مدير مكتب

المسؤوليات الرئيسية

• تقديم الدعم الإداري العام لضمان سير عمل المكتب بسلاسة.
• إدارة وتوزيع المراسلات الواردة والصادرة، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني والخطابات والطرود.
• جدولة وتنسيق الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر للموظفين.
• الحفاظ على مخزون مستلزمات المكتب وطلبها عند الحاجة.
• التعامل مع الطلبات والاستفسارات الواردة من أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين وترتيب أولوياتها.
• المساعدة في إعداد التقارير والعروض التقديمية والمستندات الأخرى حسب الحاجة.
• إدارة مرافق المكتب، بما في ذلك الصيانة والإصلاحات والأمن.
• التأكد من أن معدات المكتب، مثل أجهزة الكمبيوتر والطابعات وأنظمة الاتصالات، في حالة عمل جيدة.
• التنسيق مع الموردين ومقدمي الخدمات للخدمات المتعلقة بالمكتب.
• تنفيذ سياسات وإجراءات المكتب والحفاظ عليها لضمان الكفاءة والالتزام بمعايير الشركة.
• دعم عملية تهيئة الموظفين الجدد، بما في ذلك تجهيز محطات العمل وتوفير المعدات والموارد اللازمة.
• الحفاظ على السجلات والملفات الورقية والإلكترونية وتحديثها.
• ضمان سرية وأمن المعلومات والمستندات الحساسة.
• تطوير وتنفيذ أنظمة حفظ السجلات لتسهيل استرجاع المعلومات.
• إجراء عمليات تدقيق منتظمة لضمان دقة البيانات والامتثال لسياسات ولوائح حفظ السجلات.
• تنسيق التخلص من السجلات وأرشفتها وفقاً لإرشادات الاحتفاظ.
• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ ويُعد الحصول على شهادة إضافية أو تدريب في إدارة المكاتب ميزة إضافية.
• خبرة مثبتة كمدير مكتب أو مساعد مكتب أو دور مشابه.
• الإلمام بإجراءات إدارة المكاتب ومبادئ المحاسبة الأساسية.
• معرفة بمعدات المكتب وأنظمة الكمبيوتر.
• مهارات تواصل كتابية وشفهية قوية باللغة المحلية.
• إجادة استخدام برامج وتطبيقات المكتب.
• القدرة على التعامل مع المواقف الضاغطة وحل النزاعات بفعالية.
• مهارات تنظيمية قوية والقدرة على تعدد المهام.
• إجادة برامج إدارة المكاتب، مثل مجموعة مايكروسوفت أوفيس (Word وExcel وPowerPoint) وأدوات التعاون.
• مهارات تنظيمية قوية وإدارة وقت للتعامل مع مهام متعددة وترتيب أولوياتها وفقاً لذلك.
• الاهتمام بالتفاصيل والدقة في أداء المهام الإدارية.
• القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة بتقدير.
• قدرات ممتازة في حل المشكلات واتخاذ القرارات.
• مهارات تواصل شفهية وكتابية فعالة.
• القدرة على التفاعل باحترافية مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين على جميع المستويات.
• توجه قوي نحو خدمة العملاء ومهارات التعامل مع الآخرين.
• القدرة على العمل بشكل جيد في بيئة جماعية والتعاون مع الزملاء.
• القدرة على العمل في بيئة ديناميكية وسريعة الوتيرة.
• الاستعداد لتحمل مسؤوليات جديدة والتكيف مع الأولويات المتغيرة.
• قدرة مثبتة على العمل بشكل مستقل بأقل قدر من الإشراف.

المهارات المطلوبة