مشرف الاستقبال (سعودي الجنسية)

المنصب

مشرف الاستقبال مسؤول بشكل أساسي عن الإشراف على جميع موظفي الاستقبال أثناء عملهم في الوردية، وضمان إنجاز جميع المهام يومياً وسير الوردية بسلاسة، ويكون نقطة الاتصال الرئيسية للاستقبال وجميع الأقسام التشغيلية الأخرى، مثل خدمة الضيوف الخاصة، وتدبير الغرف، والصيانة.

المظهر الشخصي

مظهرنا هو انعكاس لهويتنا، ويجب أن يعكس مظهرنا صورة احترافية في العمل؛ لذلك يجب على كل عضو في فريقنا الالتزام بمعايير المظهر في جميع الأوقات.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

· الإشراف على موظفي الاستقبال/وكلاء خدمة الضيوف، ومساعدتهم في المشكلات التي قد تنشأ وضمان إنجاز جميع المهام وفقاً لمعايير رافلز

· ضمان حصول الموظفين على فترات الراحة وفقاً لعدد ساعات العمل

· ضمان وجود تغطية كافية للموظفين في البهو وفي الاستقبال/مكتب الاستقبال في جميع الأوقات

· ضمان نظافة وترتيب مكتب الاستقبال بالكامل والمناطق المحيطة به بما في ذلك البهو والكونسيرج والاستقبال/مكتب الاستقبال باستمرار

· الإلمام التام بجميع مهام الاستقبال وأمين الصندوق

· تغطية جميع الورديات عند الحاجة

· تغطية ورديات منسق الغرف عند الحاجة

· التنسيق مع الأقسام الأخرى فيما يتعلق بمتطلبات الضيوف الخاصة (مثل الزي/خدمات الضيوف، متجر الزهور، تدبير الغرف، تناول الطعام في الغرفة)

· التواجد في الاستقبال/مكتب الاستقبال كلما أمكن

· التعامل مع الشكاوى بسرعة وفعالية

· استقبال وترحيب كبار الضيوف

· تنسيق الوصول والمغادرة، ومراقبة أوقات الانتظار، وإبقاء الضيوف على اطلاع دائم وضمان راحتهم قدر الإمكان

· إجراء تسليم المهام في نهاية كل وردية مع الموظفين المستلمين، وإبلاغهم بأي متطلبات أو مشكلات خاصة

· التنسيق مع تدبير الغرف بشأن الغرف التي لا تحتاج إلى ترتيب المساء إذا سمح الإشغال

· التنسيق مع الكونسيرج لضمان إرسال واستلام الأمتعة بسرعة

· متابعة الإلغاءات المتأخرة وعدم الحضور وتحصيل الرسوم عند الاقتضاء

· إبلاغ موظفي الاستقبال/أمناء الصندوق بالمذكرات الجديدة أثناء تسليم المهام

· مراجعة مراسلات وصول اليوم التالي، وتأكيد حجوزات السيارات والمطاعم والمسارح. ضمان تلبية جميع احتياجات الضيوف بشكل مرضٍ

· التنسيق مع منسق الغرف بشأن جميع تخصيصات الغرف، وضمان التواصل الفعال بشأنها مع موظفي الاستقبال/وكلاء خدمة الضيوف

· التعامل مع نقل الغرف، وضمان التواصل السلس بشأنها مع الأقسام المعنية

· مراجعة إيرادات الغرف المحتملة لأي تباينات وإجراء التصحيحات اللازمة

· مراقبة الأهداف المالية اليومية للفندق وقسم الغرف، والأهداف المالية للقسم، وأهداف LQA وTrustYou وForbes على أساس يومي

· موازنة الشاشة (أنواع الغرف) لليوم التالي

· الحفاظ على علاقات عمل ودية وتعاونية مع جميع الأقسام الأخرى

· المسؤولية عن تحديد أي احتياجات تدريبية لموظفي الاستقبال/مكتب الاستقبال وإبلاغها لمدير تدريب مكتب الاستقبال

· ضمان توفر إمدادات كافية من جميع المواد المكتبية في المخزن

· حضور أي دورات تراها الإدارة مفيدة

· قد يُطلب من مشرف الاستقبال القيام بمهام أخرى يوجهها مساعد مدير مكتب الاستقبال

السمات الشخصية

محفّز ومبادر

يعمل بروح الفريق

موقف إيجابي وحسن التعبير

شخص اجتماعي

موجه نحو النتائج

منفتح الذهن

يُظهر المبادرة

منظم

الالتزام بالقيم المهنية

التفكير خارج الصندوق

· إتقان اللغتين الإنجليزية والعربية (شفهياً وكتابياً)

· إتقان لغة ثالثة ميزة إضافية

· القدرة على التعامل مع multitude من المهام في بيئة شديدة التغير ومكثفة مع الحفاظ على الهدوء والاتزان

· المرونة من حيث ساعات العمل

· دبلوم في الضيافة ميزة إضافية

· معرفة بنظام إدارة العقارات وWindows

· خبرة سابقة في خدمة العملاء ميزة إضافية

· قدرة مثبتة على التعامل مع النقد بفعالية ودقة

· خبرة إشرافية لا تقل عن سنة واحدة في فندق فاخر

معلومات إضافية

فهم توقعات الضيوف في قطاع الضيافة الفائقة والتماشي مع العلامة التجارية.

خبرة في تنسيق المشاريع والجدولة وضبط المستندات خلال مراحل ما قبل الافتتاح.

خبرة في مرحلة ما قبل الافتتاح أمر لا بد منه.

نهج استباقي وتوقعي مع حس قوي بالملكية والمساءلة.

مظهر شخصي لا تشوبه شائبة وعرض شخصي يتماشى مع معايير الفخامة.