مشرف علاقات حكومية / خدمات حكومية

الأدوار والمسؤوليات

• تقديم الدعم الإداري للموظفين لفريق إدارة الموقع (مدير المشروع العام، مدير العمليات، مدير الصيانة).
• ضمان تنفيذ جميع الأعمال بما يتوافق مع الأنظمة والهياكل والمعايير والسياسات التي تحددها الشركة.
• يمكن الاعتماد عليه في الأمور الحساسة والسرية حسب الحاجة.
• الحفاظ على سرية وأمن مستندات الشركة والموظفين.
• المساعدة والدعم في إجراءات استقبال جميع الموظفين الجدد في الموقع.
• إدارة عمليات الهجرة والعمل للموظفين والتابعين لهم، وجمع مستندات الموظفين، وإعداد الطلبات بدقة، والتقديم على تصاريح الدخول، وتأشيرات العمل، وبطاقات العمل، وتأشيرات الإقامة، وجمع المستندات.
• إدارة عملية تجديد التأشيرات للموظفين والتابعين لهم لتجنب انتهاء الصلاحية أو قيود السفر.
• إدارة عملية إلغاء التأشيرات للموظفين والتابعين لهم لضمان إلغاء التأشيرات بالطريقة المناسبة.
• إرشاد الموظفين والتابعين لهم خلال عمليات الهجرة والتأشيرات، وضمان تقديم تحديثات منتظمة، وإبلاغهم بعملية شفافة ومتابعتها، وإدارة الاستفسارات بسرعة وكفاءة، وتقديم خدمة من الطراز الأول.
• مساعدة الموظفين في متطلبات الفحص الطبي والبصمة لطلبات التأشيرة، والدعم في التخطيط وترتيبات السفر.
• دعم جميع الاتصالات الواردة والصادرة مع الجهات الحكومية (جميع المراسلات الرسمية والمستندات والخطابات والبريد).
• التنسيق مع المكتب الرئيسي في دبي لترتيب مستندات السفر والمتطلبات الأخرى التي قد يطلبها فريق إدارة الموقع.
• التنسيق ومساعدة الموظفين في متطلبات تصديق المستندات، والدعم في ترتيب تصديق شهادات الموظفين وترتيب التصديق في الإمارات مع وزارة الخارجية.
• تقديم المشورة للموظفين بشأن السلطات المحلية وعمليات الجهات الحكومية مثل تأشيرات الإقامة للعائلات، ورخصة القيادة، وتسجيل السيارات، إلخ.
• تقديم المساعدة في إدارة أصحاب المصلحة مع الجهات الحكومية المحلية والوكالات والمؤسسات (مثل المدارس والجامعات، إلخ).
• مساعدة فريق الموقع في التنسيق مع المدارس والجهات الأخرى.
• الحفاظ على قاعدة بيانات محدثة لجوازات السفر وتأشيرات الإقامة وتجديدها.
• إعداد الخطابات للموظفين المطلوب صياغتها باللغة العربية.
• أداء المهام الأخرى التي يكلف بها فريق إدارة الموقع، مع الاستخدام الفعال للموارد.

مواصفات الوظيفة

• التعليم: درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• الحد الأدنى من الخبرة: 5 سنوات في منصب مشابه.
• الخبرة المفضلة: 8 سنوات خبرة في الإمارات.

المهارات المطلوبة

• الوعي بمبادئ نظام الجودة والصحة والسلامة المهنية وإدارة البيئة الخاص بـ NOMAC.
• مهارات تواصل ممتازة باللغتين الإنجليزية والعربية.
• إجادة استخدام الحاسوب.
• رخصة قيادة إماراتية.

الشهادات المرغوبة / المهارات الخاصة بالوظيفة / التدريب

• القدرة على العمل بشكل مستقل ومع الآخرين بفعالية.
• القدرة على استخدام أنظمة تكنولوجيا المعلومات الأخرى لتخطيط وإدارة المستندات.

ظروف العمل

• ظروف العمل طبيعية لبيئة مكتبية في موقع المشروع.
• يتطلب العمل السفر إلى المكتب الرئيسي الإقليمي والجهات الحكومية والمؤسسات الأخرى.
• قد يُطلب العمل في عطلات نهاية الأسبوع و/أو المساء بشكل عرضي.

المهارات المطلوبة