبرة والمهارات

الحد الأدنى من المؤهلات

• حاصل على درجة البكالوريوس في الهندسة أو إدارة المواد أو اللوجستيات والتوزيع أو ما يعادلها.

الحد الأدنى من الخبرة

• خبرة 7-10 سنوات في نفس المجال ويفضل في صناعة الطاقة في المشتريات المحلية والدولية.

المهارات

• قدرة جيدة على إيجاد موردين في سوق الإمارات والمملكة العربية السعودية المتعلقة بالمواد/الخدمات في صناعة الطاقة.
• القدرة على النظر في التحسينات وإدارة العمليات اليومية في نفس الوقت.
• القدرة على العمل بكفاءة تحت الضغط.
• يجب أن يتحلى بصفة تحمل المسؤولية الكاملة عن المهمة والاستعداد لتجاوز دوره الحالي لضمان التسليم في الوقت المناسب لهذه المسؤولية.
• معرفة عملية بنظام SAP.
• معرفة بالقانون/اللوائح والعقود بما في ذلك الشروط والأحكام.
• القدرة على فهم المادة أو الخدمة من منظور التوريد.
• مهارات التخطيط والتنظيم.
• القدرة على تطوير علاقات مع موردين جدد.
• الاهتمام بالتفاصيل.
• التوجه نحو العمليات.
• لاعب فريق مع القدرة على العمل مع فرق متعددة الجنسيات.
• مهارات تفاوض جيدة.
• الوعي بالجودة والسلامة المهنية...

المهارات المطلوبة